6 dicas para liderar equipes virtuais

A força de trabalho atual é distribuída – em vários escritórios pequenos, adotando funcionários que trabalham em casa e espalhados pelos continentes – e a TI sempre esteve na vanguarda dessa mudança, abraçando entusiasticamente as novas tecnologias de comunicação que tornam essa prática possível. Mas as ferramentas e técnicas que usamos para gerenciar uma força de trabalho remota e forjá-las em uma equipe quando não se encontra no cafezinho todos os dias ainda estão, de alguma forma, em suas infância. E, muitas vezes, não ajudam a superar determinados obstáculos.

OK, muitos obstáculos, embora irritantes, têm soluções relativamente simples e se resumem ao planejamento, já que uma boa parte do que dificulta o gerenciamento de uma equipe virtual resume-se apenas à logística. Por exemplo, um dos grandes desafios de programas remotos é a falta de interação diária, a conversa cara a cara e o feedback.

A PhoenixNAP Global IT Services, com funcionários trabalhando na América do Norte e na Europa, inevitavelmente se depara com problemas de agendamento em diferentes fusos horários, diz o presidente e CEO da empresa, Ian McClarty. “Como a grande maioria dos nossos funcionários está nas zonas montanhosas ou da Europa Central”, diz ele, “a maior parte de nossas reuniões e discussões acontece em uma janela de quatro horas no começo do dia dos EUA (entre 7h e 11h) e no final do dia europeu (das 15h às 19h ou das 14h às 20h). Isso evita que alguém tenha que comparecer a uma reunião no meio da noite, embora, é claro, seja inevitável.”

Há também a questão das diferentes regras trabalhistas aplicáveis ​​a diferentes trabalhadores e escritórios. “Por causa das diferentes leis entre os países, o software de RH e de folha de pagamento da maioria dos provedores atende exclusivamente ao mercado dos EUA ou ao mercado da UE”, diz McClarty. “Isso significa que temos pelo menos quatro sistemas de RH diferentes, e nenhum deles é compatível.”

Avaliar o engajamento do funcionário no trabalho também pode tornar-se um desafio. As companhias geralmente precisam criar um novo conjunto de métricas de performance para avaliar funcionários remotos.

Mas há problemas maiores que surgem quando se trata do trabalho remoto. É impossível que qualquer iniciativa de negócios funcione sem crises ou problemas e um programa de trabalho remoto não é exceção. E funcionários remotos tendem a imaginar problemas maiores que eles realmente são ou eventualmente não ver os problemas pelo mesmo motivo: estão longe do escritório e perdem boa parte do movimento interno e das conversas de corredor.

Além disso, é fácil o trabalhador remoto ser um ponto fora da curva na cultura de trabalho das companhias e suas equipe.  “Nós tivemos casos limitados em que a atividade do tipo ‘lobo solitário’ apareceu, e isso definitivamente causa problemas”, diz Mike Hansen, vice-presidente sênior de engenharia da Sonatype. “Tem havido um conflito limitado associado a isso, e lidamos com isso de frente, deixando claro o que é esperado que todos façam parte de uma equipe. Nós apenas permitimos que as pessoas trabalhem de forma isolada na medida em que afeta nossa capacidade de entregar o produto”. Em resumo, “o trabalho remoto não é sinônimo de trabalhar sozinho. É simplesmente colaborar à distância”, diz Hansen.

Conversamos com vários executivos que trabalham com vários tipos de equipes virtuais – algumas com vários escritórios em diferentes países, algumas com muitos membros da equipe trabalhando em casa – para descobrir mais sobre os desafios enfrentados e as soluções que desenvolveram para lidar com elas. 

Aqui estão alguns conselhos deles.

1. Às vezes você precisa falar

No centro da colaboração está a comunicação, e para todos com quem conversei, também estava o epicentro das dificuldades encntradas ao gerenciar uma equipe virtual. Embora existam mais ferramentas do que nunca que permitem que equipes distribuídas conversem entre si, muitas delas são baseadas em texto, e essas tendem a perder uma parte crucial da comunicação. 

“Com equipes remotas, há uma falta de linguagem corporal para determinar o que as pessoas realmente estão dizendo”, diz Marty Puranik, CEO da Atlantic.Net. “As pessoas acabam lendo as declarações que os outros estão fazendo e começam a interpretá-las como algo diferente da intenção original. A equipe pode se fragmentar à medida que algumas pessoas se sentem excluídas do grupo, levando a uma perda de produtividade. A comunicação clara é uma obrigação e como líder de equipe”.

Patric Palm, CEO e co-fundador do planejador e colaborador de aplicativos Favro, descreve uma maneira pela qual isso pode dar errado com a comunicação baseada em texto. “Eu não escrevo frases bem cuidadas”, diz ele. “Tenho um pouco de experiência militar, então gosto de manter o estilo militar curto. Algumas pessoas podem interpretar esse estilo como sendo mais duro do que eu pretendo. Por exemplo, já me vi em longos debates por e-mail ou Slack, onde gastei muito tempo explicando o que eu realmente quis dizer em primeiro lugar”.

A solução de Palm é direta. “O que funciona muito bem é apenas pegar o telefone e ligar sempre que sinto que algo pode estar saindo do trilho”, diz ele. “No Favro, não temos e-mails internos, apenas o Slack para mensagens, planejamento e gerenciamento. O Slack tem funcionalidades internas de chamadas e vídeo que são muito fáceis de usar. Quando eu sinto que algo está errado, ou eu sinto que o outro não está entendo o que quero dizer, basta apertar o botão de chamada “.

A videochamada pode parecer uma tecnologia que nunca está totalmente conectada com o mainstream, mas várias das pessoas com quem falei dizem que ela desempenha um papel crucial nesses cenários. “O bate-papo por vídeo pode ser um nicho quando você olha para o todo, mas é um recurso fundamental em uma organização totalmente remota – e importante em certas situações”, diz Hansen, da Sonatype. “Você nem sempre precisa de bate-papo por vídeo, mas facilita certos tipos de conversas e colaborações. Com um relacionamento forte, as pessoas têm a capacidade de captar sinais verbais sutis o suficiente para compensar a ausência de linguagem corporal. Os benefícios começam acumular quando houver três ou mais pessoas interagindo, porque há uma tendência maior de as pessoas se afastarem da conversa”, comenta.

Ron Schlecht, sócio-gerente da BTB Security, concorda. “Ver o rosto de alguém torna as conversas mais ‘reais’, assim como amais pessoais”, diz ele.”Uma cadência regular de reuniões presenciais, mesmo que pouco frequentes, tendem a construir um grande relacionamento que pode ser continuado de longe.”

2. Evite sobrecarga de informação … com documentação

Não são apenas nuances emocionais que podem criar atritos em equipes gerenciadas remotamente, diz Krish Ramineni, co-fundador e CEO da Fireflies.ai. 

A força de trabalho da Fireflies.ai é “30% no escritório e 70% remota”, diz Ramineni. “O desafio é que há muitas reuniões informais e bate-papos no escritório onde as informações trocadas acabam influindo no andamento das atividades”, explicou ele. “E aí é fácil as equipes remotas perderem o contexto do por que algo aconteceu ou por que uma decisão foi tomada. Rapidamente percebemos que a engenharia não estava totalmente alinhada, pois alguns desenvolvedores estavam forçando builds enquanto outros engenheiros – muitas vezes aqueles em trabalho remoto – eram surpreendidos por mudanças de última hora nos métodos de implementação. A falta de comunicação surgiu devido a essas mudanças de última hora, que são um pouco difíceis de gerenciar em equipes distribuídas.”

O Slack é uma maneira cada vez mais popular entre as equipes remotas para manter contato, mas Ramineni diz que em alguns casos há um exagero na transmissão de informações. “Quando o Slack está constantemente ligado, há muitos alertas e muitas coisas para se ter em mente”, diz ele. “No momento em que você tem um canal Slack com vinte pessoas, as informações se perdem com muita facilidade.”

Sua solução é um mantra que os desenvolvedores devem usar sempre: documentar tudo. Para Ramineni, isso vai além do nível de código. Vale também para a comunicação sobre os processos de tomada de decisão. 

“Se você está trabalhando remotamente ou no escritório, tudo tem que ser documentado – quais decisões foram tomadas e por quê”, explica ele. “Mesmo com cinco pontos, precisamos de um memorando que tenha sido arquivado para que todos vejam. E é necessário que você participe da próxima reunião tendo lido esse memorando. Isso realmente economiza muito tempo, porque podemos discutir e debater com todos na mesma página, em vez de gastar 30 minutos para que todos entendam o contexto. Se as partes interessadas assinarem o memorando e haja um consentimento claro, a equipe avança. Seja uma decisão de implementação de engenharia ou uma iniciativa de campanha de marketing, o processo é o mesmo.”

Os documentos podem parecer antiquados no mundo moderno de fluxos intermináveis ​​e newsfeeds, mas Ramineni acredita que eles são cruciais para o sucesso de sua empresa. “Um documento é muito mais fácil de rastrear do que uma mensagem única que você deve procurar no Slack”, diz ele.

3. Ajuste o tom

Michael Hackett é vice-presidente sênior da LogiGear, uma empresa sediada na Califórnia com uma grande equipe que eles precisavam gerenciar no Vietnã. A empresa escreveu um extenso post no blog sobre a criação de um laboratório de inovação lá , e uma das chaves foi estabelecer o equilíbrio certo entre manter o escritório local, mas também deixar os funcionários remotos assumirem o controle de seus projetos. “Foi absolutamente uma decisão consciente não microgerenciá-los”, ele nos disse. “Uma abordagem deliberada foi tomada. A equipe offshore queria que tudo fosse aprovado – até mesmo a nomeação do projeto era um grande negócio. Mas o tom definido foi o de que a equipe tinha que se apropriar de coisas como essa”.

“Queríamos um feedback total, e isso era algo que era exigido e solicitado de forma consistente”, comenta. “Para muitos funcionários, o equilíbrio entre “ser criativo e inovador”, mas  também “entender como está indo” se resume apenas ao hábito de dar ciência de tudo. Toda cultura equilibra isso por normas diferentes. Fomos focados em alcançar o estilo do Vale do Silício/EUA: relatórios soltos, mas informativos. “

4. Menor pode ser melhor

Alguns dos líderes com os quais falamos mudaram a maneira como seus negócios foram organizados para acomodar a realidade de equipes distribuídas. Zack Schwartz, gerente geral da OpenWater, diz que sua empresa tem duas funções diferentes dentro do departamento de operações – gerenciamento de projetos e suporte ao cliente – que foram inicialmente divididas em dois departamentos. 

“Isso funcionou bem por um tempo”, disse ele. “Mas à medida que a empresa crescia, lacunas começaram a se formar nessa estrutura. Para nos comunicar, é claro que tivemos o Slack, o Trello, o join.me e uma série de outros sistemas montados para ajudar a facilitar a ida e vinda entre os dois departamentos. Mas não foi o suficiente. O principal problema enfrentado foi definir quem era responsável pelo sucesso do cliente. Gerenciamento de projetos? Suporte? Quem receberia o crédito?

No final de 2017, eles decidiram reorganizar a estrutura, dividindo os funcionários em pequenas equipes individuais, cada uma das quais incluindo gerenciamento de projetos e equipe de suporte. “Em vez de se preocupar em facilitar a comunicação entre vários departamentos, você só precisa se comunicar com sua equipe”, explica ele. “Todos na equipe ajudam uns aos outros e têm uma meta compartilhada. Descobrimos que essa abordagem é imensamente eficaz. Equipes pequenas são escaláveis ​​e novas equipes podem ser criadas à medida que a empresa contrata mais funcionários.”

5. Trabalho remoto não serve para todos

Entenda que nem todos estão preparados para o trabalho remoto e algumas funções não são compatíveis com o modelo. Tudo depende da sua empresa, da cultura corporativa ou até do tipo de trabalho realizado. Fazer uma avaliação honesta da missão da sua organização, dos diversos times e departamentos, funcionários e papéis é o primeiro passo. Os próprios funcionários podem oferecer ideias valiosas de como eles, e suas atividades, podem fazer parte do processo.

Na opinião dos executivos com os quais falamos, educação e treinamento são fatores importantes de sucesso em um programa de trabalho remoto. Podem ser meramente técnicos (como usar dispositivos e tecnologias de acesso remoto seguro) ou endereçar práticas de trabalho em grupo para garantir a colaboração entre equipes que estão em locais diferentes. Podem ainda abranger práticas de segurança e ergonomia em casa; ou também repassar questões pertinentes a recursos humanos, como feedback e solução de conflito.

6. Sua atenção é necessária

Os líderes com quem falei tinham várias técnicas para lidar com uma equipe virtual. Mas se você tivesse que resumi-las a uma única ideia, ela seria: fora da vista não deve significar fora da mente. Seus funcionários remotos precisam do mesmo grau de atenção e cuidado emocional daqueles que trabalham no cubículo em frente ao seu, e às vezes você precisa fazer escolhas concretas ou criar estruturas organizacionais para fornecer aos trabalhadores remotos o tipo de atenção que surge organicamente quando todos estão trabalhando no mesmo local. 

Mesmo que seja apenas por telefone ou videoconferência, assegure uma rotina de contato ao menos semanal com cada um dos membros da equipe para garantir motivação e engajamento.