4 fundamentos para comunicação eficaz em TI

Uma vez participei de um encontro como representante de Rob Carter, CIO da FedEx. Foi numa sexta-feira pela manhã, era uma reunião de equipe com o CEO, quando a época de pico de remessas se aproximava. Estava lá para discutir sobre os preparativos para que o FedEx.com pudesse lidar com o volume esperado de envios e rastreamentos. Me lembro perfeitamente da minha apresentação quando o CEO da FedEx, Fred Smith, me passou a palavra.

?Sr. Smith?, eu disse, ?marketing está projetando um milhão de remessas em dias de pico. Estamos escalados para 1,2 milhão e podemos ultrapassar esse valor com pouco impacto sobre o consumidor. Os sistemas serão monitorados 24 horas por dias. Estamos preparados.?

Quando me sentei, o sr. Smith disse: ?A melhor apresentação de TI que já ouvi?. E continuou a reunião. Com certeza, não foi a melhor apresentação de TI que ele já ouviu, mas eu segui o que me orientaram, ?levante-se, diga o que ele precisa saber e sente-se.?

Poucos de nós têm a mesma presença de palco e habilidade de oratória que Rob Carter. Mas precisamos encontrar maneiras de nos comunicarmos com eficiência. O que significa fazer com que seu público te compreenda. Não significa que precisa ser um grande orador, embora, com certeza, ajude. Ao mesmo tempo, eu já passei por situações em que grandes oradores não me transmitiram a mensagem. Eu saí sem entender nada, mas eles pareciam muito bons.

A falta de habilidade para se comunicar de forma eficiente pode, facilmente, se tornar um fator de limitação na carreira. Diretores e VPs precisam ser capazes de se comunicar em diferentes cenários, sobre diferentes assuntos, por centenas de motivos. Aqui estão meus quatro fundamentos para a comunicação eficiente (em TI):

1. Vá direto ao ponto

Em outras palavras, comece pela conclusão, depois explique. Se necessário, comece dando ao público um breve histórico sobre o motivo da apresentação, depois apresente a conclusão, recomendação, descoberta etc. Por exemplo, você pode dizer, ?estivemos estudando o que fazer sobre… Nossas recomendações são…?

O principal erro de comunicação que observo, sem dúvida alguma, é tentar construir o caso para a conclusão. Essa abordagem de apresentação do problema, revisão da análise e conclusão não dá certo para a maioria dos cenários corporativos. O erro mais básico dessa abordagem é imaginar que o público esteja mais preocupado com a análise do que com a conclusão. Uma apresentação com essa estrutura vai gastar mais tempo revisando análises do que oferecendo recomendações. Ofereça ao executivo um projeto de apresentação organizado deste jeito e observe-o partir direto para a conclusão.

O segundo erro dessa abordagem é acreditar que o apresentador realmente terá tempo para construir todo o caso. Geralmente, o tempo reservado para sua apresentação é reduzido porque a reunião se atrasou. Seus 20 minutos se tornaram cinco e metade do público está se preparando para próxima reunião.

O terceiro erro é a sensação que o apresentador tem de que ele deve provar que a análise é sólida. Pressuponha que suas habilidades analíticas são confiáveis e use essas análises como suporte para a conclusão.

2. Estruture seus slides apropriadamente

Como muito da comunicação corporativa começa com uma apresentação PowerPoint, é importante estruturar os slides com um objetivo. Chegar rápido ao ponto é importantíssimo se o público for composto por cargos altos e se sua apresentação for apenas mais uma de várias que ouvirão naquele dia. Você terá mais flexibilidade para ser eficiente em situações inesperadas.

De volta aos meus anos na FedEx, teve uma situação em que um de meus sistemas não passou em uma auditoria interna, e o VP sênior do negócio e eu fomos convocados para ir a Memphis, em um domingo à tarde, para relatar nossas medidas de correção ao comitê de auditoria, presidido pelo Senador George Mitchell. Ser chamado para falar diante do Sen. Mitchell e do comitê foi intimidante, mesmo tendo toda a experiência que eu já tinha.

Tinha uma apresentação de três slides pronta e o comitê tinha o material. O VP sênior e eu nos sentamos no corredor, fora da sala, pelo o que nos pareceu uma eternidade, antes de sermos chamados. A sala de reunião estava vazia! Todo o conselho estava no FedEx Field, em Washington, D.C., para um jogo de futebol e o comitê de auditoria estava ao telefone. Eu listei todas as medidas de correção que sugerimos, o Sen. Mitchell disse qualquer coisa como ?me parece bom?, e a reunião durou menos de 1 minuto. Mas eu tenho certeza de que se a apresentação e os slides não tivessem bem estruturados e eu tivesse de entrar em todo o histórico da auditoria antes de oferecer meu plano de ação, a ligação teria sido quase tão curta, mas o tom teria sido bem diferente.

Oferecer leitura rápida também é importante, especialmente se sua empresa distribui apresentações para leitura prévia. Algumas noites, eu recebia mais de 100 páginas com apresentações PowerPoint para ler para o dia seguinte. Apenas se os slides estivessem organizados corretamente era possível se familiarizar com a apresentação.

O slide bem estruturado tem quatro partes: breve título; um tópico com uma frase ou duas que resumam a informação; o corpo, que pode ser o quão complexo for necessário; e uma frase final opcional, que oferece a transição para o próximo slide. O leitor deve conseguir compreender a apresentação apenas com essas informações.

3. Mantenha-se positivo

Apresentar medidas de correção para uma auditoria falha não é uma experiência legal, mas a apresentação deve ser positiva. O velho ditado que diz que cada problema é uma oportunidade é verdadeiro. Eu já vi muitos diretores piorarem uma situação que já era bem ruim, como, por exemplo, interrupção de um sistema, apontando os aspectos negativos.

Todo especialista em comunicação vai dizer que existem boas e más maneiras de dizer a mesma coisa. As piores maneiras são usando palavras com forte conotação negativa. As pessoas tendem a ouvir e repetir palavras controversas e incitantes mesmo quando o contexto da mensagem é positivo. Lembre-se que ao fazer uma apresentação de negócio, você também será avaliado. Aproveite a oportunidade para mostrar sua liderança, sabendo que todos preferem líderes com atitudes positivas.

4. Peça ajuda profissional  

Não, não estou falando de terapia, mas de um profissional que possa te ensinar o básico sobre habilidades de apresentação. Minha preferência pessoal é o Speath Communications, em Dallas (para quem vive nos EUA), mas qualquer aula que utilize vídeos para gravar e avaliar é um bom começo. Mesmo o impressionante e eficaz Rob Carter tem ajuda profissional para refinar suas habilidades de apresentação.

Apresentações de negócios fazem parte da vida corporativa e sua eficiência ao transmitir sua mensagem terá um peso direto sobre seu potencial para líder sênior. Os fundamentos acima apenas servem para mostrar o caminho certo. Nada substitui treinamento, prática e muito trabalho para refinar sua mensagem.

*Dr. Larry Tieman foi VP sênior da FedEx, CIO ou CTO pelos últimos 20 anos. Trabalhou com grandes CIOs, incluindo Max Hoper, Charlie Feld e Rob Carter. Larry@LarryTieman.com