Três níveis de BI: estratégico, analítico e operacional

Todas as facetas do BI são importantes e têm um papel crucial na
estratégia geral de uma empresa. No entanto, são poucas as organizações
que compreendem bem a forma como estas várias ferramentas devem ser
utilizadas no conjunto para se tornarem totalmente eficazes e
eficientes. Por este fato, muitas vezes a ferramenta de BI não é
otimizada e o seu nível de rentabilidade fica aquém da sua produtividade
máxima.

Após mais de 27 anos a trabalhar neste setor, aprendi que o BI é
utilizado em três diferentes formas distintas: estratégica, analítica e
operacional. Estes três níveis de Business Intelligence são
intrinsecamente diferentes, mas não se excluem mutuamente e não são
independentes, devendo estar diretamente interligados e trabalhar de
forma integrada. Mas como se relacionam entre si estes níveis? Podemos
dizer que atuam em ciclo: a análise estratégica dinamiza o BI analítico,
ao passo que o BI analítico direciona as iniciativas operacionais, e
são estas iniciativas operacionais que acabam por ter impacto na
agilidade, na produtividade, na rentabilidade e no lucro de uma empresa.

Comecemos por analisar o BI estratégico. O principal objetivo deste
nível de Business Intelligence é impulsionar o desempenho geral da
empresa. Após definida e aceita a estratégia pela administração, várias
funcionalidades são utilizadas, como mapas estratégicos, scorecards,
relatórios, com o intuito de transmitir a estratégia aos colaboradores
na forma de objetivos mensuráveis. Por outro lado, para verificar o
sucesso da estratégia traçada, são analisados vários fatores cruciais,
como índices de satisfação de clientes, quotas de mercado, margens de
lucro, entre outros, que revelarão o progresso, ou falta dele, no
sentido de alcançar os objetivos traçados. Desta forma, o nível do BI
estratégico concentra-se no monitoramento do desempenho e da realização
dos objetivos.

Assim que a estratégia estiver definida, é hora de começar a
trabalhar o BI analítico. Enquanto o BI estratégico define as medições
de desempenho essenciais, o BI analítico é utilizado para identificar a
origem dos problemas assim que eles forem descobertos. Por exemplo, se
os lucros estiverem em queda ou se os índices de perda de clientes
estiverem em alta, através do BI analítico as empresas poderão
investigar que fatores estão na origem destes resultados. É possível,
neste nível, identificar e isolar os problemas que constituem um
obstáculo ao desempenho da empresa sob múltiplas perspectivas.
Os resultados obtidos nas atividades analíticas são os que dirigem as
iniciativas operacionais. O BI operacional aciona a resolução dos
problemas impeditivos do desempenho com iniciativas na forma de
aplicações de BI para melhoramento de processos.

Desta forma, proporciona ferramentas para as decisões do quotidiano,
que acontecem nos níveis inferiores das organizações, com vista a
alcançar os objetivos estratégicos. Estas iniciativas poderão
automatizar processos, dar poder de decisão a funcionários, monitorar o
desempenho das iniciativas, assim como disponibilizar imediatamente
informação operacional relevante, tendo um impacto direto na capacidade
que a empresa tem para atingir os mais variados objetivos, como aumentar
as vendas ou a rentabilidade.

Como podemos verificar há uma articulação dos três níveis de BI,
sendo este o cenário ideal para o seu funcionamento. Muitas das
iniciativas de BI falham, ou não dão os resultados esperados, porque as
empresas adquirem, implementam ou utilizam o seu software de Business
Intelligence sem compreenderem este ciclo e a importância do seu
funcionamento. Não significa que cada uma das três partes não funcione
isoladamente ou que a concentração em apenas uma das facetas não trará
resultados positivos. Mas será a articulação do conjunto destes três
níveis que dará a máxima rentabilidade às ferramentas de BI.

É assim que o Business Intelligence deve funcionar.