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RPA no Servopa: no tempo certo e com muito diálogo

“Para esse projeto tive muitas conversas com supervisores e gerentes porque todos têm receio, não só o usuário final. O aprendizado é nesse sentido, é preciso muita comunicação”, conta Celina Hara. O receio a que ela se refere é um dos mais clássicos quando o assunto é automação usando robôs: o medo de ser substituído e, depois, demitido. Mas não foi isso que aconteceu no Grupo Servopa, em que ela é gerente de TI.

Celina é uma das vencedoras do Prêmio Executivo de TI de 2021 na categoria automação de processos. O projeto chamado RPA – Melhoria de Processos Repetitivos foi um dos escolhidos pelos jurados não apenas pelos resultados financeiros e operacionais, mas também pela mudança de cultura

Tudo começou em outubro de 2018, quando a executiva conheceu o RPA (sigla do inglês para Automação Robótica de Processos). Ainda não era uma ferramenta muito difundida ou acessível, mas despertou interesse pelo potencial, principalmente em trabalhos repetitivos. Ao participar de eventos, Celina encontrou ferramentas com preços que se encaixavam no orçamento do Servopa. Só faltava uma oportunidade.

“Nossa prova de conceito surgiu com uma demanda emergencial. A Receita [Federal] exigiu e a contabilidade precisava baixar manualmente mais de 16 mil arquivos XML de um e-mail”, conta a gestora. “Lembrei do robô e achei que ia ajudar.”

A AutomationEdge foi a ferramenta escolhida. Em um dia o software já estava funcionando e levou um fim de semana para fazer o que uma pessoa levaria um mês. Foi o argumento que faltava para que diretoria e gerentes aprovassem um projeto mais abrangente e que combatesse demandas repetitivas identificadas por Celina.

Robô em expansão

“Com isso eu comecei a colocar RPA em processos de TI”, lembra ela, citando um funcionário que trabalhava a noite apenas para iniciar alguns processos. “Fui tirando esse tipo de trabalho que exigia que as pessoas fizessem horários mais cedo para buscar arquivos e deixar disponíveis para os usuários finais. Hoje o robô faz tudo que preciso de madrugada.”

O departamento seguinte foi o de recursos humanos, e RPA foi usado primeiro para bloquear e-mails de funcionários que entravam em férias. O robô passou a ler o banco de dados de quem entra de férias. Com o tempo passou também a baixar notas fiscais e boletos de plano de saúde, evitando que os funcionários tivessem que acessar portais para baixar uma grande quantidade de arquivos.

Atualmente todos os departamentos da empresa possuem algum processo robotizado.

Não tão óbvio

Apesar da economia clara de tempo para os funcionários que tem processos automatizados, o ganho financeiro obtido nem sempre é tão fácil de demonstrar. Celina faz um cálculo direto: o custo do tempo que determinada tarefa levava vezes o número de pessoas necessárias para executá-las. O X obtido menos o custo do robô e temos um demonstrativo.

“É difícil no começo colocar os valores. Você não consegue efetivamente mostrar o quanto o robô vai ajudar, o quanto vai economizar”, lembra Celina.

Outro aspecto relacionado ao RPA é justamente o medo de demissões. Até um dos sócios-diretores do Servopa ficou preocupado, lembra a gestora. Mas ela discorda que a ferramenta é capaz de causar demissões, ainda mais em um ambiente de trabalho cada vez mais multitarefas e focado em estratégia.

Mas convencer as pessoas logo de cara disso foi difícil, diz ela. E o trabalho de convencimento começou pelos decisores – “supervisores para cima” – pois o grande esforço de mudança é feito pelos gestores.

A grande lição

O projeto foi tão bem sucedido – são 30 processos comprometendo cerca de 80% da capacidade mensal média do AutomationEdge – que o Servopa se tornou business case do fornecedor. A empresa é convidada a apresentar o projeto em congressos. Mas para não ficar amarrada a uma só ferramenta, Celina estuda outros tipos de robôs para aplicações mais amplas no futuro, algumas já em teste.

Além da satisfação dos envolvidos e do aumento da qualidade e da velocidade dos trabalhos executados, o reconhecimento dos gestores, da diretoria e dos próprios colaboradores mostram, para ela, a importância da implementação.

“O aprendizado desse projeto foi executar as etapas no tempo certo. Não querendo ser apressada e implementar algo que ainda não era maduro para o nosso universo”, lembra Celina. “Ser bem pé no chão e sempre trabalhar a nível de gerência também ajudou”.