Quatro pontos que embasam a adoção do Office 365 ou Google for Work

Projetos de migração tecnológica são sempre delicados. Muitos gestores adiam esse tipo de iniciativa ao máximo. A cloud, porém, veio como um imperativo e trouxe mudanças profundas no contexto de TI.

O conceito avança e ganha cada vez mais espaço nas organizações. Algumas ferramentas em nuvem, aos poucos, deixam de ser a exceção e se tornam o padrão em uso pelas companhias. Sistemas de colaboração se enquadram nesse grupo.

Levar o e-mail, as planilhas, o editor de textos, o calendário, etc para cloud ajuda a reduzir esforços consideráveis dos times de TI e acarreta, na grande maioria dos casos, ganhos de produtividade dos colaboradores. Isso ocorre porque os fabricantes investiram pesado na criação de ferramentas mais modernas rodando em cloud.

A seguir, listamos quatro dicas para quem quer adotar as ferramentas de colaboração mais comuns nas empresas atualmente (Microsoft Office 365 e Google For Work).

1. Abrace a dinâmica da nuvem

Enquanto os times de TI, tradicionalmente, se encarregam de realizar as atualizações e entrega de novas aplicações em trabalhos que exigem grande esforço; serviços em nuvem fazem isso de forma praticamente automática.

A velocidade, no final das contas, é um dos princípios de cloud. A nuvem também traz a premissa de ser mais simples para adição (e retirada) de usuários dos serviços, além de ser mais intuitivas e adaptável a novos dispositivos.

Bob Davis, vice-presidente responsável pelo Office 365, aconselha que gestores de TI promovam uma mudança de mindset nos serviços de TI para abraçar a dinâmica da cloud.

“A grande diferença da nuvem para on-premises é o continuo acesso a inovações proporcionado pela nuvem”, reforça o executivo da Microsoft, sinalizando que as empresas precisam se abrir a essa vantagem.

Para Patrick Schablitzki, líder do Google For Work, os serviços em nuvem oferecem a oportunidade de uma inovação continua. A ideia é que as empresas usem isso para encorajar os usuários a otimizarem seus processos de negócios.

2. Desenvolva um plano com objetivos específicos

Muitas empresas avaliam serviços em nuvem sem antes ter um plano ou visão completa de como aquilo pode, de fato, trazer melhorias aos seus negócios.

E cabe aos CIOs assumir papel de protagonistas na definição dos objetivos e serem hábeis para medir os resultados trazidos por suítes de produtividade em nuvem.

Definir os ganhos passíveis de serem atingidos e medir o avanço do projeto permite uma migração mais suave e identificação mais clara dos benefícios trazidos pela nova plataforma.

3. Quantifique os impactos de maneira ampla, não apenas os custos

As empresas devem encontrar o ponto de equilíbrio entre os riscos e os ganhos trazido a partir da transição para nuvem. “É mais simples quantificar custos, mas muito difícil mensurar ganhos em agilidade”, comenta Liz Herbert, vice-presidente da Forrester.

“Tenha certeza que impactos de negócio trazidos com a nuvem são igualmente, senão mais, importantes que a economias trazidas pelo conceito”, adiciona a especialista.

Os CIOs também devem assumir a responsabilidade de compartilhar com a organização a visão que levou uma empresa a adotar serviços em nuvem, aconselha Schablitzki.

O executivo da Google afirma que isso considera a criação de uma mensagem sobre as vantagens trazidas pelo modelo e valor que adicionará as operações.

4. Pise fundo no acelerador

A maioria das empresas (com razão) é bastante cautelosa com relação a mudanças. Já os líderes de TI tendem a evitar transições muito rápidas. Muitas empresas recomendam ir com calma. 

Contudo, os executivos da Microsoft e da Google rechaçam essa ideia e defendem que implementar um serviço em nuvem de cada vez pode fazer perder a essência do movimento.

“A soma de soluções é maior do a adoção de serviços em partes”, avalia Davis, para adicionar: “Ao invés de fazer múltiplas transições para diferentes serviços, faça o máximo possível de uma só vez e faça direito”.

“A chave para vencer o receio e a resistência é um patrocinador forte e argumentos claros do benefício de levar aplicações para nuvem”, enfatiza Schablitzki.