Sete passos para ser bem sucedido ao estimar projetos de TI

Existem três requisitos básicos que um projeto de TI precisa satisfazer: tempo, orçamento e qualidade. A necessidade de trabalhar com essas questões já representa um tremendo desafio para qualquer pessoa que esteja gerenciando a equipe responsável pelo projeto.

Uma série de fatores, no entanto, afetam essas estimativas, como o conhecimento e a experiência da equipe, as tecnologias disponíveis, o uso dos recursos em tempo integral ou parcial, a gestão da qualidade, os riscos, a interação, o ambiente de desenvolvimento, os requerimentos e, o mais importante de tudo, o nível de comprometimento de todos os envolvidos.

Apesar dessa complexidade de fatores, as estimativas de projeto não precisam ser algo complicado. Existem ferramentas, metodologias e melhores práticas que ajudam o gestor a definir todos os esforços necessários para a implementação.

A seguir, veja sete questões essenciais para esse processo:

1. A estimativa do projeto precisa ser baseada na arquitetura de aplicação – Ao fazer isso é possível ter uma ideia clara do esforço necessário para a fase de desenvolvimento. Por outro lado, uma previsão baseada na arquitetura fornece uma visão macro de todos os recursos necessários para completar o projeto.

2. A estimativa do projeto precisa envolver os membros da equipe – Qualquer previsão deve ser realizada com a contribuição do máximo de pessoas envolvidas na iniciativa. Isso ajuda a identificar o número de profissionais internos e consultores externos que será necessário contratar para todas as etapas do projeto, bem como permite ter uma visão clara das horas de trabalho necessárias. Vale destacar também que nem sempre as estimativas são perfeitas. Assim, é melhor adicionar uma porcentagem de recursos para o caso de retrabalho, riscos e outros eventos que podem estar fora de controle da equipe.

3. Não esqueça das estimativas relativas aos módulos – Depois de ter uma ideia clara da arquitetura, fica mais fácil identificar os módulos necessários para a aplicação, os quais podem ser desenvolvidos dentro ou fora da companhia. Além disso, ao localizar e montar o time necessário para essa etapa de desenvolvimento, torna-se mais fácil identificar os recursos técnicos e financeiros necessários para trabalhar os códigos.

4. A linguagem de desenvolvimento interessa – A equipe responsável pelo projeto precisa ter o conhecimento necessário na linguagem de desenvolvimento, seja ela Java, .Net, C++ ou qualquer outra utilizada por engenheiros de software. Algumas etapas do desenvolvimento vão exigir habilidades mais profundas, enquanto outras demandarão um conhecimento básico.

5. Não prometa ao alto escalão da companhia um corte de custos dramático com terceirização – Apesar da economia obtida com a contratação de terceiros para realizar a etapa de desenvolvimento, deve-se levar em conta nas previsões financeiras questões como comunicação, transferência de conhecimento, perfil técnico e os custos de instalação. As projeções de gastos, de forma geral, são voltadas a atender a expectativa da diretoria, mas com a maturidade dos projetos deve-se focar mais na questão de se o dinheiro é bem gasto.

6. O uso de software e de ferramentas ajudam a identificar os cenários alternativos – Ao longo dos anos, os gestores de projetos têm buscado formas de automatizar a agenda, o framework, o custo e as estimativas de equipe. Algumas projeções em relação às aplicações também contemplam a mistura de dados históricos ou modelos baseados em exemplos reais. Assim, se o projeto permite utilizar essas bases de estimativas prontas, isso ajuda a identificar cenários alternativos para o caso de riscos e problemas.

7. Dividir os custos ajuda na priorização – A separação do orçamento total do projeto por etapas ajuda a decidir quais partes de um sistema devem ser priorizadas, atrasadas ou, até, canceladas. Mas a estimativa de custos para um novo projeto não representa algo simples e os gestores devem estar abertos a conhecer e concordar a respeito da separação dos custos de desenvolvimento, requerimentos técnicos e pessoas.