Qual é a real vantagem de utilizar Scrum?

Uma dúvida muito comum para quem ainda não trabalhou com Scrum é: será que o time Scrum precisa mesmo ficar focado em apenas um projeto? Não dá para fazer pelo menos dois simultaneamente? Algo como “de manhã, oprojeto A; de tarde, o projeto B”?

A resposta simples e pragmática é: dá sim, claro que dá, mas não funciona nada bem. Não é recomendável.

Focar em vários projetos dá a falsa impressão de que estamos usando melhor o tempo, por que afinal estamos atendendo várias demandas simultaneamente.

Mas, se analisarmos bem, na prática, em um dado momento, estamos sempre trabalhando em um projeto só. Repare que no exemplo “de manhã, projeto A; de tarde, projeto B”, na verdade já mostra que em cada período trabalhamos em apenas um projeto. Não há mágica. Não conseguimos trabalhar, de fato, em mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Se fizermos uma análise simples de encadeamento das entregas, também chegamos à conclusão de que não há benefícios.

Vamos fazer algumas simulações com números, apenas para ilustrar.

Vamos supor que o projeto A demore 4 meses se trabalharmos 100% do tempo nele.

Para simplificar, vamos supor que o projeto B também leve os mesmos 4 meses com foco integral.

Se focarmos primeiro no projeto A, com tudo dando certo, ao final do quarto mês ele estará pronto. Começamos o projeto B e, novamente tudo dando certo, ao final do oitavo mês ele também estará concluído.

Usando o mesmo raciocínio, se focarmos 50% de nosso tempo para cada projeto, significa que duplicaremos o prazo de entrega de cada um deles.

Nada muda para o projeto B, pois ele será concluído igualmente no 8o mês, junto com o projeto A. Na prática, porém, perdemos a oportunidade de lançar o projeto A com 4 meses de antecedência! Isto se considerarmos que tudo correu bem em ambos os projetos, o que dificilmente acontece.

Percebe como não há ganho nessa opção?

A única coisa garantida neste cenário de trabalho em paralelismo é a de que deixaremos de entregar um dos projetos que poderia ter sido finalizado primeiro.

Além disso, perdemos um dos grandes benefícios do Scrum. Se focarmos em apenas um dos projetos de cada vez, graças às entregas incrementais do Scrum, sempre priorizadas por valor, pode acontecer do cliente ficar satisfeito antes mesmo do prazo inicialmente previsto.

Assim, é possível que os 4 meses originais sejam encurtados, porque, por exemplo, o cliente já ficou satisfeito com as entregas feitas até o 3o. mês.

Outro aspecto que quase sempre é ignorado é que trabalhar em modo multitarefa é desgastante e diminui, sim, a nossa performance, embora muita gente não queira reconhecer isto.

Jeff Sutherland, co-criador do método Scrum, em seu livro “Scrum – a arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo“, sugere um exercício “simples, mas que mostra o profundo impacto do foco e do fluxo. Mostra como multitarefas são árduas para o nosso cérebro, e como isso reduz o seu ritmo, mesmo que você acredite que está aumentando. Demonstra como essas atividades desperdiçam tempo e energia.”

O exercício é o seguinte: escrever os números cardinais de 1 a 10, os números romanos de I a X e as letras de A a J, da seguinte forma:

Você deve fazer o exercício de duas formas: na primeira, escreva linha por linha, isto é, escreva a primeira linha:

1 I A

Depois, escreva a segunda linha:

1 I A
2 II B

E assim por diante, até a décima linha. Cronometre quanto tempo levará para concluir a tarefa.

Agora, escreva coluna por coluna, isto é, escreva a primeira coluna:

1
2
3
…
10

Depois, a segunda coluna:

1 I
2 II
3 III
…
10 X

E, finalmente, a terceira coluna, a das letras. Novamente, marque o tempo gasto para concluir a tarefa.

Experimente fazer o exercício, de verdade! Eu fui 40% mais rápido quando escrevi coluna por coluna. É realmente incrível!

Como Sutherland relata no livro, “simplesmente por fazer uma (coluna) de cada vez, em vez de ficar trocando um contexto pelo outro, cortamos pela metade o tempo de realização da tarefa.”

O autor prossegue mencionando o estudo de Gerald Weinberg, que quantifica a perda de produtividade em função de trocas de contexto de projetos.

A coluna “perda” significa puro desperdício!

O Fabrício foi desenvolvedor de software por muitos anos (e, para falar a verdade, ainda gosta de “meter a mão na massa”) e tem um depoimento sobre este assunto:

“Realmente, quando focamos em um projeto só no Scrum, a produtividade do time aumenta a cada ciclo. A gente vai adquirindo conhecimento sobre as regras daquele produto e vai ficando cada vez mais rápido.

Quem já desenvolveu software nos últimos meses sabe que muitas vezes mexemos pela primeira vez com algumas APIs, componentes, classes, frameworks, durante um projeto. Cada projeto é um aprendizado novo. Ficar focado em apenas um projeto torna esse aprendizado muito mais rápido e produtivo.

Aliás, sobre essa questão do ‘aprendizado’, sempre me lembro de um treinamento em Engenharia Ágil de Software que fizemos com o Klaus Wuestefeld, na Infoglobo.

Qualquer livro de engenharia de software traz uma definição sobre ‘o que é software’ parecida com esta da Wikipédia: ‘(…) é composto por uma sequência de instruções, que é interpretada e executada por um processador ou por uma máquina virtual. Em um programa correto e funcional, essa sequência segue padrões específicos que resultam em um comportamento desejado‘.

Já o Klaus, no curso, deu uma definição completamente diferente, poética até. Algo como ‘software é a expressão do aprendizado da equipe sobre os problemas a serem resolvidos‘.

Sem querer entrar no mérito de qual é certa ou errada, o fato é que a definição do Klaus fez muito mais sentido para mim quando pensei nos projetos em que já trabalhei.

Por isso, acho que quando focamos 100% em um projeto de cada vez, conseguimos aprender a ‘resolver seus problemas’ mais rapidamente e de forma mais produtiva.”

Uma última informação: o autor Cal Newport lançou, no início de 2016, o livro que ele classificou como “o livro que o Facebook não quer que você leia”, no qual trata sobre concentração e foco: “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World“.

Alguns dos feitos de Newport: publicou cerca de 50 artigos acadêmicos, com mais de 2500 citações, escreveu 5 livros com mais de 200 mil cópias vendidas e criou um blog que teve 300 mil páginas visualizadas em Dezembro/2015.

Tudo isto sem trabalhar até tarde da noite e raramente trabalhando nos finais de semana. Apenas usando o foco.

*Cláudio Barizon é diretor de Negócios Digitais da ViaDigital.Solutions e Advisor/Membro do Conselho na Canal de Serviços.