O desenvolvimento da última geração de escovas de dentes Oral-B na Procter & Gamble demonstra como criatividade e gerenciamento de projetos podem ser integrados por meio do uso de uma solução em software. O MindManager foi usado para criar “mapas mentais”.
A expressão curiosa define o que faz um programa para além de superlativo: parte do portfólio da companhia canadense Corel Corporation. O MindManager segue os preceitos desenvolvidos pelo psicólogo inglês Tony Buzan, criador do conceito mapa mental como método para representar relacionamentos entre dados e informações pulverizadas ou em estado caótico, dando a elas sentido.
Na verdade, o software proporciona não apenas transparência mas também gera significativa economia de tempo durante as principais atividades que fazem parte do processo de desenvolvimento da Oral-B, como a comparação de ideias apresentadas pelos desenvolvedores de projetos com centenas de direitos de marcas registradas e o preenchimento de pedidos de novas patentes.
Desafio
É difícil imaginar a extensão com que a tecnologia sustenta o design e o processo de produção das escovas dentais Oral-B. Seja manualmente ou eletronicamente, centenas de patentes, designs registrados, amostras de utilidade e modelos de projetos precisam ser registrados para as escovas dentais, que formam parte indispensável da vida diária dos consumidores. No caso dessa nova geração de produtos Oral-B, o principal responsável é o Dr. P. Jungnickel, que responde por toda a área de gerenciamento de projetos de escovas de dentes manuais, e quando estuda novos ideias ou tecnologias deve checar cuidadosamente se já estão protegidas ou se podem ser registradas como inovações.
Nesse novo e abrangente projeto na Procter & Gamble, foi preciso lidar com um grande volume de informações. “Houve muitas sessões de brainstorming”, explica Jungnickel, Gerente de Projetos e IP. “Para estruturar as muitas ideias geradas nessas seções, e obter o quadro geral das informações envolvidas, decidi usar o MindManager, ferramenta com a qual já estava familiarizado. “
Solução
Utilizando o formato de ‘mapa’ do MindManager, Jungnickel registrou e estruturou claramente todas as ideias e sugestões que foram submetidas pelas diferentes áreas de desenvolvimento. Ele, então, anexou comentários e informações adicionais sobre os pontos individuais em vários formatos de documentos, como o Word, para as ramificações no mapa.
O próximo passo foi o que Jungnickel chama de “ligando os pontos”: estabelecendo conexões e links lógicos entre as ramificações individuais no mapa e seus conteúdos. “Utilizando ferramentas como relacionamentos, flags ou marcadores de prioridade isso é bem fácil”, segundo Jungnickel. “Fazer sentido de tudo isso na forma de texto corrido teria sido tarefa impossível, e a gerência e outros colegas teriam achado igualmente difícil de digerir e entender”, acrescenta o Gerente de Projetos e IP.
O segundo maior marco neste projeto de grande porte foi a inspeção das patentes, direitos de marca, modelos de utilidade e padrões de design relevantes para o projeto. Com o MindManager, o objetivo passou a ser criar um panorama das patentes, através do qual as informações necessárias poderiam ser fácil e rapidamente encontradas e referenciadas depois. Com grande número de competidores no mercado e enorme variedade de escovas dentais disponíveis, cerca de mil patentes tiveram que ser examinadas. “O objetivo principal era ter que lidar com cada documento de patente apenas uma vez”, explica Dr. Jungnickel. “Usando o MindManager, os pontos mais importantes eram listados no mapa e os documentos completos das patentes eram linkados ao ramo relevante no mapa”.
Depois de todas as ideias dos desenvolvedores da Oral-B e toda a informação relevante do direito de patentes terem sido consolidadas no documento central do mapa, Dr. Jungnickel pode começar o principal elemento do seu trabalho: gerenciamento de ideias por comparação com patentes existentes e outros elementos importantes. Esse processo complexo foi drasticamente simplificado graças ao formato claro do MindManager, que impôs uma estrutura visual na massa de informações e ideias.
Como resultado, o Dr. Jungnickel foi capaz de estabelecer rapidamente de que maneiras o novo produto sob desenvolvimento difere do estado da arte dos produtos já disponíveis, e quais patentes e modelos de utilidade poderiam ser arquivados na forma de novas patentes. “As diferentes funções presentes no MindManager para filtrar visualizações e informações resultam em uma ferramenta muito útil para utilizar para esse tipo de tarefa. Até mesmo mapas altamente complexos podem ser claramente visualizados e editados de maneira focada, estruturada e de fácil digestão”, explica Jungnickel.
O trabalho como gerente de projetos e IP definitivamente não acaba aqui. Como gerente de patentes, parte das suas funções, Jungnickel deve continuar atento durante todo o desenvolvimento, produção e fases de testes subsequentes. “Nós queremos que os consumidores gostem dos nossos produtos. Para isso, devemos garantir que nossos desenvolvimentos estejam alinhados com as tendências de mercado”, explica Jungnickel. O problema: se novas escovas de dentes Oral-B são testadas e informações vazam ao público, nenhum pedido de patente é possível. O Dr. Jungnickel também precisa trabalhar em proximidade com as equipes de desenvolvimento de produtos com relação aos prazos, e por isso ficou encantado ao descobrir que as capacidades de gerenciamento de projetos do MindManager possibilitavam manter visibilidade e controle sobre os cronogramas de projetos.
“Da minha experiência prévia com o software, eu não sabia que o MindManager podia ser utilizado tão efetivamente para gerenciamento de projetos em sentido mais estrito”, explica Jungnickel. “Mas organizar cronogramas como gerente de projetos é tão simples quanto gerenciar ideias com o MindManager: dois ou três cliques e está pronto. Isso quer dizer que os meus mapas não possuem apenas uma dimensão relacionada ao conteúdo, mas também facilitam o gerenciamento de tempo, possibilitando pedidos de patentes. Eu achei tão efetivo que não uso mais o Microsoft Project ou o Excel para tarefas de projetos.”.
Resultados
Do registro e consolidação de ideias, ao desenvolvimento de ideias inovadoras, à implementação e produção, o Dr. Jungnickel gerencia sua complexa gama de responsabilidades na Procter & Gamble exclusivamente com o MindManager. “Trabalhar dessa forma não apenas me permite minimizar redundâncias”, diz o gerente de projetos, “mas também me faz significativamente mais rápido e eficiente. Para mim, o MindManager é a ferramenta que me permite unir criatividade e excelente gerenciamento de projetos em uma única interface”.
A forma de trabalhar do Dr. Jungnickel também influenciou o restante das áreas na companhia. Depois de certa hesitação inicial entre administradores de projetos, que estavam acostumados a usar outras ferramentas de gerenciamento, cada vez mais feedback positivo foi dado às capacidades do MindManager.
O próprio gestor tem sua perspectiva na “sua” ferramenta: “Agora eu vejo o mapa como um banco de dados estruturado, no qual deposito toda a informação, e que a qualquer momento pode me dar uma visão geral precisa de onde estamos no projeto”.
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