Necessidades de videoconferências estão mudando e é hora de planejar o que vem a seguir

A pandemia de Covid-19 foi, sem dúvida, um evento incomum. Mas é provável que vejamos mais crises desse tipo no futuro. O sucesso com que lidamos com eles dependerá do que acontecer e de como os políticos e os executivos das empresas responderão. Uma coisa que está clara é que flexibilidade e prospectiva serão necessárias à medida que as empresas decidirem o que vem a seguir.

Por exemplo, parecia claro um ano atrás que praticamente todos os empregos de escritório permaneceriam em grande parte remotos, então as empresas perceberam que precisavam de espaços ocasionais de colaboração local que fossem pequenos e íntimos. (Estas eram muitas vezes chamadas de salas de reunião.)

Agora, as empresas estão falando sobre grandes salas de conferência novamente, pois imaginam as pessoas voltando ao escritório em massa – em grande parte porque nunca abordaram os problemas que surgiram com a mudança para o trabalho remoto. Esses problemas incluem trabalhadores que sentiram que não tinham as mesmas oportunidades que funcionários locais e gerentes que não sabem como gerenciar funcionários remotos ou simplesmente não confiam neles para fazer seu trabalho.

Embora parte do problema possa ser um treinamento inadequado de gerenciamento, deixaremos isso para outro dia. Mas quando se trata de configurar espaços de colaboração para uso em escritórios e funcionários híbridos, há algumas coisas que os tomadores de decisão de TI e os executivos de negócios precisam ter em mente.

Flexibilidade é fundamental

Eu tenho feito a cobertura de videoconferência e colaboração desde o final dos anos 80. E tem havido um ciclo recorrente: as empresas ficam entusiasmadas com uma tecnologia, investem nela e depois perdem o interesse a tal ponto que os fornecedores saem do mercado, deixando os clientes expostos.

Existem maneiras de evitar isso – se você planejar com inteligência.

Primeiro, ao escolher um fornecedor de videoconferência, escolha um que provavelmente sobreviverá às crises do mercado para que esteja disponível quando você precisar. Então, ao considerar suas plataformas e softwares, você vai querer olhar além do preço, facilidade de uso e facilidade de instalação para determinar quão amplo e flexível tudo é. (Por ‘amplo’, quero dizer com quantas das ofertas de back-end de videoconferência ele funcionará.) Nem todo mundo vai ficar nesse mercado, e ter hardware caro que só suporta uma plataforma que não existe mais é… menos que desejável.

A interoperabilidade também é importante. Um rico ecossistema periférico oferece opções caso qualquer fornecedor deixe o mercado, tornando mais provável que o sistema continue funcionando – e você terá mais opções se decidir substituí-lo.

E você deve começar pequeno. Em vez de ter monitores de conferência enormes construídos para grandes espaços, considere configurações menores de vários monitores. Esse tipo de configuração pode ser, se necessário, desmembrado e movido para salas menores, caso isso faça mais sentido do que uma configuração grande. Também é importante manter a complexidade baixa, pois isso mantém os custos de suporte baixos e (espero) significa menos problemas para os usuários.

Por fim, e isso vai além da seleção de tecnologia, veja como essas salas são usadas e quais economias você espera (em termos de custos de viagem e custos de produtividade). Dessa forma, você pode criar políticas de longo prazo que continuem a garantir que o investimento seja protegido.

De volta para o futuro?

A videoconferência tem sido uma maneira crítica para as empresas continuarem desde que a pandemia chegou em 2020. Agora que o foco da pandemia diminuiu, parece que estamos voltando lentamente ao modo como as coisas eram (com algumas empresas se movendo mais rápido que outras). Isso muda não apenas como os espaços de videoconferência devem ser configurados, mas também se eles serão, de fato, usados.

Como as empresas (e trabalhadores) aprenderam, o custo-benefício dessas salas, em termos de redução de viagens e custos de deslocamento, é significativo. Isso por si só deve justificar seu uso contínuo – mas apenas se essas economias forem capturadas e incorporadas nas decisões sobre se as pessoas devem ser forçadas a voltar ao escritório.

Conclusão: Não apenas não terminamos essa pandemia, mas é provável que tenhamos outras daqui para frente. Portanto, é fundamental desenvolver uma estratégia remota de longo prazo agora, que inclua espaços de videoconferência e colaboração bem planejados, treinamento de gerenciamento e ferramentas de gerenciamento remoto.

O objetivo é garantir que os funcionários remotos tenham o tempo presencial e a construção de relacionamentos que precisam e as empresas cheguem a um estado estável e sustentável, onde todos possam trabalhar juntos, independentemente do que está acontecendo no mundo.