Não ceda ao multitasking: como tornar o home office mais produtivo

Fazer várias tarefas ao mesmo tempo não é sinônimo de que você é produtivo, tampouco eficiente. Art Markman, Doutor e Professor de Psicologia e Marketing na Universidade do Texas, em Austin, e Diretor Fundador do Programa nas Dimensões Humanas das Organizações, lembra que décadas de pesquisas de psicólogos cognitivos sobre o “desempenho de dupla-tarefa” revelam que, quando nós tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, ficamos mais lentos. E a consequência é clara: o desempenho em ambas as áreas é prejudicado.

Com o home office ainda uma realidade para grande parte das organizações em meio à pandemia, a tendência de nos perdemos entre tantas tarefas – do trabalho e da casa – podem tornar a rotina ainda mais cinzenta. Em artigo assinado para a Fast Company, Markman sugere que você pare um momento para analisar melhor o espaço que tem dedicado para as horas de trabalho diárias, já que, provavelmente, você ainda passará mais um tempo trabalhando remotamente.

Uma vez que muitos espaços foram apropriados sem planejamento, eles possivelmente foram crescendo gradativamente ao longo da quarentena. “Se você não tinha um espaço dedicado para trabalhar em casa antes, precisava criar algo. Você pode ter a sorte de ter um quarto vago, mas a julgar por muitas coisas que vi nos fundos de Zoom das pessoas, muitas pessoas têm uma mesa improvisada montada em seus quartos, cercada por pilhas de papel”, destaca.

Nunca é tarde demais

O professor sugere que, primeiramente, você tire uma foto do seu espaço de trabalho atual. Preste atenção no que você acha fácil de fazer e no que é difícil e analise por um ou dois dias. Pegue uma folha de papel e esboce o que você faria se pudesse começar de novo. Reconsidere o local de tudo, a cadeira, a mesa, para onde estará sua face (janela ou parede), o barulho no local, distrações e etc.

“Dedique algumas horas e reorganize esse espaço de trabalho. Você provavelmente vai trabalhar remotamente por um tempo agora, então invista um pouco de energia para tornar o espaço mais produtivo”, comenta.

Avalie também a necessidade de novos investimentos no espaço para tornar a estrutura mais confortável, como uma cadeira que torne suas horas mais produtivas e garanta a saúde da sua coluna, por exemplo.

Menos é mais

O professor aponta a necessidade de avaliar, também, o trabalho em si. Seja realista com a quantidade de trabalho que tem. Em vez de tentar se acorrentar à sua mesa com todas as distrações potenciais ao seu redor, organize sua lista de tarefas em seis categorias. Markman detalha:

Primeiro, desenhe uma linha do centro da página, de cima para baixo. À esquerda, você colocará as tarefas que tem que fazer que exigem o seu melhor eu (ou pelo menos o mais próximo do melhor que você tem disponível). À direita, liste as tarefas que exigem tempo, mas não 110% de esforço.

Em seguida, divida a página em três. O terço superior são tarefas que você pode realizar em 5 a 10 minutos. O terço do meio são tarefas que você pode realizar em menos de meia hora. O terço inferior requer esforço sustentado de mais de 30 minutos. Agora, descubra onde você pode colocar pelo menos um bloco de trabalho longo durante o dia. Tenha pelo menos um período por dia em que você possa extrair algo do terço inferior da página.

Depois disso, quando você tiver tempo para se concentrar, verifique a lista de tarefas em busca de algo para resolver antes de abrir seu e-mail por reflexo ou rolar a tela para as redes sociais.

O professor ressalta: “seja gentil com você mesmo”. Não se culpe se você não marcar muito de sua lista em um determinado dia, acumular mais estresse em cima do que você já está experimentando não vai fazer você fazer seu trabalho melhor.

Nada como papel e caneta

Com uma vida multitelas, a TV próxima, o celular com notificações incansáveis e sempre uma louça na pia para lavar, Markman sugere que você use recursos mais básicos, como papel e caneta, para anotar tópicos em sua lista de tarefa durante uma reunião ou como agenda, de forma a diminuir as distrações.

“A vantagem de usar objetos físicos para organizar seu trabalho é que você não pode clicar em um post-it para verificar o Twitter; ou começar a ler suas anotações apenas para ser desviado por uma nova mensagem no Slack”, diz. “Você pode realmente querer colocar um grande post-it na parede e delinear um papel dessa forma, em vez de digitar um documento no computador. Além disso, você ainda pode acessar esse documento – mesmo se o seu Wi-Fi cair”, complementa.

Além disso, o estresse causado por um uso ainda mais excessivo das telas para cumprir com as reuniões pelas plataformas de videoconferência e todas as ferramentas necessárias para o trabalho remoto pode ser aliviado com uma velha caneta e um bloco de notas. Um verdadeiro “antídoto”, segundo o especialista.