Mudanças na nota fiscal eletrônica aceleram a necessidade por gestão de documentos

A versão 3.10 das notas fiscais eletrônicas foi atualizada e a partir de 2 de agosto será obrigatória a emissão da NF-e 4.0, que traz alterações para documentar todos os bens e mercadorias no país. Boa parte delas são técnicas e são feitas automaticamente para quem utiliza um sistema emissor atualizado e confiável. Para empresas e contadores que ainda usam com seus clientes emissores de nota fiscal eletrônica gratuitos, é bom ficar atento, pois estes são menos ágeis, mais complexos e ineficientes, e em breve, deverão ser extintos.

Tibério César Valcanaia, diretor técnico do Myrp, sistema de gestão empresarial online, esclarece alguns pontos cruciais da NF-e 4.0 e de que forma os micro e pequenos empresários devem se organizar para não perder o prazo e gerar problemas para o seu negócio.

Por que ocorrem tantas mudanças no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas?

As mudanças no sistema de emissão de notas fiscais são feitas com frequência como medida para aumentar o controle e evitar fraudes no sistema.

O que acontece com quem não migrar para a nova versão?

Quem não atualizar para a NF-e 4.0 dentro do prazo, não poderá emitir os documentos fiscais, e assim, não é possível que a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda ou prefeitura validem os dados. Isso significa que a empresa está omitindo ganhos, o que é considerada uma infração gravíssima e pode ocasionar algumas penalidades, como multas. Em casos mais graves, o responsável pela empresa pode até ser preso.

Quais as principais mudanças da NF-e 4.0?

O arquivo XML da nota, agora será organizado de uma nova forma, e o sistema emissor deve estar preparado para isso. Além disso, foi adotado o novo protocolo padrão na comunicação (passou para o TLS 1.2 e o uso do protocolo SSL foi proibido), o que garante mais segurança para as empresas. A NF-e 4.0 tem agora o Fundo de Combate à Pobreza (FCP) e permite o recebimento de recursos provenientes da Circulação de Mercadorias e Serviços.

Houve também a inclusão do “Motivo de desoneração do ICMS”, que vale para a tributação isenta, não tributa ou suspensão. Outra mudança importante é referente ao campo indicador da forma de pagamento, que agora passará a integrar o Grupo de Informações de Pagamento e que prevê o preenchimento com dado sobre o valor de troco dado ao cliente em uma venda. É necessário também informar qual meio de pagamento usado, seja dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito, vale alimentação, entre outros.

A NF-e 4.0 traz ainda alteração nas informações do transporte (Grupo X), criando novas modalidades de frete do produto vendido. Será criado também um novo grupo chamado rastreabilidade de produto (Grupo I80), que permite rastrear qualquer produto sujeito a regulações sanitárias, como itens de uso odontológico, medicamentos, produtos veterinários, bebidas e alimentos, entre outros. Outra novidade desta atualização na nota fiscal eletrônica é o campo indicador de presença, que deve ser preenchido pelas vendas ambulantes, ou seja, vendas feitas em ruas ou feiras. No campo

“Valor total do IPI” deve ficar claro qual o imposto sobre Produtos Industrializados daquela venda. E por fim, o indicador de escala relevante, um novo campo que mostra bens e mercadorias que podem ser submetidos ao Regime de Substituição Tributária. Para saber se o produto comercializado se encaixa neste novo indicador, a recomendação é consultar a versão atualizada da tabela CEST ou então o contador de confiança, para dar mais orientações.

Quais as diferenças de um sistema de emissão gratuito e sistema online para emissão de documentos fiscais eletrônicos e gestão empresarial?

O emissor gratuito é um sistema que logo deixará de existir. Possui muitas limitações e um alto custo de manutenção para o governo para se manter atualizado, e assim, não apresenta muitas funções que são realmente eficazes para os gestores. Por isso, o investimento em um sistema para documentos fiscais eletrônicos é um grande diferencial nos processos de uma empresa. Com as constantes mudanças tecnológicas e legais nos sistemas de documentos fiscais eletrônicos, ele permite que as atualizações sejam o menos impactante possível, a fim de manter o “compliance” com as regras do fisco.

Existem no mercado diversas opções que atendem necessidades de micro e pequenas empresas, que ajudam o empresário a crescer através de um sistema de gestão completo, simples e intuitivo na nuvem. Uma delas é o Myrp, que apresenta ferramentas para simplificar e tornar mais eficaz a gestão empresarial, atendendo a necessidade de empresários e contadores, com funcionalidades como, gestão financeira controle de vendas, controle de estoque e gestão fiscal.

Além disso, oferece suporte técnico ativo, outro diferencial em relação aos sistemas gratuitos. No caso do Myrp, trazemos mais dois pontos fortes, que é atender a qualquer tipo de tributação e também a atualização do sistema, sem custo adicional.