IT ForOn Breakouts discute plano de contingência de empresas durante crise

Há quase dois meses em isolamento social, muitas empresas brasileiras já passaram da fase inicial da urgência, em que era necessário virtualizar processos de trabalho, para que se tornassem acessíveis para todos os colaboradores que, agora, trabalham remotamente. Agora, as companhias trabalham para moldar processos da melhor forma possível, uma vez que as mudanças causadas pelo COVID-19 impactam de forma abrupta a produtividade e cultura das empresas.

O IT ForOn Breakouts desta terça-feira debateu esta questão. Com o tema “Plano de contingência: quem tinha e como executou durante o isolamento?”, participaram Cesar Poppi, Head de Ti da TE Connectivity; Wilson Leal, Diretor de Ti e Inovação da Tokio Marine; Juliano Neves, Coordenador Geral de Tecnologia e Segurança da Informação da Receita Federal; Marco Gois, CIO da Royal Canin; Paulo Torres, Diretor de Serviços Latam da Logicalis; Marcelo Porto, Gerente Geral America Latina da FIS; Luis Banhara, Country Manager Brasil da Citrix, e João Luiz Lima, CEO da Agasus. O bate-papo foi comandado por Vitor Cavalcanti, sócio-diretor da IT Mídia.

Muitas empresas foram pegas de surpresa com a crise causada pelo novo coronavírus. Muitas delas, passado o susto inicial, precisam correr atrás do prejuízo: uma recente pesquisa da IT Mídia aponta que 1/5 das empresas entrevistadas não possuíam um plano de contingência para colocar em prática durante a pandemia. Em uma situação atípica como a que vivemos hoje, informações são vitais para agilidade na tomada de decisões.

Antecedência

Marco Gois, da Royal Canin, afirma que a forma de tomar decisões e trabalhar planos de contingência devem estar relacionadas ao respeito aos clientes e as marcas que a empresa representa. “Pra tomar decisões, levantamos estudos e trabalhamos com protocolos de continuidade sobre o que é importante para a empresa em tempos de crise, estratégias de trabalho para reagir e operar em uma situação como essa”, conta.

No caso da multinacional, ainda houve uma vantagem: conseguir acompanhar o que se passava em diversos outros países do mundo, para poder se preparar com antecedência antes dos casos de coronavírus chegarem ao Brasil. “Nosso plano de ação sempre foi baseado na segurança e proteção das pessoas que trabalham para a gente. Deixamos o business em segundo plano, para proteger fortemente essas pessoas. Não temos nenhum caso de contaminação dentro do nosso negócio, porque antes do início de março a gente já tinha implantado o isolamento”, explica Marco.

Outra companhia que também se preparou por experiências anteriores foi a Te Connectivity. “Já temos uma cultura voltada a este tipo de situação desde o atentado de 11 de setembro, por sermos uma empresa americana. Desde lá a empresa vem implantando sistemas de desastres em todos os 60 países, com 80 mil funcionários. Destes, mais de 20 mil já trabalharam remotamente, então já era algo da cultura da empresa. Foi apenas um aumento de escala, não algo novo. Para a TI foi mais fácil e transparente essa migração. Por termos uma presença global, já tínhamos aprendido com China e com Europa, então chegou para o Brasil uma estrutura pronta, um plano desenhado”, conta Cesar Poppi.

Dados

Sendo uma instituição que vive de dados, a Receita Federal aproveitou os investimentos em automatização de processos que já havia realizando a tempos para poder se adaptar de forma mais ágil à atual situação. Para Juliano Neves, o mais difícil para se adequar ao home office não foi a decisão, mas operacionalizar este processo. “Passamos de 2 mil conexões VPN para 11 mil simultâneas, isso nos deu bastante trabalho. Na sexta-feira que antecedeu a explosão de contágio do vírus, decidimos colocar em home office 40 mil estações de trabalho. Para isso, é preciso um parque muito bem montado, uma estrutura muito bem organizada”, conta o executivo.

Para a seguradora Tokio Marine, o processo também foi desafiador. “Nenhuma empresa no Brasil tinha um plano de contingência montado para estar 100% em casa. No nosso caso, a gente se beneficiou de anos de investimentos em segurança, infraestrutura e cloud computing”, explica Wilson Leal. “Nossa maior preocupação foi preservar a saúde dos nossos 2.300 colaboradores, colocando eles em casa. Em segundo lugar, deixar a operação funcionando para atender segurados. O desafio era conseguir deixar todo mundo bem sem parar a operação”, conta.

Preparação e continuidade

Para as empresas que nunca se prepararam para uma situação como esta, a dica de Marcelo Porto, da FIS, é colocar um plano de contingência como prioridade a partir de agora. “Em primeiro lugar, a chave é comunicação. Processos de comunicação são fundamentais. A instalação do comitê de crise global nos benefício de prever o futuro do que será daqui três semanas, assim você tem que ter a capacidade de se adaptar. A partir daí, gerenciar a turbulência é fundamental, e foco na estabilização da operação é um patamar importante. Assim é possível começar a trabalhar na recuperação e retomada dos negócios”, conta Marcelo.

Luis Banhara, da Citrix, divide o plano de contingência em três partes: sobreviver ao início da crise, entender omo transformar a nova situação em algo confortável para a equipe de trabalho e se adaptar ao ‘novo normal’, que virá pós-coronavírus.

“No início da necessidade de home office, muitas empresas tinham VPN, videoconferência e laptop. Se você tem isso por 10, 15 dias, tudo bem. Mas se essa necessidade se estender por mais dois, três ou quatro meses, sua operação se sustenta? Como é a experiência para o funcionário que está em casa? Se a experiência começa a declinar e a produtividade cair, você culpa o home office, mas a verdade é que você tinha o martelo na mão e deu martelada em todo mundo”, afirma o executivo.

Clientes

João Luiz, da Agasus, conta que colocar em prática o plano de contingência da empresa foi duplamente desafiador, porque precisava lidar com a segurança do próprio time e, ao mesmo tempo, garantir o atendimento aos clientes no momento em que mais precisaram. “Quem precisava de notebook por dois meses conseguiu, mesmo que tenha feito um sacrifício de caixa. Mas esse novo normal vai mudar, como as pessoas mudaram. Estamos estruturando atendimento na casa do usuário final, não nas empresas. Estamos nos estruturando para atender a nova realidade das empresas.”

Paulo Torres também compartilhou a experiência da Logicalis durante o início da pandemia. “Nós tínhamos um plano super robusto, mas como todos colegas, ninguém tinha um plano para realocar todos os colaboradores em casa, como na atual situação. A gente se ajustou rapidamente, com todos os três mil funcionários na América Latina home office. Foi um trabalho muito forte de infraestrutura, aplicações em nuvem e colaboração”, explica.

Por outro lado, a procura dos clientes também cresceu, em uma tentativa de manter a operação em níveis normais. “Nesse momento, muitos clientes estão sendo obrigados a tomar riscos com a infraestrutura para garantir que o trabalho continue. Outro desafio importante é adaptar a força de trabalho para adoção de ferramentas na base de clientes, ajudando na capacitação, suporte, vídeo, para fazer com que a força de trabalho, que não são pessoas acostumadas com todas essas tecnologias, possam adotar e elevar o nível de produtividade.”

Ele pontua que, tão importante quanto transformar a companhia tecnologicamente para suportar os novos tempos, é preciso que colaboradores e clientes estejam aptos a utilizarem estas ferramentas da melhor forma possível. “A pessoa sofre com o processo de adaptação cultural quando está em home office. Mais do que fornecer licenças, VPN ou acesso, é preciso os clientes a adotarem, usarem e se tornarem produtivos”, completa.

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O tema do IT ForOn Breakouts de amanhã (29) é “Cultura digital: como as empresas se adaptaram rapidamente a um mundo que estava em construção?”. Para assistir, acesse aqui para assistir ao vivo, às 16h, pelo YouTube.

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