Grupo Boticário estima economia de R$ 6 mi em dois anos com adoção de videocolaboração

O Grupo Boticário incorporou ferramentas de videocolaboração a seu dia a dia, em busca de otimização e diminuição de custos e riscos relacionados a viagens de seus profissionais. A tecnologia escolhida é da Polycom.

Atualmente, todos os ambientes de videoconferência do grupo contam com alta disponibilidade padrão 24×7, resultado da implementação de uma solução de videocolaboração no data center em São Paulo redundante ao ambiente existente no data center da sede em São José dos Pinhais (PR).

As demandas começam a ser mensuradas no Grupo Boticário, até mesmo para ter parâmetros concretos dos resultados em produtividade, economia com viagens e redução de emissão de CO².

A equipe de TI fez uma estimativa somente do custo com a parte aérea, no período de 2015 até esse momento em 2017, chegando a um cálculo aproximado de uma economia de R$ 6 milhões. A base para o cálculo estimado foi o exemplo de uma chamada entre Curitiba e São Paulo em que pelo menos uma pessoa teria viajado, gerando tal despesa em dois anos.

Outra avaliação foi um comparativo de quantidade de chamadas de videoconferência entre julho de 2016 ao mesmo mês deste ano que indicou um pouco mais que o dobro de aumento: em julho do ano passado foram realizadas 793 chamadas, enquanto em 2017 o volume foi de 1.702 chamadas no mês.

Demandas

O Grupo Boticário começou a adotar tecnologias de videocolaboraçao em 2010, a partir da primeira demanda vinda da sua área de marketing e da agência de publicidade e propaganda. Com o intuito de evitar deslocamentos das equipes de ambos os lados entre Curitiba e São Paulo, após experimentarem o sistema de vídeo que a agência forneceu, o Grupo teve a indicação da tecnologia Polycom e adquiriu a primeira plataforma de videoconferência para suprir essa demanda.

Ao ter esse primeiro contato com vídeo, a companhia entendeu que era possível implementar a tecnologia expandindo-a para todas as áreas, solicitando à equipe de TI uma solução corporativa. Assim, cinco salas de videoconferência foram instaladas para qualquer colaborador do grupo utilizar, sendo uma delas para a própria área de TI a fim de acompanhar e gerenciar a plataforma e as outras quatro salas para reuniões, todas na sede em Curitiba.

Em 2012, a vídeo colaboração já havia se tornado um hábito gerando a ampliação de cinco para 13 salas.

Benefícios para os negócios

A expansão de salas de videoconferência, comunicação eficaz, alta disponibilidade da solução, aumento de produtividade, agilidade nas ações, facilidade de uso, economia de tempo e de despesas são considerados também principais benefícios obtidos no uso de tecnologia de vídeo colaboração.

As aplicações mais utilizadas nessa plataforma vão desde as reuniões semanais de alinhamento no Grupo para discussão com as equipes sobre o que irá acontecer na semana; reuniões de projeto para definir as propagandas; as de diretoria para tomada de decisão; entre diversos outros tipos.

Tudo isto se passa em um ambiente corporativo que, atualmente, possui 60 salas de videoconferência, sendo 58 delas no Brasil e duas no exterior. Em Portugal para uso do escritório que administra as lojas da marca O Boticário; e na Colômbia para o escritório também de O Boticário.

Já as 58 salas do grupo no Brasil estão distribuídas da seguinte maneira: 04 salas na fábrica em Camaçari (Bahia); 01 sala em São Gonçalo dos Campos (Bahia) no centro de distribuição de produtos; 14 salas de videoconferência no prédio do Corporate Jardim Botânico (sede) em Curitiba onde está a operação de call center e administrativo (diretoria, RH, Jurídico, demais áreas); 22 salas na principal fábrica, a do Paraná em São José dos Pinhais; 13 salas em São Paulo no escritório do prédio Continental no bairro de Vila Olímpia, na capital, onde uma equipe administrativa faz a gestão das marcas Eudora, quem disse, berenice? e The Beauty Box; 01 sala em Registro (SP) no centro de distribuição; 01 sala em Serra (ES) no centro de distribuição e 02 salas em Curitiba sendo uma para o Instituto e Fundação Grupo Boticário de Proteção à Natureza e outra para o Escritório Interbelle.