Ecad investe em solução de videoconferência para promover produtividade e economia

Com o intuito de aumentar a capilaridade, otimizar deslocamentos e melhorar a comunicação interna entre as diversas filiais, o Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad), responsável pelos direitos autorais de execução pública musical, apostou na solução de videoconferência da NetGlobe.

O projeto, implementado há quase um ano, já mostra redução de custos na empresa e aumento de produtividade dos colaboradores. 

A realidade do Ecad é similar à de muitas empresas, com ampla cobertura em todo o Brasil, dividida em várias unidades, espalhadas em larga escala geográfica – são 38 unidades arrecadadoras próprias, localizadas nas principais capitais e regiões do país, 46 escritórios de advocacia terceirizados e 76 agências credenciadas que atuam, especialmente, no interior do Brasil. 

“Com nossa sede no Rio de Janeiro e uma força de trabalho nacional e abrangente, nosso principal desafio era padronizar processos, garantir informações unificadas e reduzir custos constantes de deslocamento”, lembra José Pires, gerente executivo de TI e planejamento estratégico.

Após análise do cenário, foi diagnosticado que a tecnologia de videoconferência teria grande contribuição para o projeto do Ecad. A solução adotada no projeto foi o vNOC Integration, da NetGlobe, uma plataforma baseada em nuvem, e com recursos avançados de segurança, integração e múltiplas plataformas. A solução conta com um time de atendimento trilíngue e 24×7, para cuidar de todo o gerenciamento, agendamento e conexão do ambiente de vídeo da empresa.

Todo o projeto foi gerido por um time interno da NetGlobe, que mobilizou uma equipe de especialistas para ativarem os equipamentos de videoconferência presencialmente nas localidades, habilitando-os na estrutura em nuvem. Após a implementação, realizada em 45 dias, um plano de treinamento e o desenho do processo de atendimento foram montados e, atualmente, a NetGlobe opera a rotina da solução.

Atualmente o Ecad possui dez pontos estratégicos com telepresença, além de acesso fácil a todos os colaboradores a partir de qualquer computador ou smartphone, com a mesma qualidade. “Tivemos a preocupação de criar pontos para garantir o alto padrão e também disponibilizar acesso para usuários móveis que interoperabilizam com salas e criam ambientes altamente colaborativos, de qualquer lugar” afirma Renato Batista, fundador e CEO da NetGlobe.

Parceria estratégica
A solução é utilizada hoje com frequência para reuniões gerenciais, treinamentos dos times Ecad em todo o Brasil e, inclusive, para entrevistas de processo seletivo. Com a flexibilidade da solução implantada, é possível ainda estender os benefícios aos clientes e aos autores associados. 

Como a contratação é por meio de um serviço de pagamento mensal, o Ecad não precisou investir na compra de equipamentos e, assim, já contabilizam os ganhos logo no primeiro mês.“Há tempos estudávamos implementar uma solução de videoconferência, mas não cabia no nosso orçamento. O vNOC Integration oferece um custo viável, com um investimento que já se pagou”, avalia o gerente de qualidade de serviços de TI do ECAD, Marcos Eboli. 

Os relatórios mostram uma redução bastante significativa de distâncias percorridas, horas de viagem, gastos atrelados a elas e ainda toneladas de CO2.

Foi criado internamente um processo para que fosse possível entregar ao usuário final uma solução com alto grau de qualidade de rede, segurança da informação e monitoramento, para garantir imagem e som nítidos e claros, umas das principais preocupações apontadas pelo Ecad. 

Com uma interface fácil e intuitiva, a solução tem grande adesão entre os funcionários e utilização abrangente, como o escritório de Brasília, que hoje faz a gestão do escritório de Belém, graças à videoconferência.

Além dos ganhos financeiros, o gerente destaca como um dos principais benefícios a agilidade na troca de informações. “Não é só uma questão de distância e tempo, melhoramos a qualidade das informações e nossa comunicação interna. Como temos mais contato entre as pessoas, as taxas de erro foram reduzidas e incrementamos a qualidade dos serviços”, comemora Eboli.

Para o Ecad, o incremento da arrecadação está diretamente relacionado ao seu investimento em tecnologia. “A TI, quando alinhada ao negócio, reflete em números. O uso da telepresença resultou na aproximação das equipes, mesmo que geograficamente distribuídas, o que impacta positivamente no nosso cotidiano e nos nossos resultados”, considera o gerente.

Com a boa experiência, o trabalho não termina por aí e o novo desafio será estender os benefícios da solução para ambientes digitais, como o portal da empresa e estratégias de comunicação com o público externo do Ecad. 

O CEO da NetGlobe, Renato Batista, adianta que agora o projeto continua em pleno desenvolvimento, com um conjunto de passos que estão sendo trabalhados após a primeira etapa. “O ECAD atingiu sua primeira meta rapidamente e agora seguimos em parceria para conectar ainda mais pessoas”, finaliza.