Do papel à nuvem: como a DocuSign se tornou líder em assinatura eletrônica

Gustavo Brant, country manager da DocuSign no Brasil, lembra de um divisor de águas no que viria a ser o potencial e habilitador da transformação digital das organizações, hoje inerente à sobrevivência dos negócios. Eram os primeiros anos da operação local da DocuSign no Brasil e um dos grandes clientes da companhia especializada em assinatura eletrônica questionava a viabilidade do negócio para toda a representatividade dos clientes da seguradora em questão. Sem um celular em mãos, como clientes iriam concordar com um documento digital? O questionamento que já foi central a todo negócio que busca a digitalização foi respondido de forma quase empírica quando Brant se deparou com a realidade brasileira dentro da própria casa: o dispositivo móvel caminhava para ser a principal interface digital da maioria dos brasileiros e, hoje, o número de smartphones em uso já supera o número total da população no País, colocando dois aparelhos para cada habitante. “É gratificante”, diz ele em entrevista ao IT Forum. “A gente não revolucionou apenas com a redução de custo”, diz ele sobre o corte nas despesas com papéis, logística e transporte de documentos. “Desburocratizamos e agilizamos em processos de todas as partes”, acrescenta.

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A DocuSign está entre as empresas globais que tem visto seu crescimento saltar na esteira da digitalização das companhias nos últimos anos. Os números divulgados recentemente para o mercado sustentam a narrativa. No início de dezembro, a empresa anunciou os resultados financeiros relacionados ao terceiro trimestre de 2020: um aumento de 63% no faturamento da marca em comparação ao ano anterior. Entre agosto e outubro, foram faturados US$ 440,4 milhões contra os US$ 269,4 milhões apresentados no mesmo período do ano passado.

Fundada em 2003 e com sede em São Francisco, Califórnia, a companhia caminhou para se tornar líder em tecnologia de assinatura eletrônica. Se na superfície, a companhia parece ofertar serviços que simplificam o acordo de documentos pela via digital, nos bastidores reside uma complexidade muito maior para entregar sua plataforma de Agreement Cloud. Desde o armazenamento a criptografia dos documentos, a DocuSign se posiciona, diz Brant, no “360º em volta do acordo”. “A ideia é cuidar desde o antes e preparar o documento e ser o guardião de todo o workflow [do processo], que garante que a pessoa preencha todos os campos antes de assinar”, explica. O tratamento, gestão e análise dos documentos também fica a cargo da DocuSign. “Imagine em um momento como esse, com a pandemia, você é dono de um shopping e precisa entender todas as variações de acordo com os mais diversos lojistas para entender qual é o seu passivo”, exemplifica. “Se você não tem um arcabouço desse, essa inteligência do que pode aplicar em todos os contratos assinados, vira um trabalho insano. E isso que estou falando do mundo eletrônico, se for no papel é pior ainda. Imagina ter de abrir todas as caixas e olhar todas as variações de acordo para entender como negociar com cada um dos lojistas”.

Do papel à nuvem

Um dos grandes trunfos da DocuSign foi conseguir um substituto legal para dar a garantia sobre acordos feitos de forma tradicional. “A erradicação do papel, essa verdadeira transformação digital, tem sido uma máxima dentro das empresas”, sinaliza Brant ao falar do valor que a companhia entrega para tirar de cena a tinta sobre o papel. Diferentes formatos de arquivos podem também ser acordados, de documentos por extenso a planilhas e imagens, com autenticação por assinatura e dispositivo de onde os mesmos são assinados.

Para além dos custos diretos com a impressão e o papel, outro efeito colateral é a redução dos custos com o transporte e armazenamento de documentos. Soma-se a isso, explica Brant, a redução do retrabalho que a gestão de documentos físicos exige das equipes e, claro, os ganhos de negócio.

Um dos clientes da companhia no Brasil é a Caixa Seguradora. Antes de adotar a DocuSign, a emissão de novos contratos de seguros de vida da estatal se deparava com algumas burocracias no dia a dia. As equipes das agências da seguradora tinham que recolher as assinaturas dos clientes e enviar os documentos assinados por malote. A logística da entrega levava mais de uma semana. Soma-se a isso, possíveis extravios. Esse intervalo de tempo acabava contribuindo para clientes desistirem dos contratos. Segundo Brant, a Caixa Seguradora passou a evitar perdas de R$ 30 milhões por ano com a adoção das ferramentas da DocuSign. Outro grande cliente é a CVC. Com a adoção da assinatura eletrônica, com contratos assinados via e-mail, a operadora de turismo conseguiu economizar mais de 50 milhões de folhas de papel por ano.

Clientes da companhia, no caso as empresas ou pessoa jurídica, são cobrados por transação ou o conceito de “envelope”. “Não cobramos por assinatura”, esclarece o executivo. “Entendemos que quanto mais assinaturas tem um documento, mais validade este tem. Então, não queremos inibir o cliente de colocar quantas assinaturas ele quiser”, complementa. Já o conceito de envelope cobre a possibilidade de o cliente incluir diferentes tipos de documento em uma mesma transação para serem assinados.

LGPD e aquisições

Há nas regulamentações de proteção de dados mundo afora outro fator de crescimento para empresas como a DocuSign. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor em setembro de 2020 e, entre suas funções está a responsabilização das empresas pelo cuidado e tratamento dos dados de seus clientes. “As pessoas hoje estão muito preocupadas com a LGD e se perguntam se sairá do controle ao ser digital, ao estar na cloud”, questiona ao comparar a conformidade das plataformas digitais com os métodos tradicionais de transporte de documentos, indicando a nuvem como opção mais segura. “Segurança da informação é um pilar estratégico e crucial”, pontua. Por ter operação global, a companhia já havia adiantado seus planos de conformidade para atender a GDPR europeia e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA).

Em 2020, a DocuSign também ganhou a atenção do mercado ao ir às compras. Em julho deste ano, anunciou a aquisição da Liveoak Technologies por aproximadamente US$ 38 milhões. A startup desenvolveu uma plataforma que reúne recursos de videoconferência, compartilhamento de tela e captura de dados para endossar assinaturas eletrônicas. Antes disso, em fevereiro, revelou ter comprado a Seal Software por US$ 188 milhões depois de ter investido, em 2019, US$ 15 milhões na startup que oferece ferramentas para gerenciamento de contratos, analytics, discovery e serviços de extração de dados.

Na visão de Brant, as aquisições são um caminho natural. “Há algum tempo, a DocuSign era muito vista como uma empresa focada na assinatura propriamente dita. Ela quebrou isso e foi para o conceito da plataforma, de colher todos os momentos, fases e etapas do acordo”, sinaliza.

No Brasil, a operação da DocuSign teve início também com uma aquisição. A empresa adquiriu a brasileira Comprova, especializada, então, em certificados digitais. O Brasil, diz Brant, é central para a operação da empresa na América Latina. Até fevereiro de 2021, a expectativa, segundo o executivo, é que a DocuSign tenha cobertura de 100% no território nacional. A empresa conta com operação em centros estratégicos no Sul e Sudeste. “A gente não quer vender de São Paulo para Nordeste”, exemplifica. “Queremos vender do Nordeste para Nordeste. E a gente começa a desenhar agora também de forma física e presencial o crescimento para a América Latina, o mercado de língua espanhola. E essa expansão se dá a partir do Brasil”, conclui.