Como evitar que as reuniões sejam apenas um mal necessário

Uma das reclamações mais comuns dos executivos diz respeito à falta de tempo. Isso porque, muitas horas de trabalho são consumidas por questões consideradas pouco produtivas, como reuniões intermináveis e que não chegam a um resultado satisfatório.

“Reuniões costumam ser  mal administradas. E algo que não podemos fazer é recuperar o tempo perdido em uma reunião ruim”, diz Joseph Allen, diretor do Center for Meeting Effectiveness da Universidade de Nebraska, nos Estados Unidos. “É normativo em nossa cultura ter empatia com as pessoas quando elas têm reuniões … A conversa no cafezinho é frequentemente dominada por pessoas reclamando de uma reunião, coisas que aconteceram na reunião, tempo desperdiçado em reuniões e assim por diante.”

Inspirado por sua própria frustração com as reuniões que dominaram seu dia de trabalho, Allen e uma equipe de pesquisadores mergulharam em quase 200 estudos científicos sobre reuniões e os vários fatores que determinam seu sucesso. No artigo resultante, publicado na revista “Current Directions em Psychological Science” , eles destacaram algumas descobertas importantes.

A principal? Com alguns ajustes estratégicos, e com o líder certo, é possível ter uma reunião que as pessoas apreciem em vez de sofrer.

Aqui está o que você precisa fazer antes, durante e depois de uma reunião para torná-la um pouco menos doloroso – e talvez até mesmo um case de uso produtivo do tempo para todos os envolvidos.

Primeiro, certifique-se de que você tenha uma meta clara – que só pode ser alcançada juntando pessoas – para identificar os participantes e prepará-los para uma conversa focada. A lista de convidados  é importante, diz Allen: “As reuniões mais produtivas têm apenas cinco a oito participantes, um tamanho de grupo que incentiva a participação e a discussão acionável”.

Embora possa parecer óbvio, também é importante identificar o líder da reunião, uma vez que a pessoa que envia o convite pode não ser a pessoa que está realmente convocando a reunião; sem transparência sobre quem está planejando as coisas, fica mais difícil para os funcionários fazer perguntas que possam surgir à medida que se preparam.

Theresa Ward , uma consultora de produtividade na região de Atlanta, recomenda que o líder da reunião mude de vez em quando para evitar que as reuniões se tornem aborrecidas. “Se sua equipe tiver vários colegas, tente rotacionar a responsabilidade, diz ela.

Uma vez que o líder esteja claro, o objetivo e a agenda devem estar claros também.

Para o engenheiro aposentado da NASA (Agência Espacial Americana) e especialista em produtividade no trabalho, Matthew Cornell, os gestores precisam estar atentos à forma de condução das reuniões se quiserem transformá-las em algo relevante. E determinar a agenda e o objetivo de qualquer encontro que envolva outros profissionais são tarefas indispensáveis. “Antes de tudo avalie se o objetivo não pode ser resolvido de formas alternativas, como um memorando, uma conversa particular, uma ligação ou um e-mail”, diz ele.

Idealmente, quem estiver no comando deve redigir uma agenda com as prioridades da reunião e distribuí-la aos participantes com pelo menos 24 horas de antecedência, para garantir que os participantes saibam o objetivo final e possam trazer seus pensamentos para a mesa. Ward sugere adicionar horas a cada item da agenda, para transmitir a expectativa de que a reunião não passará do período alocado. E lembre-se: uma boa reunião deve prever alguns minutos finais para resumir o que foi discutido, criar um plano de ação, revisar as decisões e montar um cronograma de ações.

Importante: comece a reunião no horário marcado. Allen diz que, embora possa não parecer um grande problema começar alguns minutos atrasado, isso provavelmente tornará a reunião menos proveitosa – e deixará os participantes mais ressentidos. “Respeite o tempo das pessoas começando na hora certa, terminando na hora certa e sendo cortês com o tempo das pessoas na reunião”, diz ele. “Nada desperta mais criatividade e esforço do que o respeito pelos recursos finitos, como o tempo”.

Depois de começar, considere pedir que as pessoas descartem qualquer tecnologia, para evitar distrações e manter as coisas funcionando sem problemas. Funcionários focados em laser poderão acompanhar a conversa e fornecer feedback quando solicitado.

Encontre maneiras de encorajar o compartilhamento de ideias. “Dê às pessoas a oportunidade de participar e expôr suas opiniões. Mas estabeleça limites”. diz Axtell.  Um espaço seguro é necessário para que os participantes falem, mas pode rapidamente se transformar em uma sessão de reclamação. Líderes precisam deixar os funcionários saberem que, antes de falarem, devem considerar se o que eles estão prestes a dizer agregará valor. É aqui que uma agenda e comentários preparados com antecedência são úteis. “E não discorde, a menos que você precise discordar”, diz Axtell.

Finalmente, aprenda a identificar quando terminar a reunião – uma habilidade adquirida, mas necessária. Se você passou pela agenda, sinta-se à vontade para encerrar, mesmo que seja um pouco cedo. Há um momento em que a conversa atinge o pico e o grupo deixa de gerar novo valor.

Após o encontro, deve-se criar um documento – compartilhado com todos os participantes – com tudo o que foi definido. Assim cada um vai ter certeza do que precisa fazer a seguir.

Allen e sua equipe também descobriram que os líderes de reuniões mais eficazes coletam feedbacks sobre a qualidade de suas reuniões – um caminho fácil para a melhoria que é muitas vezes negligenciado ou evitado.

Nunca subestime o poder de uma boa reunião. Bem concebidas, e bem facilitadas, as reuniões podem estimular a participação, fazer com que as pessoas se sintam ouvidas e, em questões difíceis, também se sintam esperançosas. Boas reuniões  podem melhorar a confiança, o trabalho em equipe e a agilidade.