Como escolher a melhor metodologia de gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto podem ajudar suas organizações a melhorar a forma como implementam os projetos da maneira mais eficaz e eficiente, reduzindo os riscos. Mas isso requer muito mais do que apenas reconhecer prioridades organizacionais. Você precisa ter uma compreensão mais profunda de como cada metodologia de gerenciamento de projetos pode criar o maior impacto positivo – e como cada uma pode inviabilizar a probabilidade de sucesso do projeto em sua organização.

Escolher a metodologia certa de gerenciamento de projetos para sua equipe é o primeiro passo para o sucesso.

Aqui, descrevemos as metodologias de gerenciamento de projetos (PMMs) mais populares hoje, mostrando como avaliar qual é a mais adequada para as suas necessidades.

Uma vez desenvolvido, um processo para avaliar e escolher a metodologia correta de gerenciamento de projetos pode ser documentado e repetido, permitindo que sua organização gaste menos tempo discutindo como estruturar e gerenciar seus projetos e mais tempo para atingir os objetivos e as entregas do projeto.

Metodologias mais populares hoje

Waterfall: Essa tem sido uma metodologia de gerenciamento de projetos mais popular. É de natureza sequencial e é usada em muitos setores, mais comumente no desenvolvimento de software. Compreende fases estáticas (análise de requisitos, projeto, teste, implementação e manutenção) que são executadas em uma ordem específica. Permite um maior controle ao longo de cada fase, mas pode ser altamente inflexível se o escopo de um projeto mudar depois dele já estar em andamento. Oferece um estágio de planejamento mais formal que pode aumentar as chances de antecipar todos os requisitos do projeto, reduzindo a perda de qualquer informação e requisitos importantes nos estágios iniciais.

Agile: O Agile tem uma abordagem significativamente diferente no gerenciamento de projetos. Foi desenvolvido inicialmente para projetos que exigem flexibilidade e velocidade. Para conseguir isso, é composto de ciclos de entrega curtos, também conhecidos como “sprints”. O Agile pode ser mais adequado para projetos que exigem menos controle e mais comunicação em tempo real entre os membros da equipe. Como uma metodologia de gerenciamento de projetos, é altamente interativa, permitindo ajustes rápidos em todo o projeto. É comumente usada em projetos de desenvolvimento de software, em grande parte porque facilita a identificação de problemas rapidamente e permite fazer modificações no início do processo de desenvolvimento, em vez de ter que esperar até que o teste seja concluído. O Agile oferece processos repetitivos, reduz o risco, permite feedback imediato, fornece retorno rápido e reduz a complexidade.

Híbrido: Embora muitas equipes sejam mais favoráveis ​à metodologia Waterfall ou à Agile, os benefícios de ambas as abordagens podem criar uma solução de metodologia de gerenciamento de projetos híbrida, na qual a fase de planejamento e requisitos é realizada sob uma abordagem Waterfall e o design, desenvolvimento e implementação em Agilel.

Critical Path Method: O Método do Caminho Crítico (CPM) é uma metodologia passo a passo usada para projetos com atividades interdependentes. Contém uma lista de atividades e usa uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) e uma linha do tempo para conclusão, bem como dependências, marcos e entregas. Descreve atividades críticas e não-críticas calculando o tempo “mais longo” (no caminho crítico) e “mais curto” (tempo flutuante) para concluir tarefas para determinar quais atividades são críticas e quais não são.

Critical Chain Project Management: O gerenciamento de projetos de cadeia crítica (CCPM) é diferente do CPM, pois se concentra no uso de recursos dentro de um projeto, em vez de atividades de projeto. Para resolver possíveis problemas com recursos, os buffers são integrados para garantir que os projetos estejam no prazo e que a segurança não seja comprometida.

Six Sigma: Six Sigma foi originalmente desenvolvida pela Motorola para eliminar o desperdício e melhorar os processos e lucros. É orientada a dados e possui três componentes principais: DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar), DMADV (definir, medir, analisar, projetar e verificar) e DFSS (Design para Six Sigma). O DFSS pode incluir as opções anteriores, bem como outras, como IDOV (identificar, projetar, otimizar e verificar). O Six Sigma é às vezes debatido como uma metodologia na comunidade de gerenciamento de projetos.

Scrum: O Scrum faz parte do framework Agile e também é de natureza interativa. “Scrum sessions” ou “30-day sprints” são usados ​​para determinar as tarefas priorizadas. Um scrum master é usado como facilitador em vez de um gerente de projeto. Pequenas equipes podem ser reunidas para se concentrarem em tarefas específicas de forma independente e então se encontrarem com o scrum master para avaliar o progresso ou os resultados e priorizar novamente as tarefas acumuladas.

Outros PMMs : Além das metodologias de gerenciamento de projetos mencionadas acima, há outras PMMs a serem considerados, incluindo Event Chain Methodology (ECM), Crystal, Feature Driven Development
(FDD), Dynamic Systems Development (DSDM), Adaptive Software Development, Rational Unified Process (RUP), Lean Development (LD),
Prince2, entre outras.

É importante notar que não existe uma solução ideal para todos os casos, mesmo dentro da mesma organização. A experiência de gerenciamento de projetos entra em cena, e é nesse ponto que o conhecimento de um gerente de projetos sobre os prós e contras de cada metodologia pode ajudar muito as organizações a navegar com êxito em projetos de modo a maximizar o potencial das partes interessadas.

Como avaliar efetivamente as metodologias de gerenciamento de projetos

O processo necessário para avaliar, documentar e selecionar a metodologia correta de gerenciamento de projetos para cada projeto é detalhado, demorado e complexo, mas vale a pena no final (supondo que os PMMs mais adequados tenham sido selecionados).

O Project Management Institute (PMI) desenvolveu um padrão globalmente reconhecido chamado Modelo de Maturidade de Gerenciamento de Projetos Organizacional (OPM3). Isso ajuda as organizações a identificar, medir e melhorar os recursos de gerenciamento de projetos e padronizar processos. Ajuda a solidificar os resultados de projetos bem-sucedidos, determina as melhores práticas e fortalece a conexão entre planejamento estratégico e execução. O OPM3 se concentra na eficácia estratégica organizacional geral e incorpora o gerenciamento de projetos, programas e portfólio. Em 2013, foi reconhecido pelo American National Standards Institute (ANSI) como um padrão nacional americano.

O PMI discute processos de alto nível para adaptar os PMMs que as organizações devem avaliar cuidadosamente e usar para determinar quais metodologias funcionam para vários projetos. As decisões também devem ser baseadas em fatores do Processo de Adaptação da Metodologia do PMI para maximizar os benefícios estratégicos.

Benefícios do OPM3

Pode fazer sentido para o seu negócio adotar o OPM3, uma vez que seu objetivo principal é alcançar um alinhamento estratégico bem-sucedido e os resultados bem-sucedidos do projeto dependem muito desse alinhamento. As organizações precisarão incluir escritórios de gerenciamento de programas corporativos (EPMOs) em sessões de planejamento de alto nível para garantir que as metodologias corretas sejam implantadas para projetos específicos para aumentar a produtividade e a satisfação do cliente, obter uma vantagem competitiva, melhorar o controle de custos e as comunicações e prever o desempenho. Por fim, isso melhorará e agilizará a tomada de decisões, além de apoiar o alinhamento com as metas da empresa.

Devido aos vários pontos fortes e fracos de cada PMM, as organizações podem considerar a adoção de várias metodologias de gerenciamento de projetos com base na natureza única de seus projetos, composição organizacional e objetivos do projeto. De qualquer maneira, as organizações precisam desenvolver melhores práticas padronizadas que podem ser refinadas à medida que vários fatores mudam. Aqui, a chave é descobrir como um projeto específico se alinha aos objetivos de toda a empresa. Uma vez identificados os critérios de sucesso ou falha, fica mais fácil encontrar a metodologia ou metodologias mais adequadas que permitam que sua organização atinja os resultados desejados com eficácia e eficiência.

Principais considerações na escolha de uma metodologia de gerenciamento de projetos

Ao avaliar as metodologias, aqui estão apenas alguns dos inúmeros fatores que devem ser cuidadosamente considerados:

– Objetivos estratégicos organizacionais e valores fundamentais

Principais considerações na escolha de uma metodologia de gerenciamento de projetos

Ao avaliar as metodologias, aqui estão apenas alguns dos inúmeros fatores que devem ser cuidadosamente considerados:

– Objetivos estratégicos organizacionais e valores fundamentais

– Principais impulsionadores de negócios

– Restrições

– Stakeholders

– Riscos

– Complexidade

– Tamanho e custo do projeto

Processo de avaliação da metodologia de gerenciamento de projetos

Depois que os critérios de avaliação tiverem sido incluídos na decisão, você precisará desenvolver um processo para identificar as melhores opções de PMM para o seu projeto específico. Esse processo precisará ser revisto e modificado de tempos em tempos para acompanhar as necessidades em desenvolvimento das empresas e das partes interessadas. Aqui estão alguns passos gerais:

1 . Determinar os impulsionadores do projeto, identificando e avaliando os principais objetivos e prioridades do projeto.

2. Depois de determinar os motivadores, requisitos e metas do projeto, identifique todos os critérios que uma metodologia terá impacto e vice-versa.

3 . Identifique todas as metodologias disponíveis / possíveis que são mais relevantes para o projeto.

4. Gastar tempo comparando e contrastando cada PMM em relação ao projeto.

5. Considere qual metodologia produzirá os melhores resultados e oferecerá o menor risco.

6. Obter feedback e buy-in.

7. Documente a metodologia e a justificativa.

8. Implemente a metodologia.

9. Monitore e modifique conforme necessário.

O que incluir na avaliação da metodologia de gerenciamento de projetos

No desenvolvimento organizacional, bem como nos projetos, esta lista de critérios relevantes de avaliação é aplicável. Quando se trata de selecionar uma metodologia, esses mesmos critérios também devem ser considerados. Eles podem ser divididos em critérios internos e externos, com subcategorias relevantes para cada um.

Embora os maiores fatores de risco provavelmente estejam dentro das capacidades organizacionais e de prontidão, qualquer outro critério mencionado anteriormente pode criar problemas significativos se eles violarem um requisito fundamental do projeto.

Como mencionado, os PMMs definitivamente não são de tamanho único, mesmo dentro da mesma empresa, tipo de projeto ou setor. Em uma situação, uma metodologia específica pode funcionar melhor e, em outra, pode ser mais adequado usar uma metodologia de gerenciamento de projetos diferente ou até mesmo uma abordagem híbrida. É improvável que a mesma metodologia funcione na mesma organização em todos os projetos. Uma prática recomendada é desenvolver e implementar um processo de avaliação de metodologia (MAP) simplificado para determinar a melhor abordagem para cada projeto. Tenha em mente que esse processo pode exigir reavaliação e modificações à medida que os fatores de negócios forem mudando.