Com AI e analytics, Aché Laboratórios leva autonomia a diferentes áreas

Quando se investiga o nível de maturidade das indústrias frente à transformação digital, a indústria farmacêutica é uma das que mais se encontram em atraso. Segundo levantamento de 2017 da Mckinsey & Company, o setor está atrás até mesmo de outros altamente regulamentados, como é o caso dos bancos e das seguradoras. Mas há casos de companhias que tiveram sucesso ao implementar projetos de digitalização e conseguiram inovar mesmo em uma indústria tradicional e burocrática. É o caso do Aché Laboratórios Farmacêuticos, que vem acumulando projetos liderados pelo departamento de tecnologia no Brasil.

Um dos mais recentes é a plataforma I.S.A, sigla para Intelligence, Smart e Analytics. Resultado do esforço de uma equipe multidisciplinar, que inclui as áreas de Marketing, Inteligência de Mercado e TI, o projeto conseguiu aumentar a eficiência da operação e deu mais visibilidade às diferentes áreas de negócios. No ano passado, a empresa foi reconhecida pelo prêmio 100+ Inovadoras no Uso de TI, realizado pela IT Mídia, na categoria Indústria Farmacêutica com o projeto “Cuidados pela Vida” e neste ano retorna ao ranking com o I.S.A, na mesma categoria.

Exclusivo do Aché Laboratórios, o projeto e foi desenvolvido para reunir todos os dados da empresa e do mercado em um único ambiente, de forma segura, prática e ágil. Isso significa que todas as áreas com acesso à plataforma conseguem recorrer aos dados para fazer suas análises de onde estiverem. “Otimizamos o tempo e a-qualidade do trabalho”, resume Eduardo Kondo, gerente-executivo de TI do Aché Laboratórios Farmacêuticos.

Planilhas são coisas do passado

Desde 2009, o Laboratório utilizava planilhas para armazenar e controlar seus dados, incluindo informações cruciais para as áreas de Marketing, Planejamento Estratégico e Comercial. No entanto, os dados ficavam dispersos e cada colaborador tinha sua informação e, consequentemente, leitura daquele dado. Em tempos em que a vantagem competitiva se dá também na forma como as empresas conseguem agilizar suas demandas internas e as tomadas de decisão, preencher planilhas soava como um contrassenso.

O I.S.A. teve sua primeira parte entregue no final de 2017, começando pela área de Marketing, voltada para a prescrição. O time de vendas também foi um dos que mais se beneficaram do uso da plataforma. A área sempre teve indicadores muito bem definidos para medir, por exemplo, o número de visitas dos representantes da empresa aos médicos, os dados de prescrições e números de demanda dos produtos. Reunir todos esses dados para acompanhamento mensal sempre consumiu muito tempo, tanto para levantar a informação, quanto para analisá-la. Kondo lembra que os representantes e gerentes distritais do Laboratório passavam de dois a três dias fechando balanços e montando apresentações em Power Point para apresentar seus resultados e indicadores – todos por região e período.

A combinação de alto volume de dados, a necessidade de acesso às mesmas informações e capacidade de consolidá-las reforçou a importância de automatizar os processos. Foi, então, que o Aché Laboratórios decidiu adotar uma solução de Business Intelligence (BI). Kondo lembra que antes do I.S.A. era possível apenas gerenciar informações – e nem sempre da forma mais assertiva e eficaz possível. Hoje, a empresa consegue utilizar todo o potencial da informação para incrementar seus negócios.

Todos na mesma página

Um dos grandes desafios foi desenvolver uma solução que atendesse a todas as plantas do Laboratório Aché nos países no qual existe a atuação da marca. Ao mesmo tempo, lidar com a complexidade de integrar vários sistemas legados e ferramentas administrativas da companhia. Segundo Kondo, a preocupação desde o início foi criar uma plataforma simples e fácil de usar por todas as áreas. A solução de Business Intelligence escolhida integra soluções baseadas em nuvem e on premise e atende às crescentes necessidades, desde relatórios e análises visuais self-service a análises guiadas, incorporadas e personalizadas. Além disso, o projeto conta com APIs abertas que permitem integrar com outras tecnologias, o que potencializa a consolidação de informações.

Dar acesso a uma plataforma a diferentes equipes pode ser um prenúncio nebuloso se as empresas não fizerem direito a lição de casa no que diz respeito à segurança. Kondo explica que no I.S.A, todos os relatórios são criptografados para garantir distribuição segura de dados por diferentes canais, como no caso dos e-mails. Isso quer dizer que cada colaborador tem acesso apenas às informações de sua área e de setores correlacionados, capazes de impactar suas ações. Soma-se a isso o fato de a plataforma garantir que as informações coletadas pelos funcionários estejam dentro de casa sempre, alocadas em uma base de dados que não pode ser excluída.

“Não é só um projeto de Business Intelligence. É um projeto de gestão de conhecimento”, defende Kondo. “As informações nao ficam mais na cabeça das pessoas, dos gestores comercias, de finanças, ficam dentro de casa. E segundo, com a quantidade de informações na indústria farmacêutica, não temos mais data lake, é um marketplace de informações. Vamos buscar informações em uma série de pontos”, complementa.

Outro efeito colateral do projeto foi o que Kondo chama de “alfabetização” da empresa. As áreas de negócio utilizam a plataforma de uma forma muito fácil e acabam alfabetizando toda a empresa sobre o I.S.A. Uma vez que falamos de um sistema de dados integrado, o projeto pode escalar ainda para outras áreas de negócios do Aché Laboratórios. “É um projeto vivo, que vai abrindo os horizontes das entregas”, resume o gerente-executivo de TI. “Sempre tivemos a convicção de se tratar de um projeto de longo prazo, que nunca termina. E a gente vai evoluindo junto”, conclui Kondo.

Finalistas da categoria Indústria Farmacêutica

1º Aché Laboratórios Farmacêuticos – Eduardo Kondo, gerente-executivo de TI
2º Sanofi – Mauricio Vieira, diretor de TI
3º Abbott Rapid Diagnostics – Ivo Bernard, IT Head Latam