Certisign garante gestão segura de mais 11 mil documentos com tecnologia Totvs
Com mais de 1 mil colaboradores no Brasil, a Certisign buscava uma solução para integrar seus funcionários e manter um repositório único e seguro de documentos. A empresa de certificação digital encontrou no Fluig, plataforma de processos, documentos e identidade da Totvs a solução adequada para sua necessidade.
Giovanni Antônio Rodrigues, gerente de sistemas corporativos da Certisign, lembra que a companhia estava em busca de uma tecnologia para substituir duas ferramentas obsoletas: a intranet e um serviço de gestão de documentos. “O Fluig, que batizamos de Conecta Certisign, estava em linha com essas duas demandas”, conta.
A plataforma, diz, permitiu maior colaboração e aproximação dos funcionários, em especial os 160 que ficam nas filiais e parceiros, em diferentes estados brasileiros.
Atualmente, a Certisign mantém 11.677 documentos na base do Fluig dentro de 2.598 pastas e registra mais de 1 milhão de de interações dos usuários desde o lançamento do portal em abril de 2014.
No Conecta foram criadas diversas comunidades, de acordo com o interesse de determinadas áreas da empresa como a de Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC) e de Manutenção. Com a plataforma foi possível desenvolver e disponibilizar materiais e conteúdos de interesse comum, incentivando a colaboração.
Ao entrar no Fluig e indicar qual tipo de documento o usuário quer criar, ele recebe do sistema as instruções da forma correta de se proceder. Feito isso, basta anexar a documentação na própria ferramenta, que a encaminhará para a área de qualidade aprovar e enviar ao gestor responsável.
De acordo com Rodrigues, o SAC é uma das áreas que mais acessam a plataforma para consulta e esclarecimento de dúvidas. O setor de Qualidade também é usuário recorrente do sistema, já que eles são responsáveis pela gestão dos documentos.
O executivo relata que não houve desafio tecnológico na migração para a ferramenta. O maior deles, no entanto, foi garantir o engajamento dos colaboradores para ampliar o uso da ferramenta. A Certisign então fez uma campanha interna com móbiles pela empresa para divulgar a plataforma e trabalhou na conscientização com a publicação de um Manual de Conduta e Ética.
Como próximo passo, Rodrigues adianta que a Certisign passará a usar certificação digital para acessar a ferramenta, que hoje solicita login e senha. “Isso levará ainda mais segurança para o acesso a gestão de documentos. Além disso, todos os documentos serão assinados via certificação digital”, finaliza.
