8 chaves para uma estratégia de BI bem-sucedida

O sucesso do BI requer mais do que apenas uma plataforma de tecnologia forte. É preciso foco em processos e pessoal

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9:56 am - 21 de fevereiro de 2022

Brian Jackson, CIO da Texas Tech Credit Union, quer aumentar a quantidade de dados usados pelos funcionários para tomar decisões. Como tal, Jackson continua a ajustar a estratégia de business intelligence (BI) da organização, lançada em 2014 com sua implementação inicial de ferramentas de BI.

Nos oito anos seguintes, Jackson trabalhou com seus colegas executivos para amadurecer o programa. Eles atualizaram para uma nova plataforma de BI da fabricante de software Domo, treinaram mais funcionários na ferramenta e desenvolveram um plano para avançar ainda mais no uso de dados e inteligência.

Tais medidas, diz ele, ajudaram a cooperativa de crédito a alavancar os dados com mais frequência e eficiência em toda a organização, observando que um “divisor de águas para nós” tem feito com que os trabalhadores consultem os dados formulando solicitações como perguntas reais de negócios.

Jackson não está sozinho em sua atenção aos dados, já que organizações de todos os tipos priorizam projetos de dados. No entanto, mesmo que as empresas busquem tecnologias avançadas alimentadas por dados, como automação e inteligência artificial, as organizações ainda encontram um valor significativo em programas de BI bem executados.

Uma pesquisa recente com mais de 700 líderes de negócios, realizada pela empresa de tecnologia analítica Unsupervised, descobriu que 71% das empresas implementaram uma estratégia de BI, com o desejo de prever negócios, melhorar a experiência do cliente, obter vantagem competitiva, acelerar a análise de dados e tornar mais decisões baseadas em dados – sendo estas as principais razões para a obtenção de um programa de BI.

E seus investimentos em BI estão dando frutos. De acordo com os dados da pesquisa, 94% viram a receita de sua empresa aumentar após a implementação.

Os entrevistados listaram o aumento da receita, o aumento do volume de vendas, o melhor atendimento ao cliente, o aumento da produtividade e mais novos clientes como os cinco principais benefícios obtidos com o uso de BI. Melhor gerenciamento da cadeia de suprimentos, maior satisfação dos funcionários e maior retenção de clientes foram os três benefícios subsequentes citados.

No entanto, os líderes empresariais também reconheceram os desafios para seus programas de BI. De acordo com a pesquisa, os 10 principais obstáculos para o sucesso do BI incluem problemas relacionados a software, falta de orçamento adequado, falta de treinamento e experiência, falta de estratégia, objetivos estratégicos pouco claros e falta de adoção em toda a empresa.

Essas descobertas mostram, e os comentários de Jackson ilustram, que um programa de BI bem-sucedido envolve mais do que apenas tecnologia. Aqui estão 8 elementos essenciais que podem ajudar a superar esses desafios para criar uma estratégia de BI bem-sucedida.

1. Considere sua infraestrutura existente ao selecionar uma ferramenta de BI

Ashley Fitzgerald, Diretora Sênior de Ciência e Análise de Dados da Appnovation, uma consultoria digital, já trabalhou com um cliente que comprou um pacote de BI multimilionário que não conseguia se conectar aos bancos de dados da empresa, mesmo por meio de APIs.

Em vez disso, a empresa teve que construir ferramentas de integração para permitir o fluxo de dados. Essencialmente, Fitzgerald diz: “Tivemos que construir uma ferramenta em cima da ferramenta que eles compraram”.

Essa tecnologia extra acrescentou custo e complexidade desnecessários ao produto, o que poderia ter sido evitado com mais atenção à infraestrutura existente, aos softwares de BI disponíveis, às limitações de cada um e como isso afetaria a implantação, acrescenta.

Jackson concorda, dizendo que a cooperativa de crédito já teve um aplicativo de BI que era difícil de escalar e exigia habilidades técnicas especializadas difíceis de encontrar. Então, quando a organização procurou uma nova solução, “encontrar a melhor solução que poderíamos alavancar com a infraestrutura existente que tínhamos era nossa prioridade”.

2. Considere seus objetivos de negócios ao selecionar ferramentas de BI

Os requisitos de infraestrutura de TI não devem ser o único requisito que influencia a seleção de ferramentas de BI, diz Sri Manchala, CEO da Trianz, uma empresa de gerenciamento de serviços de TI. O CIO e a equipe de compras de TI devem questionar os funcionários que usarão o software para entender que tipo de perguntas eles estão procurando responder e como desejam receber respostas para essas perguntas.

“Gaste tempo suficiente com a empresa para entender quais são suas prioridades, que tipo de insights e visualizações eles estão procurando”, diz ele. “Deixe que a empresa descreva o que eles querem, e então [a TI] pode descobrir como entregar isso”.

Essas informações ajudarão a identificar quais armazenamentos de dados a empresa precisará para suas necessidades de BI, quais tipos de interface podem ser mais úteis para os usuários e quais recursos e funções atenderiam melhor às necessidades de negócios.

“É menos sobre a tecnologia e mais sobre os negócios, os dados que eles têm e como eles interagem com eles. Trata-se de criar uma cultura centrada em dados, para poder fornecer esses insights aos usuários finais para contar a história dessa organização”, diz Steve Tycast, Diretor Sênior de Dados e Análises da AIM Consulting.

3. Traga a devida diligência para o processo de aquisição

Até certo ponto, as ferramentas de BI tornaram-se produtos de commodities, diz Chris Herman, Analista Sênior e Especialista em Contratação da Swingtide, uma empresa de consultoria de gerenciamento e TI. Isso pode aliviar um pouco a pressão do processo de seleção e aquisição, diz ele, porque “quando tudo no mercado vai razoavelmente bem, você não corre o risco de um desastre completo”.

Mas quando CIOs e equipes de compras tomam atalhos no processo de contratação por causa disso, eles podem ficar com um produto que não atenderá às expectativas dos negócios.

“Eles implementam um acordo de variedade com base na demonstração e, como resultado, correm o risco de não obter uma experiência ideal”, explica Herman.

Em vez disso, ele lembra as empresas a serem tão diligentes na contratação de seus sistemas de BI quanto nos aplicativos principais, com solicitações de propostas competitivas, acordos de nível de serviço detalhados e resultados claros.

4. Cultive uma cultura que confie nos dados

As organizações que desejam que os dados realmente informem as decisões precisam cultivar uma cultura que abrace essa visão e construir uma infraestrutura que a suporte, diz Sanjay Srivastava, Diretor Digital da empresa de serviços de transformação de negócios Genpact.

Os líderes empresariais devem disponibilizar os dados certos – essa única versão da verdade. Em seguida, eles devem demonstrar aos usuários de negócios que podem confiar nos dados e, portanto, nas respostas produzidas por suas ferramentas de inteligência de negócios.

“Ter essa verdade e confiança nos dados é supercrítico”, diz Srivastava.

E eles precisam demonstrar o valor que os dados trazem, modelando como usar o BI para as necessidades diárias de negócios.

“Há um pouco de cima para baixo”, observa ele. “Mas há a parte de baixo para cima também. Se alguém diz: ‘Simplesmente não parece certo’, você não pode dizer: ‘Confie em mim’. Você tem que expor, mostrar a história, de onde vieram os dados. Essa linhagem é o que leva você a essa confiança”.

5. Não negligencie o gerenciamento de mudanças e o treinamento

Da mesma forma, os líderes empresariais que desejam otimizar o valor de suas iniciativas de BI precisam incorporar o gerenciamento de mudanças em suas estratégias e incluir treinamento adequado do usuário, diz Fitzgerald.

Isso, porém, nem sempre acontece. “As pessoas geralmente pensam que você liga um interruptor de luz e tem um programa”, diz ela. “Mesmo que você tenha construído a plataforma perfeita com dados limpos, apenas [uma pequena porcentagem] das empresas pensa em treinamento, adoção e otimização”.

Fitzgerald diz que normalmente planeja de três a seis meses de gerenciamento de mudanças e treinamento para garantir que uma ferramenta de BI esteja sendo totalmente utilizada, observando que “precisamos dizer às pessoas o que elas precisam observar para orientar sua tomada de decisão. Analise as atividades do dia-a-dia e diga: ‘Aqui é onde você pode usar a ferramenta’. Estude quais widgets estão sendo usados, quais não são e onde as pessoas ainda acessam o Excel”.

Ela trabalhou com uma empresa de dispositivos médicos que tinha menos de 10% de seus vendedores usando uma plataforma de BI recém-implantada, mas descobriu que os trabalhadores que usavam BI vendiam mais. Os executivos da empresa então mostraram o sucesso desses adotantes iniciais e fizeram com que eles realizassem sessões para ensinar seus colegas como eles também poderiam usar o BI para aumentar o desempenho no trabalho.

“Focamos no que os motivaria – vender mais – e usamos isso para treinar”, diz Fitzgerald, acrescentando que a combinação aumentou rapidamente a taxa de adoção.

6. Democratize os dados, capacite o usuário

“Todos nós sabemos disso: o analytics só é valioso se estiver respondendo às perguntas que você precisa responder”, diz Srivastava. “Você precisa da interseção de requisitos de negócios e necessidades de negócios, e as perguntas que você precisa responder e as perguntas que você nem pensou em fazer”.

Para chegar lá, Srivastava diz que os CIOs devem colocar a capacidade de “explorar e interrogar os dados nas mãos do usuário de negócios”.

Isso significa entregar, por exemplo, funções que permitem aos usuários visualizar dados de forma que facilitem as recomendações ou os levem a novas consultas.

Srivastava diz que se trata da democratização dos dados, que acontece quando os CIOs “criam ferramentas que podem ser usadas não por cientistas de dados, mas por usuários de negócios”.

7. Coloque a governança em sua estratégia de BI

As ferramentas de BI devem levar dados a mais trabalhadores em toda a empresa, uma acessibilidade que pode criar mais visibilidade em tempo real dos negócios, mas também pode criar riscos de privacidade e segurança se não for adequadamente gerenciada com controles.

“O CIO precisa trazer esse kit de ferramentas”, diz Srivastava.

A governança deve abordar a privacidade e a segurança dos dados, bem como a conformidade regulatória.

Mas não deve parar por aí, de acordo com Herman, analista da Swingtide. Ele diz que a governança também deve incluir procedimentos para verificar como as ferramentas de BI estão funcionando ao longo de sua vida útil, para que os CIOs possam identificar os ajustes, melhorias e atualizações necessários.

8. Iterar e avançar

Como tantas outras coisas em TI e negócios em geral, uma estratégia de BI eficaz envolve melhorias iterativas, bem como saltos maiores para usos mais avançados de dados, como análises preditivas e prescritivas.

Uma estratégia de BI eficaz deve refletir isso.

“Os dados são uma jornada e não um destino, portanto, a TI deve continuar desempenhando um papel de suporte estratégico para entender as ferramentas e tecnologias novas e em evolução para oferecer suporte à capacidade dos usuários de negócios de acessar e utilizar os dados”, diz Tycast.

Kateryna Dubrova, Analista de Pesquisa da ABI Research, concorda, enfatizando que o programa de BI deve ser capaz de mudar junto com as prioridades de transformação.

“A melhor abordagem para BI é aquela iterativa, que também leva à expansão à medida que as unidades de negócios escolhem onde ou se o BI atende às suas necessidades”, diz ela. “A estratégia deve ser considerada como um processo dinâmico e imparável que pode tomar qualquer decisão futura nos negócios ou no ambiente”.

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