7 passos para liderar o time remoto pela primeira vez

Liderar pessoas é difícil e, remotamente, é mais difícil ainda. Mas, como tudo na vida, é só uma questão de prática. Basta saber o que fazer, aplicar no dia a dia e os resultados vêm.

Se você está tendo que liderar pessoas, remotamente, do dia para noite, não se sinta só. Muitas pessoas em posição de liderança se viram obrigadas a fazer o mesmo. Como nós devemos ter, no melhor dos cenários, mais algumas semanas, ou, no mais realista, mais alguns meses de isolamento, é importante aprender como navegar nesse oceano desconhecido.

A boa notícia é que, mesmo antes da crise do Covid-19, o trabalho remoto já vinha ganhando bastante força a, pelo menos, uma década. Por isso, existem boas práticas consolidadas e bastante material sobre o assunto.

Passo 1: Antes de tudo, crie processos de comunicação

A primeira e maior diferença da gestão presencial para a remota é a forma de comunicação. Ao contrário do escritório em que você pode ir à mesa de todo mundo e bater um papo, no trabalho remoto a comunicação é muito mais difícil.

Por isso, você precisa criar processos para que a sua equipe e você consigam se comunicar eficientemente. O importante é criá-los e ir melhorando com o tempo.

Outra diferença central do escritório para o home office é que enquanto no primeiro a comunicação é principalmente oral, no segundo ela é primordialmente escrita. Isso aumenta ainda mais a importância dos processos, pois as pessoas precisam saber onde ler e onde escrever o que precisam.

Para isso, comece definindo canais. Ou seja, o que deve ser falado em cada lugar. Fazendo isso, você alinha com sua equipe onde cada tipo de comunicação está e facilita que se encontre a informação certa na hora certa.

Passo 2: Saiba filtrar as mil mensagens do dia a dia

Como líder de um time remoto, você vai receber várias mensagens, e-mails, documentos etc.

Para não se perder, é importante que você tenha um método para lidar com todo esse volume de informação. Que tipo de mensagem você responde primeiro? Em caso de emergência, por onde eles devem te contatar? Qual o tempo máximo de resposta que você demora?

Qual vai ser esse método varia do seu time, do seu negócio e da sua personalidade, entretanto ele precisa existir e sua equipe precisa saber como ele funciona. Assim, eles sabem o que esperar de quando entram em contato com você.

Passo 3: Confie na sua equipe e demonstre interesse

Com trabalho remoto, você não vai conseguir micro gerenciar seu time nem que você queira. Por isso, você precisa confiar que eles vão dar o seu melhor e fazer a coisa certa.

Eventualmente, erros vão acontecer, mas eles fazem parte do processo de aprendizagem. Nenhuma grande empresa chegou aonde chegou sem milhares de erros. O importante é ser capaz de aprender com eles.

Para ajudá-los nesse processo, é ideal que você tenha uma reunião 1:1 conhecida como one a one, de mais ou menos 30 minutos no início da semana com cada pessoa do time. Essa reunião funciona muito bem se cada pessoa enviar de três a quatro prioridades da semana para liderança, e de antemão.

Assim, você conseguirá alinhar prioridades, apontar caminhos, ajudar com problemas e estar perto e ciente do que todo mundo está fazendo.

Passo 4: Dê e peça muitos feedbacks

É muito difícil acertar qualquer coisa de primeira. Por isso, é importante que você pergunte sempre para seu time o que está funcionando e o que não está nos novos processos e interações.

A partir dos inputs, você poder ir aperfeiçoando tudo. Porém, a menos que sua empresa tenha uma cultura muito forte de feedbacks, é difícil que seus liderados te deem esses insights sem um pedido. Por isso, é central que você peça por eles, seja por e-mail ou aplicativo de mensagens.

Se por um lado é importante que você peça muitos feedbacks, por outro, também é que você os dê. Sempre que você observar algo que poderia ser melhor ou que está ótimo, não perca a oportunidade de dar feedbacks positivos ou construtivos.

Assim, você reforça o que está bom e ajuda a mudar o que não está.

Passo 5: Tenha conversas difíceis rapidamente

Se em geral já é importante corrigir rotas equivocadas o mais rápido possível, no trabalho remoto isso é ainda mais importante. Você precisa garantir que todo mundo sempre esteja na mesma página e, caso haja algo que precisa ser transformado ou corrigido, fale com a pessoa o mais rapidamente possível.

O melhor jeito de fazer isso é por videoconferência com um software da sua preferência. Dessa forma, vocês conseguem falar e se ver e a comunicação fica menos fria e impessoal.

Passo 6: Tenha MUITA empatia e cuidado com as palavras

Na linguagem oral, existe uma série de elementos não-verbais que ajudam a que outras pessoas nos entendam de forma mais clara. O tom de voz, nossa postura, a linguagem corporal etc. tudo isso ajuda. Na linguagem escrita, não temos nada disso.

Então, precisamos pensar bem antes de escrever e garantir que o tom da mensagem está adequado. Por outro lado, precisamos entender que, às vezes, na pressa do dia a dia, a outra pessoa escreveu a mensagem sem pensar e não quis ser grossa, apesar da mensagem eventualmente poder soar assim.

Na dúvida, assuma que a pessoa tem as melhores intenções possíveis e/ou pergunte o que ela quis dizer. Isso evita muitos mal-entendidos. Assim como é bom que você tenha essa atitude com mensagens de outras pessoas, é importante que você pergunte e saiba escutar o que foi interpretado a partir da sua comunicação.

Ficou na dúvida de se soou grosso? Pergunte. Se tiver ficado, peça desculpas.

Passo 7: Crie rituais de time e momentos de socialização

Seu time precisa de contato face a face, porém com a crise do COVID-19 eles não vão acontecer tão cedo. Para suprir essa necessidade, que tal criar rituais de time com ajuda de videoconferências nos quais todo mundo possa conversar?

Com esses sete passos, tenho certeza que você vai conseguir dar o pontapé inicial na liderança remota muito bem. Ela é mais fácil do que parece e, com a prática, você pega o jeito.

* Francisco Homem de Melo é fundador da Qulture.Rocks, software de gestão de desempenho. Especialista e estudioso em cultura organizacional. Autor do livro The 3G Way: Dream, People, and Culture, figurando entre os mais vendidos da Amazon em estratégia e negócios, e “OKRs: Da Missão às Métricas”, com o objetivo de ajudar as empresas a implementar uma metodologia de metas direcionada para alcançar resultados.