6 maneiras de ter reuniões mais produtivas

Mais um invite para uma reunião acaba de chegar na sua agenda. Isso mesmo: aquela última brecha que você tinha para colocar as pendências de seu trabalho em ordem, de fato, foi embora.

Não me entenda mal, existe um grande valor em se encontrar com sua equipe cara a cara ao invés de enviar meia dúzia de e-mails. Porém – e aposto que todos já passamos por isso -, existem também aquelas reuniões em que nenhuma decisão é tomada, e você fica pensando: “qual o sentido de tudo isso?”

Notícias (não tão) urgentes: todos nós temos reuniões demais
Assim como e-mails, conference calls ou um café de negócios, reuniões sempre foram um mal necessário no local de trabalho. Porém, sinais indicam que a epidemia de reuniões está piorando.

De acordo com pesquisas, são realizadas -, de forma estimada – 11 milhões de reuniões nos Estados Unidos todos os dias. E,de acordo com pesquisas, pelo menos um terço delas não são produtivas. Em um levantamento feito pela Evernote e YouGov*, uma em cada cinco entrevistados nos Estados Unidos disseram que participam de reuniões em excesso no trabalho, o maior nível de todos os países entrevistados.

O que você pode fazer para evitar reuniões diárias e fazer com que – as necessárias – valham a pena?

Aqui compartilho seis táticas para tornar estes momentos mais produtivos e gerenciáveis.

1. Tome de volta o controle do seu calendário
Todos temos aqueles momentos  em que fazemos nosso melhor trabalho. Para alguns, a produtividade máxima vem logo pela manhã, após aquele café. Para outros, as manhãs podem ser a hora de ler e-mails, enquanto as tardes são dedicadas ao máximo de criatividade.

Qualquer que seja o seu ritmo, não deixe que as reuniões fiquem no caminho. Bloqueie seu calendário para maximizar seu tempo e deixe as reuniões para os momentos de calmaria. Ou separe dias da semana específicos (como terças e quintas, por exemplo), para que você esteja livre para trabalhar de maneira ininterrupta pelo resto da semana.

Na Evernote, algumas equipes tentam fazer uma política de “Nada de Reuniões nas Quartas” para facilitar o trabalho profundo.

2. Redefina seus conceitos
Reuniões tomaram novas definições: sessões de brainstorming ou atualizações de status de projetos(por exemplo).

Redefina como as reuniões funcionam para sua organização e reserve-as somente para este motivo. Perguntas podem ser respondidas e problemas resolvidos em um ambiente menos formal. Ao invés de bloquear reuniões de 30 minutos como padrão, experimente juntar todos da equipe por 10 minutos (na sua mesa mesmo!). Se o problema persistir, talvez seja necessária uma reunião.

Isso não significa que você precisa evitar totalmente as sessões de brainstorming ou alinhamento de pendências, só significa que eles podem tomar uma nova forma: que tal sincronizá-las na hora do cafezinho?

3. “Organize a casa”
As pessoas se prendem tanto no propósito de uma reunião que esquecem das outras grandes partes: o começo e o fim. Apesar destas partes serem tasks básicas, elas podem afetar dramaticamente a produtividade de sua reunião.

Primeiro: toda reunião deve ter uma pauta (é aqui que os templates Evernotesão seu melhor amigo). O objetivo da reunião, tópicos e tempo disponível para cada tópico.

Depois, certifique-se que alguém faça anotações e, após a reunião, compartilhe-as para que você possa determinar os próximos passos. E finalmente, gaste cinco minutos falando sobre ações a serem tomadas, responsáveis e o prazo para concluir cada tópico.

4. Convide estrategicamente
Ah, a lista de convidados… convide gente demais, e a conversa foge do rumo. Convide pouca gente, e você não terá as pessoas necessárias para tomar uma decisão.

Pense nessas dicas antes de agendar uma reunião:

·  Para resolver um problema: convide de 4 a 6 pessoas

·  Para tomar uma decisão: de 4 a 7 pessoas

·  Para definir uma pauta: 5 a 15 pessoas

·  Para fazer um brainstorm: 10 a 20 pessoas

Jeff Bezos – CEO da Amazon – segue a famosa “regra das duas pizzas“: se o grupo é maior do que dá pra alimentar com duas pizzas, então sua reunião tem gente demais.

O principal é convidar apenas aqueles que realmente precisam estar lá: os que têm algo para contribuir podem tirar proveito da reunião, ou são diretamente afetados pelo resultado.

5. Laptops fechados e ouvidos atentos
Reuniões se tornaram o momento de olhar e-mails, dar uma olhada no Facebook sorrateiramente ou terminar um projeto. Ah sim e, de vez em quando, ouvir o que está sendo discutido.

Ninguém consegue verdadeiramente ser multitarefa (por mais que tentemos afirmar o contrário para nós mesmos). A falta de distração o ajudará a acompanhar a reunião mais atentamente e reduzir a necessidade de follow-up após terminada a sessão.

Fazer reuniões andando para manter o foco na conversa e não nos seus dispositivos, podem impulsionar sua criatividade, energia e felicidade.

Dica especial: use a câmera do celular para tirar uma foto das suas notas de reunião escritas à mão, compartilhe-as com colegas, garantindo, dessa forma, um local seguro para guardá-las.

6. Defina o caminho correto
Já é difícil colocar todos na mesma sala para prestarem atenção e contribuírem. E quando você tem colegas remotos em cidades ou países diferentes? Qualquer um que já entrou em uma conference call de 15 pessoas sabe que reuniões virtuais podem rapidamente sair dos eixos.

Apesar de reuniões pessoais nem sempre serem possíveis com equipes distribuídas, você pode definir regras básicas sobre como sua equipe vai se comunicar. Permita  incluir padrões para coisas como um manual de etiqueta: onde todo mundo concorda em limitar o barulho de fundo e as conversas paralelas ou falar em um ritmo razoável.

As regras também podem ajudar a esclarecer quando você deve usar certos tipos de canais de comunicação. Por exemplo, sua equipe pode buscar como padrão ligar primeiro, depois usar o chat e usar e-mail como último recurso.

Quando todos concordarem com as diretrizes, a “carta” é impressa e postada.

Lembre-se: você tem as chaves da sua agenda
Estamos buscando constantemente maneiras de fazer com que as reuniões sejam mais suportáveis. Tentamos renomea-las, servimos lanches pra que elas sejam mais atrativas. Adicionamos animações em apresentações PowerPoint para envolver nossos colegas.

Mas, independente de tudo isso, reuniões sempre serão dolorosas, exceto se mudarmos o papel que elas têm em nossos dias de trabalho. Se você tem a impressão que o seu trabalho inteiro consiste em ter reuniões, é hora de virar a mesa e fazer com que as reuniões funcionem para você.

A maneira real para finalmente ter reuniões melhores? Pare de fazer com que elas sejam o padrão. Evite aceitar cegamente todos os convites e lembre-se que você pode controlar como uma reunião se desenrola.

E, se todo o resto der errado, aperte o botão recusar e faça algo mais produtivo com o seu tempo. Como por exemplo, trabalhar.

 

(*) Emily Esposito é especialista em conteúdo da Evernote