6 dicas para melhores reuniões híbridas

De acordo com um estudo do Gartner, a política de trabalhar de qualquer lugar de uma empresa tornou-se um fator nas decisões dos funcionários de aceitar ou permanecer em um emprego, já que 39% dos adultos dos Estados Unidos considerariam deixar um emprego se o trabalho remoto não fosse mais permitido, esse número é mais alto (49%) entre os Millennials e a Geração Z.

Em suma, o trabalho flexível veio para ficar, pelo menos se você quiser contratar e manter funcionários. Portanto, se parte de sua equipe está migrando, pelo menos parcialmente, de volta ao escritório, você provavelmente está olhando para reuniões híbridas – com algumas pessoas reunidas em uma sala de conferência enquanto outras estão presentes por ligação – em um futuro próximo.

Esse modelo de reunião é diferente das videochamadas ou de todas as reuniões presenciais. Ele levanta desafios técnicos, requer novas habilidades e exige que alguém – talvez muitas pessoas – desenvolva habilidades malucas de facilitador.

Para ajudar nisso, conversei com líderes que dominam essa arte. Eles me disseram o que funciona, o que não funciona, o que você precisa comprar para tornar o híbrido perfeito e como transformar as reuniões em uma parte produtiva do seu dia.

Ajuste sua tecnologia

“Se você está tentando garantir que o envolvimento seja igual entre os participantes virtuais e presenciais”, diz Ray Kimble, fundador e CEO da Kuma, “isso começa com a tecnologia”.

No passado, colocar um viva-voz em uma mesa de conferência e discar para a equipe remota era a extensão do investimento da maioria das empresas em tecnologia de reunião híbrida. “O híbrido era comum antes da pandemia”, diz Jim Kalbach, Evangelista-Chefe da MURAL. “Nós apenas engolimos isso”.

Poucas pessoas que vivenciaram essas reuniões discordariam. A equipe remota — discada por meio de um viva-voz — era frequentemente ignorada, incapaz de ouvir ou ser ouvida, ou até esquecida completamente. Ninguém na sala de conferências sabia quem estava na chamada. As falas eram atropeladas umas pelas outras. Algumas pessoas nunca tiveram voz. Havia gritos. Frequentemente era ruim. “A conversa renovada sobre o híbrido não é nova; Isso é o que temos que acertar desta vez”, diz Kalbach.

Adicionar vídeo – na forma de uma câmera de vídeo na sala, bem como telas de videoconferência montadas na parede – ajuda bastante a equalizar o envolvimento das pessoas na sala e daqueles que ligam, e é por isso que muitas empresas estão reformulando as salas de conferência para incluir essas tecnologias.

“Uma das peças-chave é garantir que você tenha a configuração certa e que quem está coordenando a reunião saiba quem está onde”, diz Molly Brown, Vice-Presidente de Engenharia da Qumulo.

Como muitas empresas, a Qumulo construiu suas salas de conferência para criar uma melhor experiência de reunião híbrida. “Temos algumas salas com telas Zoom Room”, diz Brown. “São grandes telas sensíveis ao toque que o Zoom produz. Eles funcionam bem para salas médias e pequenas e são fáceis de configurar”. Outras salas têm câmeras de conferência Owl ou outros sistemas de vídeo.

Adicione também algumas ferramentas de colaboração

Se você adicionar ferramentas de colaboração on-line ao seu equipamento de conferência, poderá aumentar ainda mais o engajamento. Isso move o foco da reunião para longe das cabeças falantes e para a tarefa em mãos, que, se você espera colaboração, é a direção que você deseja que a atenção vá.

“Gostamos de uma ferramenta chamada Miro”, diz Brown. “É útil para retrospectivas, ideias e exercícios de brainstorming.” Às vezes, porém, segurar um pedaço de papel na frente da câmera também funciona para sua equipe, diz ela. “Quando estamos falando de designs principais, algumas pessoas gostam de ter um pedaço de papel e uma caneta à mão para que possam desenhar um design ou mostrar um visual para todos”.

Coloque todos na tela

Uma boa reunião híbrida também exige que as pessoas sejam boas em moderar, facilitar e participar delas. Para isso, você precisa de habilidades, hábitos e higiene.

Para Mark Schlesinger, Pesquisador Sênior de Tecnologia da Broadridge, as videochamadas que se tornaram o método de reunião padrão durante a pandemia trouxeram um nível elevado de colaboração que sua equipe não queria perder em reuniões híbridas.

“De repente, todos tinham voz”, diz ele sobre as chamadas do Zoom. “Nem sempre era a sala de conferências que tomava conta da conversa”. À medida que a empresa mudou para um modelo híbrido, “precisávamos de uma solução sólida para manter essa natureza colaborativa”.

Schlesinger descobriu a solução – um mashup de videochamadas e reuniões pessoais – ao discutir o problema com sua filha na faculdade. Ela disse a ele que a regra para as aulas em sua escola era: “mesmo se você estiver no local, todo mundo precisa ligar o dispositivo e ativar o vídeo para que todos possam ver todos, incluindo o instrutor e os alunos remotos, na tela”.

Isto é, essencialmente, o que eles estão fazendo em Broadridge, embora usem o antigo áudio in-room para melhor fidelidade sonora. Essa configuração retém a voz de todos, fornece um visual – e um nome e título – para todos na reunião e “é menos provável que a conversa da sala de conferência ofusque os participantes remotos”, diz Schlesinger.

Obter ajuda com moderação

Um bom facilitador é essencial para uma reunião híbrida. E todos com quem falei concordaram que melhorar suas próprias habilidades de facilitação e desenvolver essas habilidades em sua equipe é essencial para o futuro de um universo híbrido de reuniões. Mas às vezes, até mesmo o melhor facilitador precisa de ajuda.

“Eu tento ter alguém que modere o bate-papo”, diz Brown. Porque assistir ao canal de bate-papo enquanto fala com um grupo requer mais entradas sensoriais e massa cinzenta do que a maioria dos humanos está equipada. Encarregar outro membro da equipe de assistir a esse canal ajuda as pessoas remotas a fazer perguntas e respondê-las, para que os participantes da sala não ofusquem.

Dean Guida, fundador da Slingshot e CEO e fundador da Infragistics, acredita em designar um escrevente para fazer anotações nas reuniões. “O escrevente capta a essência da discussão e os itens de ação”, explica. “Sempre deixo cinco minutos no final da reunião para revisar os itens de ação e garantir que todos entendam quem, o quê e quando, e possam observar se algo foi perdido”.

Guida também acredita em repassar o trabalho de escrevente e facilitador para que as tarefas nem sempre caiam na mesma pessoa. Porque se você é facilitador ou escrevente, isso altera a forma como você participa da reunião.

Mantendo as pessoas engajadas

Muitas pessoas com quem conversei sugerem a criação de uma política de etiqueta para reuniões, de modo que as expectativas em torno da participação e assuntos antes ditados pelo local de trabalho sejam explicitados para reuniões que acontecem, em parte, em salas de estar, porões e quartos extras.

“Você pode definir essas expectativas de atendimento a qualquer momento”, diz Trish Bishop, Gerente de Projetos de TI que se tornou Coach de Liderança. “Você pode dizer: ‘Estou sentindo que a equipe não está se engajando totalmente nesse ambiente híbrido. Vamos definir expectativas compartilhadas’”.

Ela sugere que a equipe crie as próprias regras, em vez de emiti-las do alto, porque é mais fácil obter adesão e as expectativas provavelmente refletirão a realidade da vida doméstica das pessoas. As regras podem abranger tudo, desde se a câmera de vídeo deve estar ligada, qual é um plano de fundo aceitável – pelo menos para reuniões externas – ou se é necessário um guarda-roupa apresentável.

Mas nenhuma diretriz política, por mais igualitária que seja, superará uma reunião mal planejada ou gerenciada.

“Manter as pessoas engajadas é um hábito que começa com a agenda”, diz Kimble, da Kuma. “Se você não está aderindo a uma agenda definida e não respeita o tempo das pessoas, elas vão desistir”.

E perder pessoas em reuniões é um problema que vai além da sala de conferências.

“Nada mata uma cultura e destrói a motivação como ter muitas reuniões ou reuniões onde nada é feito”, diz Guida. “Isso afeta o desempenho e se as pessoas desistem ou ficam”.

Criar igualdade através do propósito

Kalbach diz que boas reuniões híbridas precisam de mais do que uma agenda. “Você precisa de um propósito e uma maneira de chegar lá”, diz ele.

Mesmo com uma agenda, diz ele, a dinâmica usual se desdobra. As vozes dominantes falam enquanto as mais silenciosas desaparecem e talvez – se a câmera estiver desligada – estão cozinhando macarrão ou lavando a roupa. Você estará procurando maneiras de trazer a atenção de todos de volta.

“Se você trouxer uma atividade, diga: ‘Vamos fazer uma matriz dois a dois e vamos decidir juntos votando’ – dessa forma, você garante a participação”, diz Kalbach.

Outro truque para manter uma reunião focada, diz ele, é criar um sistema de troca de turnos de fala. “Um popular é o ‘pipoca’, onde a última pessoa a falar escolhe a próxima pessoa”, diz ele. Esses truques não apenas superam os problemas de tráfego verbal, “você pode começar a pensar nas reuniões como lugares onde você realiza coisas”, acrescenta.

Quando você começar a procurar um propósito em vez de uma agenda, você o encontrará. Se alguém disser: “Precisamos reunir este documento” e sua reunião precisar de um propósito, você pode trazer o documento e fazer o trabalho na reunião.

“Dessa forma, você sai da reunião sem itens de ação porque já fez o trabalho”, diz Kalbach.