6 dicas para ampliar o uso das ferramentas de colaboração entre as equipes

A colaboração não é novidade nas empresas, mas as inúmeras ferramentas disponíveis para as organizações hoje em dia, desde simples aplicativos de bate-papo a plataformas de gerenciamento de projetos, estão criando novas oportunidades e desafios para os líderes de TI e usuários finais. Infelizmente, a abundância de software de colaboração levou muitos funcionários a sentirem uma sensação de sobrecarga no uso de aplicativos, com cada vez mais ferramentas exigindo monitoramento e entrada constantes.

Se você acha que o e-mail o absorve demais, tente navegar em uma complexa teia de notificações e fluxos de trabalho em um punhado de aplicativos diferentes, cada um com suas próprias forças e limitações…

Muitas dessas ferramentas se originam de pequenas equipes, crescendo organicamente entre grupos e departamentos – e, às vezes, duplicando ou se sobrepondo a ferramentas usadas por outros grupos.

À medida que o número de ferramentas de colaboração prolifera nas organizações, os CIOs estão tentando recuperar o controle implantando uma ou algumas ferramentas por toda a empresa, sem interferir nos fluxos de trabalho eficazes e viáveis.

Isso geralmente envolve a tomada de decisões difíceis, diz Michael Cantor, CIO da Park Place Technologies. “Um CIO provavelmente terá várias ferramentas e terá que ser estratégico para identificar a melhor para sua organização, mesmo que isso signifique forçar avaliações e interromper o uso de algumas delas”, diz ele.

John Peterson, diretor de operações web da Custom Ink, diz que é importante ouvir as partes interessadas e levar em conta sua contribuição à medida que a organização seleciona a ferramenta que deseja escalonar. “Existem algumas aplicações que nossos engenheiros usam religiosamente, que se tornaram parte integrante de seu trabalho diário”, diz ele. “Outras ferramentas, que podem parecer úteis em um primeiro momento, podem introduzir mais complexidade do que valor. Para alcançar escala, os líderes de TI precisam entender como a ferramenta será usada e quem a usará com mais frequência”, acrescenta.

É importante notar que nem todas as empresas precisam se unir em torno de uma única plataforma de colaboração, dizem os especialistas. O que funciona para uma unidade de negócios pode não ser a melhor abordagem para outra. Ampliar o uso das ferramentas certas para as equipes certas pode melhorar drasticamente a produtividade e a comunicação onde elas são mais importantes.

Essa dinâmica está ocorrendo em empresas de todos os tipos atualmente e, como resultado, os líderes de TI estão aprendendo a apoiar a colaboração entre equipes enquanto implementam estratégias e práticas que escalam o uso dessas ferramentas.

Para organizações que ainda estão lutando para ampliar o uso das ferramentas de colaboração, reunimos seis dicas de CIOs e consultores de TI que as ajudarão, e a seus respectivos funcionários, a obter o máximo valor de seus aplicativos de colaboração.

1 – Faça planos de adoção detalhados centrados no usuário final

Pensar sobre adoção no início do processo de planejamento é fundamental, diz Joe Berger, diretor de prática da consultoria de TI da World Wide Technology.

“Como você está em fase de planejamento para adotar uma nova tecnologia ou lançar algo, certifique-se de que haja um orçamento incluído para uma campanha ou metodologia de adoção para garantir que ela seja considerada como parte do ciclo de implantação e do sucesso” ele diz.

Os planos de adoção de ferramentas de colaboração são imperativos porque, ao contrário dos sistemas de back-end, como data centers ou armazenamento, a colaboração é muito específica para cada grupo de usuários finais, acrescenta Berger. “É fundamental garantir que o usuário final entenda por que está fazendo isso e como isso irá beneficiá-lo”.

Para isso, as organizações devem adotar uma abordagem holística, mapeando casos de negócios em toda a empresa para que os planos de adoção possam ser adaptados às necessidades específicas de cada função da empresa, diz Agustin Del Vento, fundador e CEO da Change Champions Consulting.

“Introduzir uma ferramenta de colaboração requer uma verdadeira mudança cultural”, diz ele. “Uma nova maneira de comunicar e colaborar muda o comportamento das pessoas que estão profundamente enraizadas em seus hábitos rotineiros de trabalho.”

2 – Comece pequeno, lentamente, criar impulso

Embora as novas ferramentas gerem muita emoção dentro de uma organização, começar com um pequeno grupo piloto pode ajudar as empresas a aprenderem os meandros da(s) plataforma(s) em uma escala gerenciável.

Essa abordagem funcionou bem para a Red Wing Shoes quando começou a usar o Microsoft Teams, de acordo com o vice-presidente e CIO Marc Kermisch. “Acredito que começar pequeno com uma única equipe, obter ganhos iniciais e criar impulso e entusiasmo sobre o produto facilitou nosso caminho”, diz ele.

Começando com um pequeno grupo de funcionários a empresa descobriu desafios potenciais antes de se tornarem difundidos, diz Kermisch. Por exemplo, quando o primeiro grupo começou a usar ao Teams, os funcionários se entusiasmaram e criaram dezenas de equipes e canais que duplicaram os esforços e acabaram sendo abandonados meses depois.

“Comece com um canal geral antes de começar a criar subcanais”, aconselha. “Deixe a conversa ditar se você realmente precisa de um sub-canal. Faz sentido se você estiver executando um grande programa e tiver equipes de projeto diferentes, mas se você tem oito pessoas em uma equipe, você não precisa de subcanais para gerenciar suas comunicações. ”

Del Vento também adverte contra o aumento rápido demais. “A mudança é difícil. As pessoas levam tempo para adotar novas tecnologias ”, diz ele. “Mudar para uma ferramenta de colaboração… requer atravessar uma ponte longa e algumas pessoas precisam fazer isso passo a passo”.

3 – Lidere pelo exemplo

Definir expectativas de cima para baixo melhorará drasticamente a trajetória do esforço de escalonamento de qualquer organização. “Sempre que estiver tentando adquirir uma nova ferramenta a ser adotada por toda a organização, o CIO deve buscar liderar pelo exemplo. Se o CIO não estiver usando a ferramenta, as pessoas vão perceber isso ”, diz Kermisch.

Quando os associados vêem os executivos usando uma nova ferramenta, eles geralmente as adotam mais rapidamente. O ódio de Kermisch ao e-mail é tão profundo que ele decidiu tornar o Microsoft Teams seu principal meio de comunicação; ele instruiu todo mundo da Red Wing Shoes a falar com ele apenas via Teams. Sua caixa de entrada ainda é uma batalha diária, mas agora é melhor que a maioria de seus colegas esteja usando o Temas como meio principal de contatá-lo. Outros na empresa estão tendo resultados positivos semelhantes, diz ele.

Mark Cressey, vice-presidente sênior e gerente geral de serviços de hospedagem de TI da Liberty Mutual Insurance, diz que sua organização usou uma abordagem semelhante para aproveitar o apetite significativo dos funcionários por mais colaboração e transparência. “Os funcionários querem compartilhar suas experiências e aprender com os outros”, diz ele. “Nossa equipe executiva recorreu à plataforma Jive para fornecer atualizações e conversar com suas equipes de maneira mais fluida.”

4 – Tenha como alvo os early adopters e evangelistas

Encontrar early adopters dentro de sua organização também pode limitar a quantidade de trabalho pesado necessário para escalar o uso das ferramentas de colaboração. “Olhe além da equipe de TI para pessoas da empresa com um verdadeiro interesse em colaboração e tecnologia”, aconselha Del Vento. Especialmente em empresas que estão espalhadas por vários fusos horários ou países com diferentes idiomas, a busca por usuários receptivos à mudança e entusiasmados por usar novas ferramentas pode gerar um impulso significativo.

Os early adopters podem efetivamente se tornar evangelistas dentro de sua própria equipe ou da organização como um todo. Ao selecionar grupos de usuários influentes e amigáveis, integrando-os no aplicativo no início e ajudando-os a configurar seus ambientes, as empresas podem criar defensores de aplicativos de colaboração de equipe com relativa facilidade.

“Você não pode empurrar o uso sozinho”, diz Del Vento. “Contar com o apoio de campeões de ferramentas de colaboração é essencial para impulsionar mudanças em toda a organização. “Pense em um campeão como um influenciador organizacional, alguém que pode inspirar a adoção de igual para igual.”

Uma vez identificado os influenciadores, diz Del Vento, a TI deve envolvê-los em teleconferências, pesquisas e sessões de treinamento regulares.

5 – Lance um programa de conscientização e treinamento

“Ampliar o uso das ferramentas de colaboração em equipe é principalmente um esforço de gerenciamento de mudanças que transforma a forma como as pessoas trabalham, comunicam e colaboram”, diz Del Vento. “Como agente de mudança, você precisa entender como as pessoas passam pela mudança e como podem fazer com que elas comprem novas tecnologias.”

Muitos trabalhadores são resistentes a qualquer mudança que afete a forma como realizam seu trabalho, mas as empresas podem superar esse desafio criando uma estratégia de treinamento eficaz que trate das preocupações e mostre como um novo aplicativo, ainda não totalmente adotado, pode melhorar seu fluxo de trabalho.

“Embora os departamentos de TI se sintam responsáveis ​​pelo lançamento de novas ferramentas, eles muitas vezes não têm uma estratégia de comunicação”, diz Del Vento. “Como resultado, eles adotam uma abordagem passiva e deixam para os funcionários descobrir como usar as ferramentas de colaboração sem fornecer orientação ou governança suficiente ou sem definir uma arquitetura que vincule o aplicativo às soluções de comunicação e colaboração já existentes.”

Uma campanha de conscientização envolvendo sessões de treinamento curtas e focadas ajudará as organizações a superar a desordem e ganhar o interesse de seus funcionários, diz ele.

Berger concorda, observando que isso ajuda a focar em casos de uso específicos que irão ressoar entre os usuários.

O esforço de conscientização e treinamento deve incluir comunicações internas de marketing que destacam como os funcionários usarão as ferramentas. Algumas empresas realizam concursos ou sessões de treinamento que convidam as pessoas a abordar as novas ferramentas em um ambiente divertido e menos formal, de acordo com Del Vento.

6 – Padronize cedo e frequentemente

Se as ferramentas não funcionarem como esperado devido à falta de supervisão ou planejamento metódico, os esforços de dimensionamento podem acabar fracassando. “A simplificação é fundamental e a padronização ajuda bastante”, diz Berger.

Para começar, reserve um tempo para considerar quem deve ter direitos administrativos, quais convenções de nomenclatura devem ser aplicadas à ferramenta e quais aplicativos os usuários precisarão acessar na plataforma, diz Del Vento. “Cada aplicativo exigirá uma reflexão cuidadosa sobre governança e segurança”.

Também é importante chegar a um consenso sobre os principais modelos e formatos. Os funcionários que trabalham em várias equipes ou em vários canais podem ficar sobrecarregados se cada um tiver formato e estrutura diferentes, diz Kermisch. O dimensionamento é difícil quando equipes diferentes usam wikis, documentos, slides e pastas de armazenamento sem determinar o melhor formato.

Não exagere, no entanto. Confie em seus colegas para serem espertos e agirem profissionalmente. “Gostaria de incentivar os líderes a evitarem ficar muito preocupados com a sobreposição de ferramentas ou com a necessidade de policiar o conteúdo”, diz Cressey. “Não tente se sentar em uma sala e passar tudo adiante antes do tempo. Monitore a adoção e o uso conforme necessário e resolva problemas com base em comportamentos reais. Concentre-se em resolver o problema que a sua empresa enfrenta hoje em vez de antecipar problemas que podem nunca ocorrer. ”

“O valor de permitir que nossas equipes colaborem abertamente e em tempo real supera em muito o potencial de uso indevido”, acrescenta Cressey.