5 táticas que vão te ajudar a escrever e-mails melhores

Dentro dos desafios imutáveis da vida corporativa, a otimização do uso de emails é uma tarefa que sempre causa preocupações pelo tempo que ocupa. E não é para menos: de acordo com uma pesquisa divulgada pela consultoria McKinsey as pessoas recebem cerca de 120 envios por dia e passam, em média, 2 horas e meia apenas na tarefa de ler o que chegou.

Esses números ajudam a entender o quão importante é o envio de textos diretos e práticos: afinal, se você for reconhecido por enviar “bons”, as chances de eles serem abertos e lidos de forma apropriada só crescem.  

Se você está se perguntando quais são as boas práticas para redigir mensagens que as pessoas leiam sem esforço, separamos cinco táticas que fazem parte de um “e-mail perfeito”.  São essas aqui: 

1 – Reflita sobre quem realmente precisa receber a mensagem 

Poucas coisas podem comprometer tanto sua imagem do que ser conhecido como “a pessoa que lota a caixa de e-mails dos outros com assuntos que eles não precisam ler.” Para evitar esse tipo de situação, é importante sempre pensar duas vezes se quem está na lista realmente está envolvido no assunto que você deseja. 

Nos casos de gerentes ou outro superior que faça questão de receber e-mails, vale perguntar de tempos em tempos se ele ou ela ainda deseja ser copiado em todas as mensagens. E mesmo que a resposta seja “sim”, é possível acordar com o superior uma espécie de filtro de temas que a pessoa precisa ou não estar inclusa.  

Por exemplo: enquanto é natural copiar a liderança no envio de relatórios semanais ou ao se posicionar sobre um tema perguntado por outra área, talvez não seja necessário realizar essa inclusão em trocas de mensagens entre a equipe. 

Além desses cuidados, vale lembrar que muitos emails podem ser “trocados” por uma ligação, ida à mesa da pessoa ou uso de mensageiros corporativos, com Slack e Teams, que muitas vezes até garantem uma resposta mais rápida. 

2 – Aproveite (com cuidado) os recursos de edição 

Dentro do mercado de marketing de conteúdo existe um termo chamado “legibilidade”, que indica o quão fácil para o leitor é assimilar as informações que estão na tela. Quando mais simples for “escanear” o texto, maior a assimilação do conteúdo e as chances de que o destinatário leia o conteúdo até o final — especialmente em um mundo no qual boa parte dos recados são lidos pelo smartphone. 

Recursos como o negrito, por exemplo, podem ser utilizados para destacar informações como senhas ou dados importantes; já listas ou bullet points servem para elencar de forma prática questões diferentes que estão sendo tratadas em uma mesma mensagem, ou mesmo como um “passo a passo”. 

Apenas se atente para não acabar usando muitos recursos em uma única mensagem e “poluir” o texto, causando um efeito completamente oposto da sua intenção inicial. Incluir dois ou, no máximo, três recursos de edição por email costuma ser uma dica que evita essas situações. 

3 – Conheça a rotina dos destinatários

Apesar da regra geral do envio de e-mails pregar que é melhor enviá-los no primeiro horário da manhã, para que eles fiquem no topo da lista do destinatário. Mas é válido lembrar que essa “verdade” pode ser completamente o oposto, dependendo do perfil da pessoa com quem você está se comunicando. 

Enquanto a máxima de e-mails pela manhã costuma funcionar com pessoas de departamentos como comercial e recursos humanos, que costumam realizar a leitura de emails assim que chegam, ela não é tão eficiente em áreas como finanças, na qual as pessoas costumam se focar no trabalho operacional por causa dos horários dos bancos, ou em setores como desenvolvimento web, que em geral possuem horários mais flexíveis.     

A melhor dica para enviar a mensagem no horário correto é, quando possível, perguntar diretamente à pessoa se ela tem um período do dia reservado para a leitura de e-mails. 

4  – Seja breve, mas não se esqueça do contexto 

Especialistas recomendam limitar seus e-mails a 150 palavras ou menos, para garantir que a mensagem aborde apenas o assunto principal e que a pessoa que escreve não acabe “desviando” para outros prontos. 

Apesar de brevidade ser um ponto a mais, e-mails muito robóticos também não são bem vistos. Em um mundo ideal, o texto seria uma combinação de objetividade mas com um toque humano (como um “tudo bem?”), especialmente se você costuma trocar mensagens constantemente com a pessoa.  

5 – Capriche no título do assunto 

O que precisa ficar em mente ao compor o assunto é que ele deve ser capaz de fazer com que, ao bater o olho, o destinatário já saiba com clareza sobre o tema que será discutido no corpo da mensagem. 

Uma dica que costuma gerar bons resultados é incluir uma palavra que resuma o conteúdo do email no início do assunto e separar o restante da mensagem de forma descritiva, por exemplo: 

•  Solicitação | Aprovação do orçamento 2020 
•  Assinatura | Contrato do fornecedor em anexo 
•  Reunião semanal | Tópicos que cada membro da equipe precisa levar 

 Por fim, vale reforçar uma dica que mencionamos no primeiro tópico: sempre que possível, use recursos como ferramentas de mensagem, telefone ou mesmo uma rápida conversa presencial. Adotar a postura de enviar e-emails apenas quando eles são muito necessários é uma “fama” que só vai te trazer benefícios. 

*Com informações do Entrepreneur