5 dicas para dar a volta por cima em uma reunião explosiva

Alguns anos atrás, escrevi um artigo para o CIO sobre como lidar com uma reunião explosiva e criar oportunidades. Agora, quase três anos depois, compartilho um dos meus momentos explosivos de reunião em meu novo livro, ‘Digital Trailblazer: Essential Lessons to Jumpstart Transformation and Accelerate Your Technology Leadership’.

Neste pequeno trecho do livro, publicado com permissão da editora Wiley, mostro como esses momentos de explosão geralmente acontecem quando você menos espera:

Charles faz sua demonstração na reunião e eu leio a sala. É a primeira vez que os executivos realmente dedicam tempo a esse produto, e vejo um grupo de rostos vazios. Eles estão assistindo a uma demonstração de um produto B2B sofisticado projetado para um segmento de clientes que muitos deles não conhecem muito bem.

Mas Charles tem seus próprios stakeholders com quem trabalha no produto. Eles são altamente experientes e trabalham com os clientes diariamente. Alguns deles também são especialistas nos dados subjacentes e realizam análises ad hoc regularmente.

Ninguém na sala é tímido. Os especialistas começam a fazer perguntas a Charles, e ele faz o possível para respondê-las. Ele pode dividir os dados com dimensões personalizadas? Podemos adicionar colunas rapidamente e implementar classificações aninhadas? Podemos desenvolver pesquisas personalizadas para definir as visualizações?

Mais perguntas são feitas, e Charles não sabe todas as respostas. Ele deixa o grupo saber. “Não tenho certeza se a tecnologia pode fazer o que você está pedindo”. Isso funciona na primeira e na segunda vez, mas na terceira vez, definitivamente vejo uma queda na confiança de todos. E como esperado, agora os olhos de todos estão focados em mim. Eu os vejo com forcados e tochas, e eles estão prestes a gritar: “Queime o CIO!” Eles estão pensando: ele escolheu a plataforma tecnológica e trouxe ágil aqui. Ele trabalha com os grupos corporativos de TI.

Nesse momento eu fui com tudo.

Nesta história, decidi responder ao momento explosivo ajudando meus colegas a realinhar nossas visões e abrir a mente de todos para soluções alternativas. O rompante expôs os verdadeiros sentimentos dos executivos e, com apenas um apoiador na sala, consegui colocar o programa de volta nos trilhos.

5 dicas para vencer a explosão

Você terá explosões e outros momentos embaraçosos ao conduzir transformações digitais. Às vezes, as pessoas reagirão emocionalmente às mudanças que você está promovendo. Outras vezes, eles podem estar confrontando sua visão, estratégia ou prioridades e estão tentando persuadir os outros em um novo curso. Você também enfrentará detratores tentando desacelerar ou interromper as transformações.

Siga estas dicas para direcionar os momentos de explosão para resultados produtivos, esteja você respondendo a uma explosão ou criando uma.

– Ative suas habilidades de escuta ativa. Ouça para encontrar as verdadeiras objeções e separe as respostas emocionais. Você quer saber qual problema eles estão levantando para responder a ele adequadamente.

– Procure identificar o porquê de uma explosão ou objeção. Sua abordagem provavelmente entra em conflito com os objetivos, incentivos ou crenças do objetor. As pessoas só ouvirão sua resposta quando você abordar os problemas da perspectiva delas. Se você não souber a fonte de sua objeção, talvez seja necessário fazer uma pergunta como: “Por que isso é um problema?” – deixando claro que sua intenção é entender, não refutar.

– Deixe os outros falarem antes de responder. Momentos de explosão geralmente fazem com que os outros se manifestem, o que você deseja que aconteça para trazer à tona novas perspectivas ou problemas. Você vai querer criar espaço para as pessoas compartilharem suas opiniões; se você responder rápido demais, pode inadvertidamente fechar a porta e fazer com que as pessoas se agarrem às suas frustrações.

– Não perca o controle da sala. Enquanto você quer ouvir as opiniões de todos, você não quer deixar a reunião sair do controle. Você também não pode perder a calma mostrando frustração ou raiva. Depois de ouvir um número suficiente de pessoas e transmitir opiniões diversas, prepare-se emocionalmente para chamar a atenção de todos.

– Responda com um plano. Em alguns casos, você terá as respostas para as objeções das pessoas e, às vezes, como na minha história, você virá preparado com uma abordagem para construir alinhamento. Outras vezes, você pode ouvir novas ideias ou problemas que precisam ser revistos após a reunião. Independentemente disso, as pessoas precisam saber que você está ouvindo, entendendo os problemas e está pronto para liderar uma resposta organizada. Informe a todos os próximos passos e como você concluirá as questões levantadas.

Aproveitando ao máximo a mentoria

O Digital Trailblazer está cheio de histórias sobre experiências de transformação com as quais os CIOs podem se relacionar, incluindo lidar com dívidas técnicas, liderar chamadas de ponte de gerenciamento de incidentes P1, lidar com detratores de transformação e responder a perguntas em reuniões do Conselho de Administração.

Conto essas histórias porque acredito que todo CIO deve orientar aspirantes a líderes. Essa geração de pioneiros digitais está ávida por impulsionar a transformação, a inovação e o crescimento — para seus negócios, clientes e para eles mesmos. Eles investem no desenvolvimento de sua amplitude e profundidade de habilidades, e os CIOs devem tirar vantagem disso ajudando-os a desenvolver a confiança e a experiência para liderar em momentos de transformação.