4 maneiras de tirar proveito de aplicativos Zoom

Com muitas empresas passando a usar o Zoom como a principal forma de conectar funcionários remotos nos últimos 18 meses, reuniões corporativas, de estratégia, discussões de projeto e muito mais migraram para a plataforma de videoconferência – assim como uma grande quantidade de dados e conteúdo de negócios. As organizações que investiram muito dinheiro em outras ferramentas de colaboração repentinamente se viram preocupadas com sua capacidade de monitorar, preservar e acessar os dados no Zoom para fluxo de trabalho, segurança, solução de problemas ou marketing.

Ainda que o Zoom ofereça há muito tempo integrações com centenas de ferramentas que conectam serviços, como permitindo que você inicie uma reunião do Zoom de dentro de outro aplicativo, a empresa lançou recentemente os Zoom Apps, que traz certos aspectos de outros aplicativos e serviços em reuniões do Zoom. É um pouco confuso, especialmente quando você visita o Zoom App Marketplace e encontra “Zoom Apps” listado como uma categoria ao lado de categorias mais típicas, como Analytics, Colaboração e Produtividade.

Decidimos encontrar os tipos de aplicativos mais úteis no Zoom App Marketplace que aprimoram e estendem o Zoom. Em vez de nos preocuparmos se algo é um “Aplicativo Zoom” ou uma integração do Zoom com outro aplicativo, optamos por destacar as diferentes ferramentas que podem ajudar a criar uma melhor experiência de videoconferência ou permitir que as empresas rastreiem, analisem e protejam dados de videochamadas e sessões de bate-papo do Zoom.

Criamos nossas próprias categorias abaixo com base em nossos insights, mas há alguma sobreposição entre elas – por exemplo, alguns aplicativos de colaboração incluem elementos de gravação e transcrição. Os itens a seguir não são necessariamente endossos de aplicativos específicos, mas sim exemplos que destacam os diferentes tipos de aplicativos disponíveis em algumas categorias de negócios importantes. Existem centenas de aplicativos adicionais que você pode encontrar por meio do App Marketplace.

Ao pesquisar aplicativos, lembre-se de que muitos deles exigem funções de usuário específicas (como administrador de conta) e tipos de conta no Zoom, enquanto outros permitem que usuários regulares os instalem. Dentro de cada descrição de aplicativo, há uma lista de requisitos de instalação (incluindo qual versão do Zoom é necessária), permissões e escopo do aplicativo e recursos de suporte de cada desenvolvedor. Antes de instalar qualquer aplicativo, certifique-se de que as permissões que ele solicita não violam as políticas de privacidade da sua empresa.

Os recursos do desenvolvedor para cada aplicativo incluem uma página de documentação com instruções para instalar e usar o aplicativo. Na maioria dos casos, você precisará configurar uma conta (ou entrar em uma conta existente) com o serviço que você está conectando ao Zoom.

Produtividade e colaboração

Muitos aplicativos de colaboração diferentes permitem ganchos no Zoom, permitindo que você inicie uma chamada de Zoom ou crie um link de Zoom de dentro desse aplicativo em vez de ter que mudar para o Zoom. Os aplicativos que fazem isso incluem Google Workspace, Gmail, Microsoft Teams, LinkedIn Video Meetings, Zendesk by Zoom, Spark e muito mais. O aplicativo Slack permite que você inicie reuniões do Zoom diretamente em um canal do Slack ou mensagem em grupo e compartilhe a gravação da reunião lá depois. As chances são boas de que, se você estiver usando um aplicativo de colaboração, haja uma integração do Zoom que o acompanha.

Muitos aplicativos de produtividade e colaboração se relacionam mais profundamente com o Zoom, e outros melhoram a própria experiência de reunião, conforme demonstrado por estes exemplos:

• Box para Zoom: Acesse, navegue, visualize e compartilhe arquivos armazenados no armazenamento em nuvem do Box a partir do Zoom; apresente um arquivo do Box para outras pessoas em uma reunião do Zoom; e faça upload de arquivos para o Box a partir do Zoom.
• Actionable Meetings by Wrike: Conecte as reuniões do Zoom a tarefas e projetos na ferramenta de gerenciamento de trabalho Wrike. Você pode capturar itens de ação e atribuir tarefas durante ou após as reuniões do Zoom; anexe arquivos, adicione comentários e defina datas de vencimento; envie follow-ups para os participantes da reunião; e puxe automaticamente as gravações e transcrições para o Wrike. (Veja também: Asana App for Zoom, Coda, Dropbox Spaces, monday.com, Notejoy)
• Mentimeter: Envolva os participantes com enquetes, questionários, nuvens de palavras, perguntas abertas e perguntas e respostas para capturar dados em tempo real em uma reunião do Zoom. Embora este aplicativo seja voltado para alunos, ele também pode ser usado com reuniões regulares de funcionários. (Consulte também: Dot Collector, Polly, SurveyMonkey)

• Lucidspark Whiteboard: Crie, compartilhe e trabalhe em conjunto nos quadros Lucidspark com os participantes da reunião para aumentar o engajamento e aprimorar a colaboração da equipe de dentro do Zoom. Os recursos incluem bibliotecas de formas, GIFs, imagens e desenho à mão livre, bem como cronômetros para manter a reunião sob controle. (Veja também: Miro, Mural)
• Zapier: Use o Zapier para automatizar fluxos de trabalho entre o Zoom e qualquer um dos mais de 1.500 aplicativos e serviços com comandos if/then (se/então) simples. Por exemplo, você pode configurar o Zapier para que a criação de uma nova reunião no Zoom crie automaticamente um novo registro ou atualize um registro existente no Airtable. (Veja também: Automatizar:io, IFTTT)

Gravação e transcrição

Com mais reuniões acontecendo por vídeo do que pessoalmente hoje em dia, é mais importante do que nunca criar um registro permanente do que foi dito. Embora os planos empresariais e de negócios do Zoom incluam recursos básicos de gravação e transcrição de reuniões, ferramentas avançadas podem ser integradas ao Zoom. Exemplos incluem:

• Colibri: este aplicativo grava reuniões do Zoom e inclui transcrição ao vivo com identificação do alto-falante. Você pode destacar pontos-chave e criá-los como notas de reunião. Transcrições e destaques de reuniões anteriores podem ser acessadas e pesquisadas no Zoom. (Veja também: Otter.ai Live Notes for Zoom, RaeNotes, Trint, Airgram, Rev, Verbit Live Transcription, Fireflies.ai)
• Grain para Zoom: O aplicativo Grain permite que você transcreva, destaque e compartilhe os momentos mais importantes de uma chamada de Zoom. Você pode criar clipes de destaque, compactar reuniões longas em resumos de três minutos ou remixar os destaques em histórias, qualquer uma das quais pode ser compartilhada automaticamente com outras ferramentas como Slack, Notion e Asana. O sistema também permite gerenciar e pesquisar uma biblioteca de reuniões gravadas, e você pode importar gravações mais antigas do Zoom para gerar transcrições e destaques. (Veja também: Dovetail)

• Laxis: além de transcrições de reuniões em tempo real, você pode criar modelos de reuniões personalizados que capturam as informações exatas de que você precisa, receber citações importantes geradas automaticamente e identificar os principais insights das conversas. O aplicativo baseado em IA é voltado para gerentes de produto, pesquisadores, analistas, consultores, jornalistas, profissionais de RH e qualquer pessoa que faça entrevistas de pesquisa.

Analytics para negócios

Esses aplicativos ajudam as equipes a colaborar em torno dos dados e fornecem tendências para estimular decisões baseadas em dados. Os aplicativos Zoom nesta categoria fornecem às organizações insights sobre como o Zoom está sendo usado na empresa e podem se conectar a outros sites de analytics e dados. Exemplos incluem:

• Domo: fornece painéis e visualizações para ajudar as organizações a compreender e avaliar a atividade atual do Zoom em sua empresa, como quantas reuniões estão ocorrendo, quanto tempo as reuniões duram e quantas pessoas estão participando. Métricas detalhadas mostram padrões de colaboração e uso de serviço para ajudar as empresas a maximizar seu investimento em Zoom. (Veja também: Peoplelogic.ai, Worklytics Analytics Connector, Conferencing Analytics)

• Bver: Apresentando-se como Grammarly para voz, o aplicativo junta suas chamadas de Zoom e analisa os padrões de fala entre os participantes. Em seguida, ele fornece aos usuários alertas que os ajudam a estar mais atentos ao seu estilo de fala, ajudando-os a evitar comportamentos negativos e a adotar o tom certo para conversas melhores. (Ver também: Voxpopme, Lex Analytics, Cassiopeia)
• CLIPr: Plataforma de análise e gerenciamento de vídeo. Depois que os usuários do Zoom carregam as gravações das reuniões para o aplicativo, a IA analisa o vídeo e identifica os momentos-chave e os palestrantes, criando uma biblioteca virtual de recapitulações de vídeo personalizadas.
• OnePgr Deal Room: ajuda a melhorar o processo de vendas, proporcionando visibilidade das interações de reunião com o cliente por meio de análise de sentimento. (Consulte também: Shadow All-in-One Analytics, People.ai, Deepagent, Woopra)
• Teamplify: voltado para equipes de desenvolvimento, o Teamplify permite que os gerentes vejam as atividades dos funcionários em Jira, Trello, Slack, GitHub, Bitbucket, GitLab e Zoom, tudo em um só lugar. O aplicativo Zoom permite que você veja as reuniões nas quais os membros participaram, incluindo sua duração e outros participantes. Um relatório de colaboradores mostra com quem cada membro se comunicou mais.

Administração de TI, conformidade e segurança

Vários aplicativos de segurança diferentes podem ajudar a rastrear chamadas do Zoom a fim de fornecer transparência aos dados e sistemas, especialmente para setores que exigem conformidade regulatória e governança. Além disso, várias integrações do Zoom ajudam a TI com suporte ao usuário, licenciamento e outras tarefas administrativas.

• Obsidian Security: permite que as equipes de segurança monitorem as chamadas do Zoom para proteger contra gravação inadequada, compartilhamento excessivo e uso suspeito do Zoom. O aplicativo pode alertar as equipes sobre ameaças, como reuniões gravadas em ambientes confidenciais, participantes inesperados em uma chamada normal do Zoom, reuniões criadas sem senhas e muito mais. (Veja também: ZeroFOX, SafeGuard Cyber, Vectrix, Trelica)
• Hyperproof: Ao integrar o Zoom com esta plataforma de operações de conformidade, você pode iniciar uma reunião do Zoom de dentro do Hyperproof, e o sistema importará a gravação como prova para qualquer auditoria. (Veja também: Onna, Cognitive View)
• Blissfully: O aplicativo permite que os administradores rastreiem quais funcionários e executivos têm licenças do Zoom e criem fluxos de trabalho para gerenciar a propriedade da licença.
• Aternity: Este aplicativo de monitoramento de experiência do usuário é implantado nos dispositivos dos funcionários, rastreando o desempenho do aplicativo e do dispositivo para ajudar a solucionar problemas de TI. A equipe de TI pode obter visibilidade sobre a qualidade das reuniões do Zoom e entender as possíveis causas dos problemas das reuniões, como Wi-Fi deficiente ou alta carga da máquina. (Veja também: Nectar 10)

• PowerSuite: PowerSuite da Unify Square é uma plataforma de gerenciamento de comunicação e colaboração que oferece suporte ao Microsoft Teams e ao Slack, bem como Zoom. Os líderes de TI podem gerenciar as tarefas administrativas por meio de um único painel, em vez de consoles de administração separados para cada aplicativo. Inclui análise de adoção e uso, orientação para solução de problemas, gerenciamento de políticas e muito mais.

Outros aplicativos a serem considerados

O Zoom também apresenta aplicativos voltados para funções de trabalho específicas, como ferramentas de vendas e CRM que monitoram e gravam chamadas e se integram a aplicativos como Salesforce; aplicativos de gerenciamento de eventos para monitorar, registrar e analisar webinars produzidos via Zoom; aplicativos financeiros que permitem que empresas financeiras gravem, monitorem e armazenem chamadas e reuniões com investidores, ou mesmo integrem o pagamento por serviços de vídeo; aplicativos de atendimento ao cliente que ajudam as empresas a gerenciar tíquetes de suporte e interações com clientes que ocorrem no Zoom; aplicativos de saúde para profissionais médicos conduzirem chamadas de telessaúde que podem ser monitoradas e gravadas; e aplicativos educacionais que coordenam e monitoram a atividade do Zoom relacionada à escola para aprendizagem remota.

Finalmente, pode valer a pena explorar alguns jogos e outros aplicativos leves que podem ser um quebra-gelo antes ou depois de uma reunião ou ajudar a quebrar a monotonia de “mais uma chamada Zoom”. Por exemplo, o aplicativo Pexels – Virtual Backgrounds se integra ao site de imagens livres de royalties da Pexels, permitindo que você escolha, entre mais de 3 milhões de fotos, imagens para usar como fundos virtuais em chamadas de Zoom. Existem espaços de trabalho profissionais, paisagens deslumbrantes, peças de arte peculiares, pontos de referência famosos e muito mais, permitindo que você selecione o plano de fundo certo para qualquer reunião.