4 fatores para selecionar um provedor de implementação de sistema SAP

Há muito o que aprender com as falhas de implementação do SAP, mas um dos mais importantes envolve a seleção do provedor de implementação do sistema (SI). Na verdade, tenho visto uma correlação direta entre as falhas do SAP SI e como as empresas abordam o processo de seleção de SI.

A abordagem de aquisição tradicional não é mais apropriada por uma série de razões, incluindo a evolução do mercado de hospedagem (especificamente os hiperscalers), a oferta RISE da SAP e os muitos pivôs que os SIs tiveram que fazer para se manterem à mesa com as empresas. A compreensão objetiva de suas opções de sourcing, os benefícios e riscos de cada opção e o aproveitamento das melhores práticas de ponta o colocarão em uma posição melhor para poder fazer essas avaliações e, por fim, fazer a seleção certa.

Em sua seleção, como consultor, você deve garantir que o SI selecionado tenha:

Experiência na indústria e ferramentas específicas da indústria
Força dos membros da equipe principal de SI propostos
Profundidade técnica e força de bancada de recursos
Equilíbrio de competências
Consciência situacional
Comunicadores proativos

Compreender o produto de software e garantir que haja um equilíbrio de competências entre o que o SI traz para a mesa e seu próprio talento interno é o mais importante. Você também quer que o SI traga uma consciência situacional, o que significa que eles podem provar que já fizeram esse tipo de projeto antes. O SI também precisa ser proativo nas comunicações. Eles não devem apenas identificar os problemas para você, mas também dar a você o tempo necessário para tomar grandes decisões nesses projetos.

Vamos dar uma olhada em quatro fatores críticos de sucesso:

Envolvendo executivos

Os SIs nunca investirão mais em sua empresa antes de garantir o contrato assinado para implementar suas soluções SAP. Por causa disso, você precisará começar com o envolvimento de nível executivo – não apenas com o setor de Procurement – e continuar com o envolvimento multifuncional entre seus parceiros de negócios, TI e SI enquanto examina seus requisitos e sua abordagem para implementação (por exemplo, ágil, big bang ou em fases).

Uma implementação SAP é extremamente complexa e tem impactos em todas as áreas do seu negócio, especialmente quando você está pensando em implementar ou substituir seus aplicativos de finanças, aplicativos de compra e aplicativos de cadeia de suprimentos. Falhas de implementação vêm com um alto grau de risco, portanto, definir cronogramas realistas condiciona você e seu SI para a complexidade. Você pode ter previsto um pré-projeto de processo de 8 a 12 semanas, mas agora, realisticamente, o vê como um processo de 3 a 4 meses. Veja isso como um processo de gerenciamento de mudanças e leve a organização a um entendimento unificado.

Este engajamento executivo oferece a oportunidade de comunicar os objetivos do seu programa e seus resultados desejados em um nível executivo e oferece a você a capacidade de apoiar isso com o engajamento multifuncional com suas linhas de negócios e suas contrapartes de TI com seus potenciais SIs (pense em hiperscaladores). Você precisa dessa equipe multifuncional para conduzir o processo de gerenciamento de mudanças com o suporte de sua equipe de compras.

Essa abordagem de caminho duplo compreendia o envolvimento de nível executivo no início, juntamente com um briefing bem elaborado por sua equipe multifuncional e sua organização de compras realmente fornece uma compreensão dos objetivos e escopo. Essas práticas de liderança demonstram a natureza crítica do programa para sua organização e estabelece uma expectativa para seus parceiros em potencial de que eles precisam responder de forma holística e na mesma moeda.

ISs em potencial de qualificação

A prática tradicional de apresentações orais de 3 a 4 horas pode funcionar para muitos pedidos de proposta (RFPs), mas uma implementação SAP é complexa, muitas vezes impactando vários departamentos dentro de uma organização apenas para os recursos básicos do SAP (por exemplo, pedido para dinheiro, registro para relatório, etc.). Com as implementações SAP, as empresas muitas vezes também precisam abordar o suporte de transformação para recursos de suporte/satélite como Hybris, Ariba, Concur, Fieldglass, C/4HANA e S/4HANA. Cada um dos líderes de torre dentro dessas áreas tem requisitos, expectativas e objetivos específicos que precisam ser comunicados e alinhados com cada SI. Construir tempo para resolver isso é de extrema importância e permitirá que você discuta e resolva quaisquer lacunas identificadas na resposta do SI.

Aproveitar suas apresentações orais de resposta pós-RFP iniciais para determinar suas seleções inferiores ainda é uma prática recomendada. No entanto, uma vez que você tenha feito downselect para seus 2 finalistas, dedicar um dia inteiro para cada SI permite que você garanta que eles estejam conhecendo seus líderes de torre (e você, os deles) e descobrindo o que é importante, o que o motiva e o que o sucesso significa para cada um de vocês. Esta é uma excelente oportunidade para se engajar em um diálogo profundo com seus colegas de SI que irão liderar sua transformação. Esses workshops centrados em torres permitem que você deixe de ter uma equipe de trabalho limitada e passe a ter um envolvimento de negócios mais intenso. Uma presença executiva é, novamente, essencial, quando você está trabalhando em conjunto com seu colega de SI em cada uma dessas áreas.

Em seu caminho para selecionar o SI mais adequado para sua organização, você está permitindo essa troca tanto em nível executivo quanto em nível de torre, proporcionando a todos os grupos de linha de negócios o tempo necessário para chegar ao coração da avaliação de sua abordagem.

Use esses workshops para avaliar melhor a equipe que cada SI montou. Você descobrirá que, além da abordagem quantitativa em seu processo tradicional, em que está limitado em sua capacidade e engajamento, uma avaliação qualitativa de seus fornecedores é uma prática recomendada. Ao concluir esses workshops, você descobrirá as respostas a essas perguntas e se sentirá confiante em suas respostas:

Eles têm vasta experiência em sua indústria?
Eles podem provar isso com exemplos?
Eles entendem o seu negócio?
Eles apreciam onde estão suas deficiências com seus recursos?
Eles estão complementando essas deficiências com seus próprios recursos ou estão diminuindo onde você já tem pontos fortes?

Avaliando as propostas

No processo tradicional baseado em compras, a avaliação das propostas começa com uma comparação de custos e a identificação dos pontos de preços associados a cada uma das respostas da proposta de RFP. Evite esta comparação neste momento.

Embora possa parecer uma maneira natural de analisar as respostas do ponto de vista financeiro primeiro, você deve começar avaliando duas coisas: a integridade das propostas. Todos os aspectos da sua solicitação foram abordados em cada resposta? Caso contrário, notifique seu provedor sobre a resposta incompleta e conceda um tempo limitado para que eles fechem a lacuna.

Então, uma vez que você tenha respostas completas de todos os provedores, avalie como cada resposta abordou todos os aspectos de seu escopo. Eles responderam a todos os aspectos da proposta? Identifique quais elementos em cada resposta são considerados dentro e fora do escopo. Isso permite que você compare as respostas de maneira idêntica.

Por exemplo, todas as respostas do provedor podem incluir conversão de dados, mas você precisa determinar o que cada provedor está incluindo na conversão de dados. Você deve se aprofundar nessas avaliações e comparar e contrastar suas propostas. Você pode descobrir que um fornecedor está fazendo a conversão de dados, mas é apenas a configuração e talvez a execução de dados legados, e não o controle de qualidade e os testes.

Certifique-se de que todos estejam licitando no mesmo escopo e que todos tenham as mesmas premissas em relação à complexidade e responsabilidades. Eles estão assumindo a responsabilidade ou colocando essa responsabilidade sobre você? Em vez de apenas avaliar o preço, analise o perfil de risco de cada fornecedor. Os SIs naturalmente correrão riscos para ganhar o negócio, mas a questão é: quanto risco eles realmente correm ao fornecer a proposta?

Alinhamento de parceiro e solução

O último aspecto-chave de sua avaliação de SI deve ser focado no alinhamento de funções – não apenas entre você e seu SI, mas uma visão completa de seus parceiros e alinhamento da solução. Ter uma abordagem mais holística é imperativo porque uma implementação SAP é um programa e não apenas eventos individuais de um compromisso de SI e uma compra SAP. Há um alinhamento de soluções cruzadas que precisa ser montado que aborda não apenas sua participação no SI, mas qualquer terceiro que eles possam exigir como parte de sua proposta.

Além disso, você precisa avaliar quais fornecedores dependem dos recursos SAP e em quais áreas e em que medida. E você precisa considerar o suporte de que precisará desde o primeiro lançamento até o último. Que suporte está sendo oferecido por seus SIs e quem irá apoiá-lo assim que sua implementação for concluída com sucesso? Considere seu suporte atual, e também como seu suporte mudará com a introdução de sua implementação SAP e quais necessidades de infraestrutura você terá em relação à implementação de sua solução SAP.

Em seguida, em vez de criar um projeto RACI, crie um programa RACI. RACI significa responsável, aprovador, consultado e informado (responsible, accountable, consulted e informed). Um gráfico RACI é uma matriz de todas as atividades ou autoridades de tomada de decisão realizadas em uma organização em relação a todas as pessoas ou funções. Um RACI ajuda a articular e remover claramente a incerteza em relação às responsabilidades, obrigações e contribuições. Você está ajudando a entender quem é o responsável e responsável entre as organizações que estão ajudando você a entregar sua solução. Você está procurando avaliar o nível de comprometimento do seu SI para agir como o condutor mestre.

Em vez de olhar para um cronograma de RFP de SI baseado em projeto, você está realmente abordando uma estratégia de sourcing integrada e procurando determinar como todas essas atividades de sourcing precisam ser empacotadas, posicionadas, cronometradas e integradas de tal forma que você toma decisões conforme desenvolve seu conhecimento e compreensão de seu escopo e implementa uma abordagem.

Seguir as práticas recomendadas descritas acima irá posicioná-lo para fazer a melhor seleção para sua organização e evitar cometer os erros que muitas vezes o levam para o caminho da má tomada de decisão.