3 perguntas (e respostas) sobre etiqueta em videoconferências

A pandemia do novo coronavírus ressignificou a ideia de reuniões e encontros, antes informais ou mesmo muito formais, sendo divididos agora por uma tela, pela qual, literalmente você está sendo filmado.

São alguns centímetros de foco exclusivamente em você e isso significa que coisas que passariam desapercebidas passam a estar destacadas na tela do chefe, cliente ou colega de trabalho.

Por outro lado, a interpretação se torna mais literal, pois alguns tipos de linguagem, como a corporal, não podem ser avaliadas da mesma maneira que era em um encontro face a face. Tudo isso pode estar sob controle, mas ainda existem os desafios externos de um ambiente compartilhado do qual não está, necessariamente, focado no trabalho como você.

Estes são desafios inevitáveis, porém transponíveis. Para muitos de nós, hoje, as interações profissionais estão limitadas às janelas do Zoom ou outros aplicativos de videoconferência.

Novas regras para uma nova comunicação

Uma publicação do portal Fast Company lembra que pesquisas mostram que não apenas as videoconferências constantes drenam sua energia mental, como também podem dificultar a criação de conexões verdadeiras, devido à tecnologia pesada.

“Eu acho que a maior diferença é a cadência de fala, devido ao tempo de atraso ou à baixa conectividade”, diz Doug Aamoth, um usuário antigo de videoconferência e colaborador da Fast Company. “Frases como ‘Você pode repetir isso?’ E ‘Desculpe, vá em frente com o que você está dizendo’ são bastante comuns”.

Além disso, somos educados a nos comportar em ambientes públicos desde pequenos e, à medida que crescemos, aprendemos a etiqueta profissional. Por isso, este novo ambiente de trabalho, virtual, pode ser desafiador para muitas pessoas. Existe uma etiqueta de comportamento para videoconferências?

A Fast Company conversou com alguns especialistas para obter respostas definitivas sobre o uso do Zoom e outras ferramentas de conferência. Na sequência, três perguntas e três respostas encontradas na publicação:

1. Quando posso desligar meu vídeo?

Quando você pensa em mostrar seu rosto ou não, tente o seu melhor para observar os padrões passados da sua empresa. Para começar, considere o contexto da reunião, sua agenda e o nível de participação necessário.

“Durante nossas reuniões de stand-up, assim como em nossa empresa, pedimos que nossa equipe continue com o vídeo durante toda a reunião, mas mantenha o microfone desativado”, diz Ryan Rafols, fundador e CEO do Newchip Accelerator, especializado em programas aceleradores remotos e on-line.

Rafols explica que o objetivo da videoconferência é sentir a presença de todos como se estivessem compartilhando um ambiente físico. “Para os trabalhadores remotos, se eles ficaram remotos por causa da Covid-19 ou são apenas parte da força de trabalho remota, é importante que eles se sintam conectados ao resto da empresa”, complementa.

Muneeb Mushtaq, fundador da startup de tecnologia Airzai, diz que o contexto é a consideração mais importante.

“As reuniões internas da equipe, onde toda a empresa está presente, devem sempre exigir que a equipe use o feed de vídeo para que todos se sintam mais conectados e incentivem o engajamento e a participação ativa na discussão”, diz.

O executivo recomenda que se avalia o tom geral da conversa. “Ao fazer um check-in rápido ou fazer um brainstorming com alguns colegas, há espaço para flexibilidade”, diz Mushtaq.

2. Quando devo deixar o microfone no mudo?

Como regra geral, pode ser útil silenciar o microfone até a sua vez de falar, proporcionando menos confusão geral e um processo mais suave.

Mushtaq salienta que o assunto dessas reuniões internas é fundamental para determinar. Se um membro da equipe estiver prestes a apresentar um anúncio importante da empresa ou expor um tópico complexo, os participantes deverão silenciar seus microfones para evitar a criação de ruído de fundo perturbador e a perturbação do fluxo do alto-falante.

Por outro lado, reuniões menores de “break-out”, que geralmente são mais casuais, dependem das preferências pessoais. “Você pode escolher como interagir com base na discrição da equipe”, diz Mushtaq.

Da mesma forma, quando as reuniões começam e a vibração parece menos estruturada, pode haver uma oportunidade de manter o microfone ligado, enquanto você e os membros de sua equipe mergulham em conversas casuais, recomenda a reportagem.

3. O que devo fazer caso meu filho ou pet interromperem?

Todos devem entender que, embora o trabalhador esteja presente e focado nas atividades de trabalho, o ambiente ao redor não necessariamente está. Sendo assim, crianças, animais de estimação e entregadores podem interromper ou atrapalhar as reuniões.

Dito isto, certas coisas estão sob seu controle – especificamente, mantendo o foco durante as reuniões, apesar da chamada de sirene do seu feed do Twitter constantemente atualizado ou do envio de mensagens de texto.

Para minimizar as interrupções ou distrações, feche as guias que te distraem e silencie as notificações. Seu chefe talvez não consiga vê-lo percorrendo as mídias sociais, mas sua falta de recordação posteriormente sobre os pontos de encontro tornará as coisas bem óbvias de que você estava distraído, ressalta a publicação.

“A falta de engajamento se torna um grande problema se seus comentários ou experiência são necessários na reunião e você faz check-out”, diz Dorie Clark, Treinadora de Comunicação e colaboradora da Fast Company.

“Um dos maus comportamentos mais comuns que experimentei com os participantes de reuniões virtuais é a falta de atenção e engajamento geral”, diz Mushtaq.

“Não prestar atenção em uma reunião pode levar a falhas de comunicação e falta de desempenho geral. Quando há vários funcionários envolvidos nesse comportamento, e o comportamento passa despercebido, isso gera uma cultura de distração e letargia”, adiciona.

Em vez disso, reconheça que as reuniões virtuais terão suas limitações, mas aprecie a tecnologia remota por seus benefícios, diz Aamoth. “É melhor adotar a tecnologia e seus muitos usos maravilhosos do que tentar forçá-la a replicar a experiência no escritório”.