3 processos que otimizam a impressão dentro das empresas

Apesar do clima de recuperação econômica, o tema redução de custos ainda continua em alta entre as empresas brasileiras. Encontrar maneiras de otimizar processos, elevar a produtividade e garantir rentabilidade ainda são grandes desafios para as companhias.

Diante deste cenário a terceirização de serviços ainda é algo que atrai diversos setores da economia e um dos que mais despertam o interesse é o outsourcing de impressão. Além de reduzir custos com locação de maquinário, com uma solução adequada para a demanda de cada empresa, é possível diminuir também o volume e o desperdício de papel.

“Uma estratégia bem traçada pode representar uma economia de mais de 10% nos custos totais da organização com a contratação de um outsourcing de impressão”, destaca Paulo Theophilo Moreira, diretor de marketing da Simpress. Mas de acordo com o executivo, para que o serviço seja efetivo, a empresa contratante deve trabalhar lado a lado da terceirizada para juntos criarem as melhores soluções.

“Com o outsourcing, fica a cargo do terceiro a manutenção dos equipamentos, o controle do consumo dos toners, e é dele a responsabilidade de criar mecanismos junto ao cliente para controlar o desperdício de papel em impressões desnecessárias”, explica o executivo. Ele ainda destaca que todo esse gerenciamento é feito pelo parceiro por meio de relatórios, suporte técnico e muitas vezes, acessos remotos através de soluções mobile que garantem um controle praticamente em tempo real em relação às necessidades da empresa.

Para exemplificar, Moreira destaca três dicas de processos que podem ser aplicados para uma melhor otimização de recursos com a adoção de um outsourcing de impressão:

1. Adote soluções para uma impressão segura
Soluções de segurança são capazes de bloquear cada arquivo antes que o usuário o libere no equipamento, evitando assim impressões desnecessárias. A adoção de senha ou a utilização do crachá por meio de aproximação são alguns dos métodos que podem ser aplicados. É possível, por exemplo, direcionar arquivos específicos para equipamentos mais econômicas ou restringir funções, como impressões coloridas. Existem também mecanismos que monitoram todas as atividades por usuário e dispositivo, permitindo saber o que está sendo desperdiçado e como investir melhor o orçamento. Outra alternativa para garantir maior segurança é uma solução que salva em imagem cada documento impresso e registra quem o imprimiu. Uma forma de cumprir regras de compliance e ainda evitar que documentos confidenciais sejam impressos por pessoas não autorizadas.

2. Estabeleça processos e reduza perdas
Atualmente é fácil embarcar softwares em multifuncionais, o que possibilita personalizar suas funções de acordo com a demanda da companhia. Um exemplo disso é pré-estabelecer processos para um determinado documento. Por exemplo, uma guia de pedido que precisa ser enviada para o estoque para liberação do material, em seguida deve ser encaminhada para o financeiro para emissão da nota fiscal e chegar ao setor de logística para entrega, pode percorrer este caminho automaticamente se o processo já estiver salvo no equipamento. Com isso, ao ser digitalizado, o documento seguirá até o seu destino final com maior agilidade e o risco de que alguma informação se perca ao longo do percurso será reduzido. Além deste mecanismo, outros muito mais simples podem ser previamente registrados e garantirão a redução do consumo de papel, como a impressão frente e verso e a criação de cotas de impressão por usuário.

3. Invista em soluções mobile
Em um outsourcing de impressão, a mobilidade vai muito além da simples digitalização de documentos. Hoje já é possível utilizar o celular para enviar e receber arquivos gerados por uma impressora, onde quer que a pessoa esteja. Além disso, soluções mobile podem ser aplicadas à manutenção dos equipamentos. Já existem ferramentas on-line que permitem ao técnico capacitado realizar remotamente um diagnóstico completo do aparelho e em poucos minutos descobrir o que está ocorrendo. Tal inovação representa otimização no tempo de manutenção, ou seja, o que antes levava horas ou dias para ser resolvido, hoje é concluído em minutos.