12+ dicas para tornar as reuniões remotas mais eficazes

Sabemos que o trabalho remoto pode ser solitário às vezes. Também sabemos que a colaboração on-line pode habilitar talentos organizacionais que você não explorava anteriormente, pois algumas pessoas talentosas, mas silenciosas em reuniões pessoais, podem brilhar quando trabalham virtualmente.

Sheela Subramanian, vice-presidente do Future Forum, enfatiza a necessidade de gerenciar eventos de uma forma adequada para a maneira como trabalhamos agora, não da forma como costumávamos trabalhar. Algumas empresas mudaram onde o trabalho acontece, mas permanecem presas aos padrões antigos de como o trabalho ocorre, ela alerta.

“Os gerentes devem se concentrar nos resultados sobre a atividade e o presenteísmo”, diz. O que isso significa para o gerenciamento de reuniões remotas?

Use tecnologias confiáveis – e as use direito

Quantas reuniões são pontuadas por falhas técnicas causadas por participantes que não sabem usar a tecnologia? Quantos minutos foram perdidos enquanto as pessoas tentavam compartilhar sua tela?

Cabe à gestão gastar o máximo de tempo necessário aprendendo como a ferramenta de colaboração escolhida funciona – e compartilhando essas informações com os funcionários. Esse conhecimento não apenas torna o tempo mais produtivo, mas permite que todos aprendam com o tempo. As melhores opções de tecnologia sempre serão aquelas que os funcionários já usam: Zoom, Teams e Webex. Provavelmente ainda não será o FaceTime.

Considere o conteúdo

Planeje bem as coisas.

“Todas as reuniões não são criadas iguais. Cada tipo de reunião requer uma abordagem diferente”, afirma o Gartner.

Isso é verdade. É difícil manter o foco nos melhores momentos e mais difícil ainda quando se trabalha remotamente. Se suas reuniões exigem o uso de apresentações de slides, faz sentido evitar slides de apresentação com muito conteúdo e fazer o que for necessário para simplificar sua apresentação.

Cinco slides que ressoam sempre serão melhores do que cinco que confundem.

Abra os canais

O pensamento também se estende ao que você faz antes e depois das reuniões.

Algumas empresas criam canais do Slack que os participantes podem usar para sinalizar ideias, problemas e preocupações antes das reuniões e para capturar quaisquer pensamentos que possam surgir depois.

Alguém deve ser responsável por capturar e destilar insights úteis desse (ou de qualquer outro canal escolhido) para revelar insights e pontos de ação adicionais.

Não se esqueça de registrar os pontos de ação conforme eles são acordados durante as reuniões. Muitas organizações acham que a memória é suficiente e então se perguntam o que deu errado quando a memória inevitavelmente não o faz. Reconhecer, concordar e alcançar objetivos concretos é fundamental para o gerenciamento remoto do trabalho.

Quem está na lista?

As reuniões de colaboração remota assíncrona funcionam melhor se forem focadas.

Ao decidir quem deve comparecer a uma reunião, considere também o papel e a contribuição de cada pessoa e certifique-se de que isso esteja estabelecido antes do evento, e que as contribuições feitas sejam reconhecidas.

Também é mais produtivo realizar uma série de reuniões menores e mais curtas do que um grande evento geral. Não apenas o conteúdo da reunião pode ser reduzido ao conjunto de habilidades em cada grupo, mas o engajamento pode melhorar.

O relatório Future of Time da Adobe apontou que metade dos trabalhadores se sentia sob pressão para estar sempre acessível e a maioria achava um desafio manter os limites entre o trabalho e o tempo pessoal. O Gartner também observa a necessidade de eliminar reuniões em que todos discutem um problema extensivamente, mas não chegam a concordar com uma solução positiva.

Arranje tempo para o pessoal

Se alguém estiver doente, deixe-o falar sobre isso. Abra espaço para as pessoas, não apenas para a função. Soft skills são ainda mais importantes ao interagir em vídeo e alguns momentos de ligação podem ajudar a manter sua equipe unida.

Uma agenda fluida

Trabalho remoto significa que as equipes geralmente trabalham de forma assíncrona. Mas o que você não quer que aconteça é perder a coesão da equipe quando certas pessoas regularmente não conseguem fazer uma reunião por causa do trabalho ou compromissos pessoais em um mundo assíncrono.

Em vez de insistir em reuniões em horários regulares, altere as agendas para permitir que mais membros de sua equipe participem pelo menos parte do tempo.

“93% dos trabalhadores desejam flexibilidade quando trabalham”, diz Subramanian. O Gartner também recomenda o uso de durações de reuniões não convencionais. Eles acham que bate-papos de 50 e 10 minutos podem substituir efetivamente algumas sessões mais longas.

Afrouxe as coisas

Na Orange Business Services, os funcionários tiveram a oportunidade de usar as ferramentas de colaboração da empresa para interação pessoal durante a pandemia.

Embora esse tipo de interação ad hoc possa acabar revelando problemas dentro da sua empresa, idealmente deve ajudar a construir a coesão da equipe e manter o moral. Um líder de empresa ativo deseja resolver os problemas de RH, e não suprimi-los.

Faça o tempo importar

Cada reunião tem palestrantes e sussurradores. Os falantes tendem a dominar o tempo, enquanto os sussurrantes podem dizer poucas palavras, mas ainda precisam ser ouvidos.

Existem várias abordagens para isso, mas uma coisa que funciona é garantir que os objetivos do encontro sejam claramente definidos antes do evento e presidir a interação para garantir que todos tenham a chance de falar e a tomada de decisões seja feita dentro de um orçamento de tempo definido.

Tem três decisões a tomar em uma reunião de uma hora? Então, a discussão máxima será de 20 minutos cada.

Se não for possível chegar a uma decisão nesse tempo, analise-a para revisão ou passe para o próximo tópico para retornar à discussão no final.

A colaboração remota baseada em vídeo pode ser desgastante, por isso faz sentido gerenciar o tempo de maneira eficaz.

Boas maneiras importam

Também é importante concordar com um código claro de etiqueta em reuniões, projetado para dar a todas as partes alguma chance de se expressar, ao mesmo tempo em que aplica algumas restrições para aqueles que gostam de dominar a discussão.

Eu trabalhei com algumas organizações voluntárias que impõem “orçamentos de tempo” para atingir esse objetivo. Essas distribuições podem ser um requisito para limitar as contribuições a, digamos, 30 segundos cada, por exemplo.

Faça o tempo ter menos importância

Há uma segunda abordagem que também pode funcionar: algumas organizações mantêm uma espécie de chat de reunião aberta, realizando videoconferências longas e não estruturadas, sem agenda ou expectativa.

Estas podem se tornar sessões virtuais de recepção durante as quais suas equipes podem continuar a se envolver no trabalho que precisam fazer e ocasionalmente aparecer para pedir ajuda, conselho ou apenas para alguma interação humana.

Aplicativos como Teamflow ou Asana também podem ajudar a criar esse tipo de espaço.

Um liga, todos ligam

O estigma contra o trabalho remoto continua a prevalecer obstinadamente à medida que a administração se debate com a nova realidade de que o futuro do trabalho é baseado em realizações e não na presença.

Na prática, isso significa que quem comparece pessoalmente às reuniões em ambientes híbridos de trabalho acaba ganhando vantagens em relação aos que ficam remotos.

Uma maneira de contornar isso é concordar que, quando um membro da equipe precisar discar para a reunião, todos os membros também devem fazer o mesmo. Isso ajuda a reduzir esse estigma e coloca os participantes em condições de igualdade.

Mantenha simples

Quantos aplicativos você está pedindo aos funcionários para usarem para colaboração?

O relatório Future of Time da Adobe revela que o uso de muitos aplicativos pode gerar estresse e esgotamento. “Podemos nos sentir facilmente inundados pelo número de canais e plataformas com os quais devemos interagir em um mundo remoto”, disse Naomi Ionita, sócia da Menlo Ventures.

Como você está tornando suas reuniões remotas mais produtivas e menos onerosas?

Deixe-me saber o que funciona para você.