Não subestime a folha de pagamento: erros podem ser fatais para os negócios

Algumas áreas em uma empresa são mais sensíveis do que outras e podem colocar a saúde do negócio em risco, como Departamento Financeiro, Fiscal, Comercial e Pessoal. O Processo de Folha de Pagamento é o que eu quero destacar, pois ele tem um fator importante no Departamento Pessoal, principalmente por atuar com razões técnicas ao coletar todas as informações do empregado e sua jornada de trabalho, rendimentos, benefícios, mantendo-o em dia com todos os direitos trabalhistas e tributárias diante de suas atividades no mercado.

Segundo levantamento realizado pelo sociólogo e especialista em relações do trabalho José Pastore, o Brasil é o campeão mundial de processos trabalhistas, com aproximadamente 2 milhões de casos por ano, sendo que muitos deles decorrem de erros cometidos pelas empresas.

O quadro caótico sabemos que é resultado de inúmeras falhas por parte da qualidade da legislação do nosso País, mas também pelos pleitos trabalhistas dentro de uma empresa com relação a integração de pagamentos efetuados não transitados em folha de pagamento, o que gera um número maior de ações trabalhistas.

Gestores dos mais diversos setores chegam a perder milhões de reais por erros, muitas vezes cometidos por humanos e, consequentemente, enfrentam problemas que poderiam ser facilmente resolvidos com a tomada de pequenas decisões.

Saber solucionar questões comuns na folha de pagamento como inobservância da lei, falta de controle, negligência de mudanças e acordos, realização de pagamentos indevidos e falhas com planilhas e fórmulas automáticas, é o brilho dos olhos de qualquer administrador.

O que muitos não sabem é que todas essas questões podem ser facilmente resolvidas com sistemas automatizados. Por meio de plataformas digitais é possível diminuir ações e ainda contribuir com a redução das demandas operacionais impostas às empresas pelas legislações trabalhistas e previdenciárias, assegurando a mitigação de despesas financeiras decorrentes de negligência, ingerência ou ausência de conhecimento técnico.

Além disso, softwares especializados em controle de informações importantes para a elaboração da folha de pagamento são boas escolhas para quem quer ter à disposição dados sobre os funcionários e sobre o próprio negócio. Com eles é possível, a qualquer momento, elaborar documentos com precisão, evitando que pequenos erros (sobretudo falhas humanas) acabem em catástrofes.

Destaco por fim, com toda a minha experiência em grandes corporações e agora a frente de uma empresa que oferece solução de BPO, que une a tecnologia e uma equipe de especialistas trabalhistas que ajudam no processamento da folha de pagamento, que muitas empresas podem se beneficiar diretamente e com mais assertividade se conciliarem pagamentos de encargos e funcionários por meio de soluções e plataformas que otimizam todo esse processo. Dessa forma, é possível evitar qualquer tipo de erro de informação e ainda reduzir em até 80% os esforços da empresa na gestão de seus colaboradores.

* Marcelo Furtado é CEO da Convenia, plataforma na nuvem de Gestão de Pessoas para PMEs