Grupo Sada automatiza operações com Centro de Serviços Compartilhados

O Grupo Sada, grupo empresarial mineiro que possui mais de 30 organizações em diversos segmentos da economia entre concessionárias, usinas de biocombustível, siderurgia, reflorestamento, geração de energia e indústria, transforma mais de 850 mil veículos por ano, produzindo 49 milhões de litros de etanol e geram 7 mil empregos em 52 municípios no Brasil.

Para conseguir fazer uma gestão eficiente de tantos processos e seguir com seu plano de crescimento, a Sada buscou no mercado uma metodologia que a apoiasse na redução de custos e minimizasse o impacto da crise econômica. A implementação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), com a ajuda da Totvs Consulting, consultoria de negócios da Totvs, foi a solução encontrada.

Desafios

O projeto teve início em junho de 2016 e contou com amplo envolvimento dos executivos de todas as áreas, garantindo a sinergia dos processos. O CSC consolidou os serviços administrativos e padronizou os processos dos departamentos financeiro, contábil, fiscal, pessoal, suprimentos e também atende os chamados de tecnologia da informação do Grupo em um único local. Antes, essa estrutura estava espalhada em cinco escritórios e, muitas vezes, ocorriam atividades transacionais duplicadas.

Além da eliminação deste tipo de falha, havia uma grande oportunidade de melhorar os serviços prestados por essa estrutura centralizada. Para isso, foram mais de 400 processos mapeados, mais de 11 empresas visitadas, 207 entrevistas com o time e o envolvimento de 754 colaboradores, que executavam as tarefas com a finalidade de mapear possíveis melhorias da operação. Com um diagnóstico cuidadoso, a Totvs Consulting redesenhou detalhadamente todos os fluxos de trabalho e as políticas internas, além de definir as tecnologias mais adequadas e aderentes para essa nova fase.

Melhorias

“Com o apoio da Totvs Consulting, conseguimos reduzir estruturas e ganhar eficiência operacional. Por meio de um trabalho em conjunto, chegamos a uma automatização das rotinas feita com excelência. Isso garantiu não só a redução de custos, como também o aumento na produtividade e na entrega de resultados”, ressalta Daniela Medioli, vice-presidente do Grupo Sada.

Outro ponto de sucesso atingido com tamanha parceria foi a atuação do grupo responsável pela Gestão da Mudança. Cerca de 20 agentes de diferentes níveis hierárquicos foram selecionados para realizar a ponte entre a equipe de projetos com os demais colaboradores da empresa. Desta forma, garantiu-se o engajamento do maior número de pessoas possível e todos se mantiveram informados das mudanças de forma rápida e transparente.

Indicadores de sucesso

Tão importante quanto entregar o projeto, é monitorar e acompanhar a sua efetividade. Por isso, o Grupo Sada implementou um painel de indicadores orquestrado pela solução Totvs Smart Analytics powered by GoodData, tudo atualizado de hora em hora para uma visão completa da operação.

“A Totvs Consulting tem um portfólio de Serviços completo para ajudar as empresas na sua jornada de Transformação Digital. Eficiência de gestão só é possível com um desenho inteligente de processos e conhecimento profundo dos indicadores do negócio, aliando visão estratégica e entrega de plataformas. A Totvs Consulting é o parceiro ideal das empresas que querem ser líderes nesse novo ciclo da economia”, finaliza Mario Almeida, head de fluig, Analytics & Consulting da Totvs.