Governança é peça-chave no aprimoramento de processos na TI da Farmoquímica

Com o intuito de aproximar a TI das áreas de negócios e colocá-la em linha com a estratégia da empresa, Karla Fonseca, CIO da FQM – Farmoquímica, iniciou um processo de reestruturação, que culminou na transformação da TI em centro de serviços compartilhados, migrando custos para as áreas de negócios.

A executiva conta que a remodelagem era de extrema urgência. “Há grande demanda por parte da área de negócios, mas não adianta querer vender [ideias] se a sua área não está estruturada, tanto em termos de processos quanto de pessoas”, observa a executiva. A CIO se apresentou no Intercâmbio de Ideias que aconteceu na manhã desta quinta-feira (25/8), durante o IT Forum+ 2016, na Praia do Forte (BA).

Usando uma mistura de governança e design thinking, o trabalho foi iniciado. “Pegamos tudo o que tinha dentro do help desk, levamos para a área de negócios e passamos a entender o que era entrega em suas semanas [entre outros pontos]”, conta Karla.

A reestruturação aplicou cuidado especial na identificação e conhecimento de talentos que a empresa tinha disponível. Isso porque, conta a executiva, “a maior dificuldade que temos é disponibilização da equipe”. Ou seja, para realizar projetos é preciso ter alguém livre para fazê-los e isso era difícil de ser identificado antes da entrada da governança no quadro.

“Fizemos levantamento de colaboradores, quais eram suas atribuições e gaps. Descobrimos de tudo dentro de cerca de um ano de trabalho”, relata a CIO. Com isso, foi possível verificar indicadores como postura dos colaboradores, performance, comprometimento com a entrega.

O que antes era “mal estruturado”, como definiu a própria executiva, se tornou uma área com produtividade e ganho de entrega, que acabou dividida em duas metades: estudos e projetos. “E, hoje, a empresa inteira conhece as duas divisões”, comemora Karla.

Com isso, a reestruturação garantiu confiabilidade das áreas de negócios com à TI, bem como redução de gastos. A estrutura contava com 19 colaboradores, 5 consultores volantes e 700 chamados mensais. Agora, o número de consultores volantes permaneceu o mesmo, mas o de funcionários foi reduzido para 14 (devido a cortes de gastos e também por readequação de talentos), e o número de chamados chega a 300 por mês, entre incidentes e projetos.

Os frutos do trabalho foram tão satisfatórios que, hoje, as práticas adotadas estão sendo usadas como exemplo para outras áreas da empresa. Para 2017 e 2018, a ideia é que engenharia, jurídico e RH recebam as mesmas instruções. “Eles têm a gente como espelho para ajudar a estruturar”, orgulha-se.

No vídeo abaixo, Karla comenta um pouco mais sobre essa jornada da TI da FQM.