Empresa lança solução para organização documental no RH

A Access, empresa de gestão e armazenamento de documentos físicos e digitais, lança uma solução voltada para a área de Recursos Humanos das empresas. O objetivo é auxiliar as organizações na Transformação Digital de RH, tornando digitais informações e dados que servirão de base ao cumprimento do eSocial, bem como de outras demandas legais que a empresa tenha.

“Ao longo dos últimos anos, temos realizado vários projetos na área de RH com foco na entrega de mais inteligência na gestão de documentos. Percebemos que as soluções atuais não contam com ferramentas que façam exclusivamente essa gestão, tratando das informações desde o início da vida laboral de um funcionário na empresa. Por isso, desenvolvemos uma solução específica de tratamento de dados para Recursos Humanos, que conta inclusive com checagem automática de documentação, prazos de validade, entre outros”, explica Inon Neves, vice-presidente de Access para América Latina.

O foco da solução são as áreas de Recursos Humanos que precisam movimentar e armazenar um grande volume de documentos. “Desenhamos um produto específico para a área de RH, com foco na criação de um prontuário eletrônico para cada funcionário, em que ficam armazenadas as informações documentais daquele profissional desde o começo, no processo de seleção”, afirma Juliana Trindade, Gerente de Projetos de Access.

Checagem de informações

A solução vai além da simples guarda de documentos, informa a empresa. Em um processo de seleção, por exemplo, os documentos podem ser validados via tecnologia OCR (Optical Character Recognition – tecnologia de digitalização que converte dados diversos em documentos legíveis que podem ser pesquisados, manual ou eletronicamente) ou por meio do processo manual, com serviços de BPO oferecidos pela própria Access, desonerando o RH da checagem manual de documentos.

“Uma vez que esse profissional é selecionado, o próprio sistema abre um prontuário e todas as suas informações serão armazenadas neste prontuário – o RH consegue, inclusive, ter o controle das políticas associadas a este funcionário, e também registros médicos, que serão de vital importância também para o eSocial”, detalha Juliana.

Entre os benefícios da solução estão o controle de status de cada funcionário e o controle de envio das documentações, bem como a segurança das informações –já que os dados são armazenados em ambiente seguro, com controle restrito de acessos.

Em termos de funcionalidade, a solução permite que os gestores obtenham, em minutos, a documentação mínima necessária para determinados trâmites empresariais, como a geração de dados para processos trabalhistas, por exemplo.