Uma sessão de Ideação e Priorização de Projetos na prática
Sabemos que podemos ter surpresas na prática de uma sessão de priorização de projetos, mas quando planejamos minuciosamente, o resultado é assertivo
No cenário de um Instituto de Previdência e Saúde em Belo Horizonte, uma experiência produtiva desenrolou-se: uma sessão de Ideação e Priorização de Projetos. Atuando como facilitador da sessão, juntamente com os pontos focais (membros de diversas áreas do Instituto), unimos em uma jornada que transcendeu ideias e as converteu em realidade concreta. Esta sessão proporcionou um ambiente propício à colaboração e criatividade, culminando na geração de ideias relevantes e na priorização estratégica de projetos de alto impacto.
Engajamento e Processo: O alicerce dessa jornada foi o comprometimento e envolvimento da equipe do Instituto. Desde a concepção até a execução, cada participante mergulhou na dinâmica, compartilhando sua experiência e perspectivas únicas. Através da técnica de BrainWriting (uma vertente do BrainStorming), desencadeou-se a geração de 15 ideias inovadoras, todas voltadas para a redução de custos e inovação – uma abordagem estrategicamente selecionada. Essa etapa da sessão, que se desenrolou ao longo de uma hora e trinta minutos, foi repleta de momentos inspiradores que alimentaram a criatividade.
Validação: A validação das ideias pelo Diretor Geral conferiu solidez ao processo. A diversidade das ideias gerou uma profusão de possibilidades.
Preparação para votação: Com a preparação prévia do Google Forms baseada nos fundamentos da Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) otimizou a votação, assim como a entrada e classificação das ideias.
Votação: Todos os membros da sessão passaram por uma rigorosa etapa de votação no Google Forms. A votação foi realizada tanto em desktops e notebooks, quanto nos dispositivos móveis.
Classificação da priorização: Um ótimo recurso do Google Forms é a exportação dos dados no formato de planilha eletrônica. Contudo, deixar um template preparado com todos os cálculos baseados na Matriz GUT, também foi um diferencial. As ideias foram avaliadas sob critérios objetivos e quantitativos. Este processo culminou na identificação de dois projetos prioritários, projetos estes que evidenciaram potencial de transformação no Instituto.
Das Ideias ao Planejamento: Os dois projetos que emergiram no topo do ranking de priorização – um Programa de Qualidade de Vida no Trabalho (QVT) e um modernizado Sistema de Folha de Pensão – evoluíram para a fase de planejamento. A equipe se dividiu em dois grupos focados, meticulosamente preenchendo os detalhes destes projetos no Canvas. Esta etapa crítica permitiu visualizar as etapas essenciais para a execução bem-sucedida, assegurando que nenhum elemento crucial fosse negligenciado.
Apresentação dos Canvas: Os líderes dos grupos fizeram a apresentação do resultado do Canvas. Toda a equipe ficou com conhecimento suficiente para os próximos passos.
Impacto e Ação: O resultado da Sessão de Ideação e Priorização ultrapassou todas as expectativas. O Instituto emergiu com ideias inovadoras, alinhadas aos objetivos estratégicos e prioridades organizacionais. Contudo, estas não permaneceram apenas no papel; elas foram validadas, priorizadas e detalhadas em planos concretos. O Programa de Qualidade de Vida no Trabalho e o Sistema de Folha de Pensão transcenderam a mera concepção e agora representam ações concretas que positivamente influenciarão a equipe e a eficiência da organização.
Conclusão: A Sessão de Ideação e Priorização de Projetos no Instituto não apenas desencadeou colaboração, criatividade e ação, mas também representou um aprendizado de que, ao planejar minuciosamente, as surpresas da prática podem ser traduzidas em resultados altamente positivos. A união da expertise e perspectivas diversas da equipe proporcionou um solo fértil para a geração de ideias. A priorização estratégica permitiu alocar recursos e esforços em projetos de maior impacto. Com a utilização do Canvas, os projetos estão definidos, mapeados e prontos para serem executados. Este evento não é meramente um capítulo encerrado, mas um ponto de virada, simbolizando a transformação de ideias em ações palpáveis que impulsionarão o Instituto em direção a um futuro mais inovador e eficaz.
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