Conhecer o Custo Total de Propriedade (TCO, na sigla em inglês) de aplicativos é um diferencial de mercado para qualquer empresa que quer administrar os custos envolvidos na propriedade de um aplicativo e, principalmente, saber o momento em que aquele aplicativo precisa ser atualizado, remodelado ou substituído.
Um exemplo prático: quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição – consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até o tamanho da garagem. Depois de alguns anos, o carro começa a exigir manutenções cada vez mais caras. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm opções de desempenho e conforto melhores do que o seu. Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo.
O mesmo vale para os aplicativos de sua empresa. Mas como avaliar o TCO deles? A seguir, um guia rápido e prático que o ajudará nessa missão.
Passo 1. Estabelecer um objetivo
TCO é um conceito financeiro e existem várias metodologias no mercado para fazer esse cálculo. Aqui, vamos falar sobre calcular TCO de um aplicativo com o objetivo de avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão dele.
Passo 2. Definir quais custos são relevantes para a análise
Leve em conta os custos com licenças do aplicativo e outros softwares – como banco de dados (suporte anual) -, salários e benefícios dos funcionários envolvidos na gestão do aplicativo (analistas de sistemas, DBAs, programadores, suporte help desk) e serviços de terceiros (suporte, manutenção, desenvolvimento, entre outros).
Passo 3. Levantar os custos relativos aos itens do passo anterior
É importante identificar os custos que incorrem regularmente em todos os meses e também aqueles que são sazonais ou temporários. Outro item importante a levantar são os custos que irão incorrer no futuro, como atualização tecnológica, serviços de atualização de versão do aplicativo e de banco de dados. Para ajudar, é interessante buscar como esses custos ocorreram no passado.
Aqui vale uma observação, existem alguns custos muito difíceis de aferir. Por exemplo, o custo do downtime (paradas, interrupções) ou má performance. Quando acontece uma parada do aplicativo, pode existir algum investimento adicional para restabelecer a operação. Além disso, a interrupção causa problemas ao negócio, como uma demora na emissão de Nota Fiscal, recepção de mercadoria, emissão de uma ordem de produção, entre outros que gerarão gastos extras.
Passo 4. Organizar os custos levantados ao longo do tempo
Agora, chegou o momento de inserir os itens de custo que levantou até aqui em uma linha do tempo. A ideia é definir pelo menos um ciclo para cada um deles. Avalie o período que cada item de custo ocorre. Por exemplo, salários ocorrem mensalmente, já uma atualização tecnológica, a cada três anos. O maior período será o escolhido para análise do TCO.
Organize os custos futuros e passados. Assim você conhecerá o TCO (em x anos) do passado e do futuro. Para conhecer o TCO mensal, é só somar o custo de todos os meses e dividir pelo número de meses da análise.
Passo 5. Identificar quais custos serão substituídos pelas diferentes alternativas
Como o objetivo desse estudo é avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão do aplicativo, agora você pode:
1. Saber se a gestão do seu aplicativo está eficiente, comparando com outras alternativas
2. Avaliar se essa gestão traz vantagem competitiva para sua empresa
3. E avaliar alternativas para melhorar a gestão de custo do aplicativo
Uma alternativa para a redução do TCO em TI é a modalidade software como serviço (SaaS). O SaaS engloba alguns custos diretos e indiretos da gestão de aplicativos, permitindo assim uma forma diferente da tradicional de gerir os custos de aplicativos, além de utilizar os recursos de forma mais eficiente.
Para finalizar, ressalto que a análise de TCO é um dos itens que influenciam a escolha de um novo aplicativo ou forma de gestão. Contudo, outros fatores como retorno de investimento (ROI), time to value (TtV) e arquitetura tecnológica também são importantíssimos e devem ser considerados antes de uma decisão.