Aplicações legadas, um problema difícil de lidar

Aplicações legadas são uma das questões mais difíceis de enfrentar na TI. A abordagem de substituição é cara, difícil de justificar sob o ponto de vista do custo e a mudança tende a interromper as atividades da empresa. Por outro lado, o software legado pode causar problemas de desempenho da rede em toda a organização.

Um aplicativo antigo de mapeamento em um departamento de transporte, por exemplo, pode causar um desastre a qualquer momento. Conforme os meses e os anos passam, o problema se torna mais grave e mais difícil de resolver.

Nos exemplos a seguir, conheça quatro empresas com problemas de aplicações legadas e como elas encontraram a saída para modernizá-las. O pessoal de TI ajudou a descobrir como o aplicativo legado estava sendo usado, de que forma os funcionários dependiam dele e como a companhia seria afetada por uma interrupção no serviço causado por uma falha do software.

Falhas no aplicativo normalmente levam a uma perda de produtividade, que permanece durante o tempo necessário para implementar um novo software e treinar funcionários para usá-lo.

“Um elemento central em todos esses casos é que o portfólio de soluções de TI existente deve ser continuamente gerenciado para que haja uma balança entre os custos e os riscos”, diz Jim Duggan, analista do instituto de pesquisas Gartner. Depois que essas companhias avaliaram o valor do software versus o custo e o risco de fracasso, elas decidiram pela atualização dos sistemas.

Hudson’s Bay Company e Lord & Taylor
Problema: A fusão das empresas tornou obsoletos os sistemas existentes de ERP
Solução: substituição da solução para atender às necessidades de todas as unidades de negócios

A Hudson’s Bay Company é uma das mais antigas redes de varejo do Canadá, fundada em 1670. Também possui outras marcas incluindo a Home Outfitters and Zellers. Em 2008, a Hudson’s Bay foi comprada pelo Equity Partners NRDC, a mesma companhia que realizou a aquisição da Lord & Taylor, lojas de departamento de luxo.

Juntas, as duas empresas empregam cerca de 75 mil pessoas e geram mais de 8 bilhões de dólares em vendas. Por isso, a fusão apresentou alguns desafios. Um deles foi que a Hudson’s Bay e a Lord & Taylor estavam contentes com seus respectivos sistemas de planejamento de recursos empresariais de diferentes fornecedores, e nenhum dos sistemas poderia lidar com as necessidades de ambas as organizações.

Para a Hudson’s Bay, o ERP existente era vital para gerenciar as entregas para as lojas. “Quando uma ordem de um fornecedor é gerada, por vezes vem da Europa e sabemos exatamente quantos produtos temos em estoque meses antes de eles serem entregues”, diz Dan Smith, CIO da companhia.

Em caso de atraso na entrega, acrescenta, “precisamos remanejar o número de mercadorias que temos de enviar para cada uma das lojas.” Os funcionários da loja, muitas vezes, têm de esperar até que a mercadoria chegue, abrir os containers e, em seguida, encaminhar as mercadorias para outras lojas, se necessário, explica ele.

Diante desse cenário, a Hudson’s Bay identificou que precisava de um sistema ERP global para todas as lojas para substituir o antigo. No paralelo, a empresa queria trocar os mainframes, em que rodavam o antigo ERP, por servidores blade. Um dos problemas em manter os mainframes era encontrar programadores Cobol. A empresa atualizou o sistema de gestão de supply chain para que ele pudesse identificar exatamente o que estava sendo entregue às lojas e quando as mercadorias chegavam ao local.

Smith lista outros desafios. Entre eles, a necessidade de integrar os sistemas das duas empresas e treinar os funcionários para que eles pudessem, não só mexer na ferramenta, mas também entender o novo processo.

Alguns dos benefícios que a atualização permitiu foram melhorias nos processos e aumento da produtividade e ainda a capacidade de considerar futuras aquisições.

Julie Lockner, analista de gerenciamento de dados do Enterprise Strategy Group (ESG), diz que todas as fusões são complexas, mas são especialmente complicadas para os varejistas que precisam lidar com questões de conformidade e devem descobrir como os dados antigos serão mantidos após a mudança para um sistema novo.

Se os dados vão ser fundidos em uma única aplicação, diz ela, as empresas devem “ter um plano para retenção das informações e das aplicações legadas para minimizar as chances de o software se tornar uma pedra no sapato anos mais tarde”.

Duggan, do Gartner, diz que a Hudson’s Bay enfrentou uma série de problemas: os aplicativos legados que não atendiam mais às necessidades das empresas recém-fundidas, uma implementação em larga escala em vários locais, e as preocupações políticas que surgem quando diferentes culturas corporativas se juntam.

O principal gargalo, diz ele, é que a complexidade resulta em custos elevados e a continuidade dos negócios deve ser considerada ação prioritária.”Um fator de sucesso em fusões e aquisições é a padronização de processos de negócios”, diz Duggan.

Flexcon
Problema: plataforma de comunicação em versões antigas
Solução: uma série de atualizações, realizada por etapas, para a última versão

Na Flexcon, fabricante de filmes e adesivos para etiquetas, a plataforma de mensagens Lotus Notes estava-se tornando ultrapassada. Para Jeremias Benjamin, líder da área de suporte técnico da companhia, o problema tornou-se uma dor de cabeça que resultou em chamados semanais de suporte. O sistema já não conseguia, por exemplo, processar corretamente e-mails que usavam gráficos complexos.

“Há certo tempo não atualizávamos a solução. Apenas fazíamos remendos para resolver problemas específicos”, explica Benjamin. “Precisávamos colocar a solução em dia.”

Benjamin começou a perceber os problemas na solução há alguns anos quando a versão de Lotus Notes que a empresa usava não conseguia reconhecer alguns smartphones modernos, incluindo dispositivos Android e o iPhone, da Apple. Ele também teve problemas para integrar a tecnologia com novas versões de aplicativos, como o Microsoft Office.

Como havia deixado de lado uma série de upgrades, a Flexcon realizou as correções em etapas. Primeiro, migrou do Lotus Notes 4.6 para o Notes 6.5. E então, em 2009, para o IBM Lotus Notes. O servidor Domino foi atualizado da versão 6.5 para a 7. O objetivo era terminar os upgrades antes que se encerrasse o suporte do fornecedor para a versão 6.5, em 2010. Finalmente, no início do ano passado, a Flexcon atualizou seu ambiente de servidor Domino 7 para Notes 8.5. Upgrades foram concluídos no ano passado e agora a empresa agora está atenta às atualizações para não perder nenhuma delas.

Benjamin diz que adotou algumas estratégias para tornar o processo relativamente tranquilo. Ele efetuou exaustivos testes e usou o Twitter para receber conselhos de especialistas. A companhia possui suporte da IBM, mas ele afirma que apenas usou esse recurso na versão antiga da solução. No entanto, Benjamin abriu chamados de suporte frequentes durante a atualização do Lotus Notes 6.5/7 para o Notes 8.

O principal benefício agora é que a equipe de TI da Flexcon está preparada para a introdução de novos dispositivos móveis na empresa. Quando um executivo leva para o ambiente profissional um iPad ou um smartphone, a Flexcon conta agora com tecnologias necessários para dar suporte aos mais recentes modelos.

“Hoje, sempre atualizo os servidores logo após a liberação de upgrades”, diz Benjamin. “Com isso, reforçamos a segurança e obtivemos mais desempenho”, conta.

Duggan, do Gartner, diz que deixar de lado upgrades resulta em aumento dos riscos de segurança e redução no valor do software. Segundo ele, sabiamente a Flexcon encontrou uma solução para esses problemas antes que eles tivessem se tornado mais difíceis de serem contornados.

“Até então, eles não tinham mais o suporte adequado para as novas tecnologias, mas ainda pagavam uma taxa de manutenção anual”, diz Duggan. O analista aconselha que a TI fique sempre atenta aos lançamentos de versões.

Compassion International
Problema: A infraestrutura estava dificultando a adição de funcionalidade no CRM
Solução: Ampliar a infraestrutura com o objetivo de passar alguns serviços para a nuvem

Jim Finwick, como CIO da Compassion International, instituição que ajuda crianças em países em desenvolvimento, percebeu que a estrutura interna do Customer Relationship Management (CRM) mostrava sinais de sua idade avançada. Construído com base na solução Sybase PowerBuilder, o CRM não era extensível, não tinha APIs abertas e não coletava informações detalhadas sobre os patrocinadores.

“Tínhamos conexões que estavam ligadas entre si e não de forma padrão, o que acabou por criar um nível de fragilidade. Sabíamos que precisávamos de mais flexibilidade e estabilidade”, diz Finwick.

Seus medos se tornaram realidade em novembro do ano passado, quando o CRM congelou completamente. Com isso, as promessas de 500 mil dólares em doações foram perdidas. Isso porque, a Compassion International possui dez centros regionais e 25 escritórios em todo o mundo que ajudam a organizar as doações.

Depois do episódio, a instituição decidiu migrar para uma infraestrutura de TI baseada em nuvem, construída a partir do Microsoft. NET Framework e do Neudesic Neuron, servidor que liga diversos sistemas.

Um dos objetivos da organização é fazer com os patrocinadores tenham um relacionamento individual com cada criança que vai receber a doação. Assim, um patrocinador sabe que não existem outras pessoas patrocinando a mesma criança. Tecnologicamente, isso significa estabelecer uma coordenação de dados sobre a criança, em qualquer país que ela vive, com informações sobre o patrocinador em um país completamente diferente.

Um patrocinador baseado no Reino Unido, por exemplo, será capaz de obter informações muito rapidamente sobre uma criança que precisa de ajuda, mesmo que ela viva em outro continente. Esse nível de integração não teria sido possível com o sistema de CRM antigo, mas agora é com a nuvem.

Julie, da ESG, diz que a instituição está no caminho certo. No entanto, ela afirma que é importante criar meios para garantir que os usuários tenham o mesmo nível de funcionalidades que tinham localmente agora na nuvem.

Iowa Network Services
Problema: monitoramento do Backhaul que não oferece métricas
Solução: novo software que inclui métricas

Quando uma operadora de celular oferece serviços 3G ou 4G, ela usa uma estação de backhaul para ligar torres, que juntas constituem a espinha dorsal da fibra óptica. A Iowa Network Services, fornecedora de backhaul para operadoras como AT&T e Verizon, estava usando a plataforma Networks Aviant para gerenciar os serviços de backhaul, que inclui trunking (maneira de compartilhar uma linha com vários clientes) e licenciamento de serviços sem fio.

Nos primeiros dias de acesso sem fio tudo transcorria bem. Ainda assim, os clientes da companhia solicitaram acompanhamento da rede para que eles pudessem gerar relatórios sobre a qualidade do serviço.

“Teríamos significativos custos para adicionar métricas de desempenho”, diz Leon Hofer, vice-presidente de operações da rede da Iowa Network Services. “O sistema legado possuía mais de dez anos, e nunca construímos métricas para o sistema original.” Diante das necessidades dos clientes e do tempo de operação das aplicações anteriores, o custo de atualizar todo o sistema “começou a fazer sentido”, diz Hofer.

Da mesma forma como acontece com qualquer upgrade, a Iowa Network encontrou vantagens e desafios. O novo sistema, da Software Monolith, fornece dados mais robustos e interface mais amigável, mas nem sempre é possível colocar todos os dados em uma interface simples.

Um novo recurso permite que os funcionários da Iowa Network recebam alertas de texto ou e-mail quando métricas ultrapassam um determinado limite do pacote. Mas aprender a usar esses novos recursos, diz Hofer, exigiu capacitação e o estabelecimento de um novo processo. A companhia aprendeu que muitas vezes é mais fácil para um técnico ver as linhas do texto e rapidamente interpretar os resultados do que tentar descobrir o que está acontecendo dentro de uma interface gráfica.

Antes da atualização tecnológica, a organização tinha muito trabalho com problemas relacionados ao rastreamento de uma parte específica do equipamento de rede. Agora, o sistema reúne os dados e os disponibiliza por meio de relatórios.

A verdade é que todas as aplicações legadas apresentam complexos desafios para a TI, que incluem análise dos processos de negócios, descobrir o custo do upgrade, lidar com capacitações e aquisição de equipamentos. De acordo com Duggan, do Gartner, uma vez que qualquer aplicação é rotulada como “legada”, é preciso começar a planejar como o aplicativo será atualizado, substituído ou terceirizado, mesmo antes de estar totalmente implementado.