VP de TI ensina enfrentar problemas de expansão de uma PME

Quando Bob Schoen saiu da área de TI da Fortune 500 para uma empresa muito menor, há alguns anos, ele percebeu alguns pontos positivos não intencionais. Por exemplo, é muito mais fácil se comunicar com uma equipe de sete pessoas do que com uma de 160.

Ele também descobriu que a frase ?faça mais com menos? não é apenas um clichê indiferente para os executivos de TI de Pequenas e Médias Empresas (PMEs). Schoen é VP de TI da Digital Insurance, uma empresa de benefícios para funcionários especializada em seguros para outras PMEs. A empresa cresceu 50% em 2011 e está, rapidamente, chegando em 300 funcionários, e tal crescimento gerou muitos problemas no processo. Em entrevista, Schoen compartilhou os diversos desafios que a TI enfrentava quando ele assumiu seu cargo, e como sua equipe está superando cada um deles.

Desafio: 300 funcionários, 80 escritórios.

Assim como muitas PMEs, a Digital Insurance está se expandindo. Mais da metade de seus funcionários são remotos, o que significa que eles trabalham de algum lugar fora da sede da empresa em Atlanta. A Digital Insurance tem mais de 10 escritórios remotos ?oficiais?, muitos dos quais foram abertos no ano passado durante uma onda de aquisições. Tem muito mais do que isso se contarmos cada um dos 70 consultores adicionais que trabalham de casa.

Este último segmento de funcionários representava um problema em particular porque eles se conectam a empresa via provedores locais de Internet. Compartilhar e colaborar em grandes arquivos por meio de banda larga comercial era um inconveniente. Oferecer a todos da empresa um sistema de telefonia VoIP foi outra dor de cabeça.

?É difícil conseguir conectividade de classe corporativa para cada funcionário remoto por causa do preço?, disse Schoen. ?Não se encaixa em nosso modelo de negócio. Este deve ter sido nosso maior desafio?.

Solução: Virtualização de Desktop

A Digital Insurance virtualizou muito de sua infraestrutura, incluindo os computadores dos funcionários, em que roda VMware. Agora, as equipes remotas que trabalham em grandes arquivos ? o que é comum nas indústrias de saúde e seguro ? não são retardadas pelas baixas velocidades e problemas relacionados. ?Todos os computadores rodam no data center bem ao lado de armazenamento. Os arquivos abrem com mais rapidez porque são todos locais na rede?, disse Schoen.

Desafio: Falta de infraestrutura para suportar crescimento

O data center da Digital Insurance era, aparentemente, uma pequena sala de servidores nos escritórios da empresa. Uma vez que a empresa entrou nesse período de supercrescimento, ficou claro que tal configuração não serviria mais ? havia muita coisa em risco caso os servidores caíssem ou alguma outra tragédia acontecesse.

Solução: Um data center ?real?

A equipe de Schoen passou 18 meses, aproximadamente, movendo seu data center local para uma instalação muito maior e mais sofisticada no centro de Atlanta, onde a empresa aluga espaço da Time Warner. A mudança proporcionou melhor tempo de atividade e outros benefícios.
?Uma das coisas que mais nos ajudou como pequena empresa, foi o preço da fibra local?, disse Schoen. ?Agora podemos conectar nosso escritório com o data center com conexão por fibra que custa praticamente nada quando comparada a o que pagaríamos cinco anos atrás?.

Desafio: Desempenho de grande empresa, com pequeno orçamento

Quando se trata de coisas como desempenho e disponibilidade, ninguém dá um desconto para a TI porque tem uma equipe pequena. ?Precisamos agir como uma corporação?, disse Schoen. Isso é complicado porque ele não tem como pagar por experts, que lidam com uma área ou tecnologia, como redes ou armazenamento. Schoen contou que teve de demitir um funcionário logo que ele chegou na empresa porque ficou claro que a pessoa não tinha as habilidades necessárias para o cargo; como resultado, ele estava causando mais problemas do que soluções.

Solução: Montar a equipe certa

Todos têm de assumir diversas responsabilidades. ?Precisamos de pessoas que trabalhem em diversas tecnologias?, disse Schoen. Paciência é uma virtude quando se trata de avaliar uma equipe e criar laços como novo chefe. ?Foi um desafio chegar e avaliar as pessoas – porque eles sabem o que você está fazendo ? e tentar fazer as pessoas entenderem que você não está ali para estragar as coisas, mas para deixar tudo melhor?, disse. ?Acho que isso só se comprova com o tempo?.

Desafio: Muitas tecnologias

Ter muitos sistemas e tecnologias pode ser confuso quando se pede que as pessoas lidem com diversos papéis e responsabilidades. É um problema comum conforme a empresa cresce, também. Um exemplo: a Digital Insurance havia desenvolvido seus diversos websites em diferentes sistemas de gerenciamento de conteúdo e estruturas de códigos.

Solução: Consolidação de tecnologias

Na frente de desenvolvimento, por exemplo, a Digital está reescrevendo quase tudo em .NET, que foi escolhido porque o Microsoft CRM é o aplicativo central, de acordo com Schoen. Reduzir o número de plataformas, linguagens e afins ajuda a simplificar as coisas para uma equipe sobrecarregada.

Desafio: Miscelânea de hardware

Como acontece em outras áreas, como desenvolvimento, Schoen encontrou plataformas de hardware inconsistentes quando chegou à empresa. ?É da natureza de pequenas empresas: conforme crescem, acontece esse acumulo de servidores?, disse ele. Os diferentes locais da equipe em crescimento da Digital Insurance apenas complicou o problema.

Solução: Servidores virtualizados

?Com VMware, reduzimos nossa base de servidores, e a tecnologia é muito mais fácil de gerenciar de um só lugar?, disse Schoen. Isso se tornou ainda mais importante porque, enquanto o número geral de funcionários cresceu 50% no ano passado, a TI perdeu uma pessoa.

Desafio: Dados, dados, dados

Schoen nunca pronunciou o termo em si ? big data ? mas a Digital Insurance lida com isso diretamente. Como se trata de uma empresa de sistema de saúde, ela lida com requerimentos pesados de compliance, entre outros dados. Em termos cotidianos, ela não pode jogar nada fora, não importa o quão velho. Schoen observou que sua equipe lida com enormes números de documentos e e-mails devido à natureza dos negócios da Digital Insurance. ?Eu diria que existem empresas cinco ou dez vezes maiores que lidam com menos e-mails do que a gente?, disse ele.

O problema real: a infraestrutura de armazenamento original da Digital Insurance não estava configurada para crescer passado certo ponto ? quando os discos disponíveis alcançavam o limite, eles tinham de ?empilhar? mais espaço. Mas isso exigia mais pessoas e mais infraestrutura do que a empresa podia pagar.

Solução: Armazenamento virtualizado

A Digital Insurance mudou de infraestrutura física de armazenamento para o NetApp; o ritmo de crescimento dos dados da empresa simplesmente não seria suportado de outra forma. ?Se meu servidor SQL precisa de mais 50 GB ou 150 GB de armazenamento, eu não preciso fazer back up e restaurá-lo em uma nova peça de hardware porque podemos mudar isso sob demanda?, disse Schoen. ?É o mesmo com servidores virtualizado; virtualizar armazenamento foi tão importante devido ao ritmo de crescimento?.

Schoen disse ainda que a reforma na infraestrutura da empresa melhorou outra área: recuperação de desastre. No passado, a Digital Insurance não tinha, efetivamente, redundância para seu data center local. ?A nova infraestrutura nos permitiu ter um plano DR, o que, há quatro anos, uma empresa do nosso porte não teria recursos para ter?, disse ele. ?Ainda adiciona muita complexidade, o que eu acho que assusta muitas pequenas empresas. Mas eu diria que é muito fácil do que antes?.

É claro que isso cria o próximo desafio da TI: testar, de fato, o plano DR.