5 dicas para trabalhar com provedor de serviços

Não é segredo que pequenas empresas precisam frequentemente de ajuda de terceiros para fazer o trabalho. Esse é o motivo pelo qual terceirizam toda, ou partes das funções de TI para provedores de gerenciamento de serviço (MSP, da sigla em inglês).

Mas a terceirizar não significa esquecer a TI inteiramente. Assim como em qualquer outro relacionamento produtivo de negócio, pequenas e médias empresas (PMEs) podem tomar algumas medidas, relativamente livre de dor, para garantir o máximo de vantagem dos seus provedores de serviço. Em entrevista, Vince Plaza, VP de TI da TeamLogic IT, disponibilizou cinco dicas para fazer isso de forma simples.

1. Desenvolva confiança fazendo perguntas: para algumas das PMEs, o apelo dos MSP é a capacidade de dispensar a necessidade de negócios críticos e focos finitos em outras partes da empresa.

Mas donos e executivos que desligarem completamente seus cérebros do setor de tecnologia estão se preparando para a frustração. Segundo Plaza, encontrar o balanço entre os interesses da companhia e provedores de serviço é a chave ? mas perceba que esta confiança é construída, não comprada. O caminho mais seguro e honesto do relacionamento é: faça perguntas sobre qualquer perspectiva que a empresa tenha e sobre os provedores de serviço antes e com frequência.

Que tipo de infraestrutura, aplicações e outras tecnologias eles tipicamente fornecem suporte? Que tipo de ferramenta utilizam internamente para coisas como helpdesk e outras funções? Eles escrevem acordos fáceis de ler? Como respondem a diferentes tipos de pedidos de consumidores? E assim por diante. Não faça apenas perguntas pela aparência: faça a ?lição de casa? (a web torna isso bem fácil) para assegurar que entendeu e está confortável com a aproximação.

?Eu gostaria de encontrar parceiros que estivessem envolvidos com: o que você está usando para me entregar isso??, questiona Plaza. ?Eu não preciso de detalhes.?

Um exemplo: se você tem interesse em virtualização de desktop, pergunte sobre prospecção das PMEs e como vão suportar infraestrutura de desktop virtual. Caso eles suportem apenas determinados fornecedores como VMware, mas não Citrix ou Hiper V, ou, talvez, não tenham muita experiência de infraestrutura em desktop virtual, é melhor investigar mais a fundo.

2. Trate o seu provedor de serviço como um CIO virtual ? mesmo que você seja o CIO: para algumas PMEs, a decisão de terceirização é relativamente simples porque não possuem departamento de TI. Para outros ? sobretudo as companhias em crescimento ou de médio porte ?, eles preferem que apenas uma pessoa (se não mais) esteja encarregada do gerenciamento da tecnologia da companhia. Não deixe que isso cause medo territorial em torno da segurança do serviço ? isso leva, inevitavelmente, a resultados negativos.

Defina papeis e responsabilidades à frente. Um bom provedor  vai ser capaz de defender o executivo de TI, sem tropeços. Deixe que eles saibam como fazer isso da melhor forma. Plaza deu alguns exemplos como: trabalhar duro, cobertura de férias e executar outros papéis de suporte ? ou o ?ligue para a gente quando precisar?. Evitar uma posição contraditória desde o início vai dar ao provedor de gerenciamento de serviços a chance de provar seu valor.

3. Comunique-se regularmente: falando em comunicação aberta, Plaza recomendou fazer reuniões regularmente. Isso não significa diariamente ou semanalmente ? você ainda pode realizar uma parte da terceirização e focar a sua energia em outro lugar. Mas trate o seu provedor de gerenciamento de serviço de forma similar ao departamento interno.

Mantenha eles no circuito conforme o caso de se apropriarem dos planos estratégicos, mudanças e outras informações que possam impactar nas necessidades da companhia.

?Tenha certeza de que tudo está indo bem, o MSP está entregando o que foi acordado e que nenhum problema ficará sem ser cuidado?, disse Plaza. ?Também use isso como uma oportunidade para discutir: qual é a próxima fase do seu trabalho??

4. Priorize segurança: de acordo com Plaza, um dos maiores riscos dentro das PMEs, atualmente, é a segurança, ou falta dela. Eles podem usar estes recursos de forma mais estratégica em seu nome.

?Os donos de PMEs devem ter um nível de conforto com segurança e o desejo de trazer para o trabalho um tipo de segurança que tipicamente não se vê em grandes companhias?, disse Plaza.

Ele não quis dizer que você deve gastar dinheiro como uma grande companhia, mas adotar políticas e procedimentos similares. Mesmo se você terceirizar alguns ou todos as necessidades do seu departamento de TI, segurança inteligente começa internamente (Não sabe por onde começar? Considere esses quatro passos basicos rumo a uma melhor segurança).

5. Agir rápido se houver problemas de superfície: idealmente, a comunicação regular vai minimizar problemas em potencial com o seu provedor terceirizado. Mas as coisas nunca vão perfeitamente de acordo com os planos, vão? Se os problemas aumentarem, recorra imediatamente ao provedor. ?Traga isso a tona imediatamente, assim o MSP poderá resolver a situação e atenuar seja lá o que for?, aconselha Plaza.

Levantar questões de forma rápida e crescente ? e dar tempo para ser resolvido ? com frequencia vai levar a uma resolução positiva. Caso contrário ? você e o provedor ?, terão duras evidencias que poderiam ter tempo para explorar outras opções.

?Esperamos que isso não chegue a esse ponto?, disse Plaza. ?Mas se acontecer, você fez o que pode para garantir uma separação amigável e dispensar o seu provedor de gerenciamento de serviços, sem muita dor.?