O problema da colaboração social em projetos de TI

Eu estava acertando os pontos finais na política de Bring Your Own Device da companhia, quando Sam, nosso CEO, me chamou para uma conversa. Falei sobre a estratégia de BYOD, mencionando que a mudança ocorreria como o planejado, tirando os BlackBerrys que eram pagos pela companhia, e dando aos funcionários a opção de usar seus próprios dispositivos. ?Esta vai ser uma grande mudança para alguns de nossos empregados?, disse ele. ?É melhor você socializar isso.?

?Socializar? é uma das palavras mais faladas atualmente, que é diferente de comunicar, explicar ou discutir algo, pois requer colocar a comunicação em outro nível de importância e intimidade com a organização. De fato, socializar algo significa ir além do que você esperava de uma implementação.

Geralmente, socializar envolve comunicar muitos em vez de um, e, ainda mais importante, encorajar muito mais feedbacks e interações entre todos. Por exemplo, você pode socializar seu plano de substituir o Office 2010 pelo Office 365 postando essa informação no blog da companhia, pedindo para que os colaboradores comentem e deem sugestões, ou até mesmo alternativas. No passado, a área de TI apenas acataria a decisão e implementaria.

Estou agora trabalhando em nossa nova política de smartphones, tablets e dispositivos pessoais, que é claramente um assunto de alta abrangência e sensações. No passado, meu time levantaria as opções, consideraria o caso pela perspectiva do negócio e dos direcionadores de valor, e configuraria a política necessária para implementação. Mas os tratados do passado envolviam celulares e laptops. Já com os dispositivos de consumo, os colaboradores contam com uma opinião muito mais forte. Antes eles vinham até nós, os especialistas em TI, em busca de um conselho (?Qual computador você sugere que eu compre??), mas agora os funcionários vêm até nós com um conselho (?A empresa deveria dar a todos iPhones, pois eu acho que eles são os melhores smartphones do planeta.?).

A socialização não só envolve um público mais amplo (e socializar com sua própria equipe não conta), mas também implica numa real interação. E, com essa interação, vem a expectativa de que a abordagem escolhida pela nossa companhia, quanto aos dispositivos móveis, não seja, necessariamente, a que meu time de TI colocaria se fosse deixado escolher.

Vamos começar o processo pelo topo. Eu vou mandar um resumo do plano inicial para o nosso CEO, e depois apresentarei para o escalão de lideranças seniores ? não como um fato consumado, mas como uma ideia. Vou fornecer todas as respostas às questões deles. Membros do time de liderança vão conversar a respeito disso, e casualmente vão compartilhar a informação com seus subordinados diretos, pedindo o feedback deles. Muitos desses feedbacks chegarão em forma de perguntas, quais meu time irá responder, e eu irei comunicar as respostas para o amplo time de gestão.

O ciclo continuará por mais algumas interações, antes de abrir a discussão para os empregados, e tudo começará novamente do zero.

O grande porém

Tudo isso pode parecer um exercício burocrático, mas eu não tenho dúvidas que o processo de socialização criará uma implementação muito mais fácil. Mas… e esse é o grande porém: se o processo de socialização se tornar uma grande consenso, nós teremos um problema gigantesco, pois não há a mais remota chance de que todos vão concordar sobre o que fazer com seus smartphones, tablets ou qualquer outro dispositivo pessoal. E neste ponto, a área de TI terá que tomar uma decisão baseada em nossa experiência, que será bastante impopular com alguns, até mesmo muitos, colaboradores.

No passado, a abordagem de TI era colocar a mão e gerenciar tudo. Nós negociávamos contratos de celulares, baixávamos as taxas, configurávamos as políticas em nosso BlackBerry Enterprise Server, centralizávamos a cobrança e estornos, e monitorávamos as despesas. Eu dormia muito bem a noite.

A adoção de propriedades pessoais para uso dentro de ambientes corporativos é muito diferente. Centralizar o controle será caro e sufocará os benefícios de produtividade que esses novos dispositivos têm a oferecer. Não há uma resposta certa, mas se socializar significa um acordo coletivo, seremos clientes BlackBerry por muito mais tempo do que pensei.