Evernote For Business: o fim do software feioso?
Phil Libin, CEO do Evernote, fabricante do software popular para consumidores de produtividade pessoal com base na nuvem , acredita que o software de empresa é “feioso”. O Evernote Business, anunciado na terça-feira (04/12), oferece um vislumbre do que os usuários corporativos esperam: “uma linda experiência no trabalho”.
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O software permite que uma empresa implante e gerencie o aplicativo Evernote em favor dos funcionários, estendendo informações “descobertas” e compartilhando por toda a empresa. Ainda inclui o Business Notebooks, coleções de entradas em torno de tópicos, que agora podem ser compartilhadas com colegas de trabalho; e a Business Library, que inclui o Business Notebooks e centraliza comunicações administrativas.
A novidade também adiciona o Related Notes para a interface de uso. Esse recurso mergulha em busca de tesouros do sistema, expondo informações de maneira contextual, variando de acordo com o tema tratado.
Os administradores criam o Business Library, que centraliza informações selecionadas de todos os usuários da empresa. A colaboração e o compartilhamento, segundo Libin, é muito mais natural. “Toda vez que você interage com o Evernote, usamos a oportunidade para lhe mostrar coisas relevantes”. Por exemplo, quando você realiza uma pesquisa dentro da aplicação, ela lista suas observações, que são compartilhadas com seus colegas de trabalho ou armazenadas na Business Library.
Mas, conforme executivo, ela também apresenta funcionalidades além da busca. Os Related Notes (Notas relacionadas) vêm de qualquer notebook que o usuário tenha entrado. Com o Related Notes, quando você inicia a criação de uma nota, ela pesquisa por conteúdo relacionado que tenha sido produzido em qualquer ponto da empresa. Na era da sobrecarga da informação, Libin explicou, as pessoas estão muito ocupadas para pesquisar e querem encontrar as coisas na hora certa.
De muitas maneiras, essas novas habilidades começam a destravar o potencial de um aplicativo como o Evernote. Apesar de Libin não gostar que o Evernote Business seja caracterizado como uma plataforma “wiki” (colaborativa) para pequenas empresas, o recurso começa a parecer como tal, pelo menos para aqueles que acreditam que os “wikis” são uma maneria de compartilhar e descobrir conhecimento. O que torna o Evernote tão sedutor é que ele funciona mais como uma descoberta casual do que como uma informação forçada pela companhia.
Com software wiki, explicou Linbi, os usuários devem deixar explícito seu uso – quer dizer, lançar, logar e inserir os dados no esquema definido pela empresa – quando querem compartilhar informações. Se for como Evernote, esse compartilhamento acontece como parte da experiência. Por exemplo, se você criou uma entrada sobre uma recente viagem de negócios relacionada a um projeto, quando outro usuário cria uma outra entrada também relacionada a esse projeto, elas são automaticamente conectadas. “Nós nos focamos no usuário final. Não fazemos softwares para empresas. Fazemos software para pessoas. Levamos em conta o interesse do usuário final, incluindo partes de seu dia a dia”.
O preço do software é de US$10 por usuário por mês, inclui um aplicativo administrativo tipo Desktop com base na rede. Os funcionários que já usam a versão gratuita do software são atualizados automaticamente para a versão premium. A companhia também estendeu seu suporte para usuários corporativos, que agora conseguem falar ao vivo com um técnico. O IT Web apurou que o chat online de suporte está disponível agora somente em inglês, e o horário de atendimento é das 9h às 17h, no fuso do Pacífico (atualmente seis horas a menos do que o horário de Brasília).
O sistema cria ainda um Web Clippers para todos os grandes navegadores de desktop, assim os usuários podem enviar páginas de rede diretamente para dentro da aplicação por meio de um clique no mouse. Cada cliente ganha um endereço de e-mail do serviço, então também é possível enviar e-mails diretamente para o recurso. O Evernote dá suporte a documentos, permite que os usuários criem notas de voz e até mesmo tags com localização.
Ele também possui um conjunto de APIs, que cerca de 20 mil desenvolvedores mexeram para estender suas capacidades e integração. O serviço Trunk fornece acesso para muitos desses aplicativos, que inclui feeds de notícias, arquivos Skitch (O Evernote adquiriu essa ferramenta de captura e aumento de tela), aplicativos de despesas, um de receitas e alimentos (chamado Evernote Food), entre outros.
Premium
O Evernote pessoal também tem uma versão premium, que custa US$ 5 por mês ou US$ 45 por ano. Um recurso permite compartilhamento de informações. Por exemplo, eu uso a aplicação para planejar vários conteúdos de projetos para nossos sites e vídeos, e então compartilho minhas observações com outros usuários para que tenham as mesmas informações. De fato, é possível haver colaboração – como qualquer documento com base na rede, ele permite que a coautoria, mas não em tempo real, como no Google Docs.
A versão premium do Evernote também dá 1GB de carregamento de conteúdo por mês (versus 60MB da versão gratuita) e permite notas de até 100MB (versus 25MB na versão gratuita). Também inclui acesso a notas offline, arquivos PDF anexados e pesquisáveis.
Como funciona
Mas há um ponto de extrema importância, especialmente na era do Bring Your Own Device (Byod): se você já tem uma conta pessoal, essa informação continua pessoal mesmo que sua empresa comece a usar o Evernote Bunisess. Quer dizer, não há possibilidade de uma empresa executar o software para acessar seus documentos pessoais e não compartilhados. Como usuário, você escolhe compartilhar essa informação, mas também pode criar uma Business Notebook. Essa é simplesmente uma designação de que as notas são relacionadas ao trabalho. Ainda é preciso explicitar seu desejo de compartilhamento com colegas de trabalho (um por um) e então esses funcionários podem visualizar, editar e pesquisar dentro desse Notebook. Ao publicar o Business Notebook na Business Library, você está disponibilizando o acesso para a empresa toda.
Você que decide quais notas compartilhar com seus colegas.
“Temos uma forte ponto de vista sobre como o produto deve ser usado”, explicou Libin. O Evernote Business é para empresas de crescimento rápido.“Se eles dizem que você não pode fazer notas pessoais na hora do trabalho, então não deveriam usar o recurso”, finalizou.
Anos de aprendizagem
Voltando ao recurso Related Notes, o Evernote não apenas combina tags e palavras-chave. A equipe de dados trabalhou em um mecanismo de aprendizado por anos. O sistema usa análise semântica para entender o que está nas notas. Ele deu um exemplo ao digitar “ABQ”, que é o código do aeroporto de Albuquerque, que criou uma associação com o programa de TV “Breaking Bad”, que é filmado na cidade. Não é uma relação direta de texto, mas é uma verdadeira associação que o sistema fez.
Essa capacidade funciona até mesmo fora do Evernote. Para aqueles que usam o Evernote Clipper no navegador de rede (disponível no momento apenas para o navegador Chrome), ao realizar uma pesquisa no Google, é apresentada ao usuário uma lista de entradas relevantes no recurso na lateral direita da página do Google Results, incluindo os de membros da equipe.
Mais à frente, Libin gostaria de estender o alcance do Evernote para outros fontes de informações da empresa. O SharePoint, por exemplo, parece um bom alvo. Provavelmente será preciso esperar desenvolvimento terceirizado para criar integrações significativas, mas dado ao amplo alcance do SharePoint, seria interessante que o Evernote fizesse os primeiros trabalhos. Afinal de contas, nesse caso é o Evernote que entra de bicão na festa das empresas, mesmo que esteja trazendo guloseimas.
A previsão de Libin: “vimos nos últimos anos softwares de empresas feiosos”. A tecnologia que as pessoas se acostumaram em suas vidas pessoas elevam as expectativas, mas quando “chegam ao trabalho, tudo é diferente e mal-feito”.
Os aplicativos de classe corporativa, adicionou, deveriam prover uma melhor experiência. “Aí”, finalizou, “é que está o dinheiro”.
Tradução: Alba Milena, especial para o IT Web | Revisão: Adriele Marchesini
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