A cada dia que passa, o uso de um Sistema de Gestão Empresarial (ERP, na sigla em inglês) tem se tornado imprescindível em organizações de diversos tamanhos e segmentos. Esse tipo de sistema é concebido para atender às demandas da maioria das áreas de uma empresa de maneira integrada, dando aos gestores do negócio importantes ferramentas para o controle de operações e planejamento. Além disso, é um investimento que, comprovadamente, gera grandes retornos a curto, médio e longo prazo.
Mas para que tudo isso seja verdadeiro na prática, o processo de escolha precisa ser muito bem delineado. Acredite, vários casos de insucesso na implementação de ERPs estão diretamente relacionados a escolhas malfeitas. Selecionei os dez erros mais comuns que podem ser evitados, minimizando custos, frustrações e desgastes durante a implementação. São eles:
1. Não definir previamente as necessidades e prioridades da empresa: além de entender as necessidades, é preciso também identificar o real objetivo de implantar o novo sistema;
2.Deixar de criar um grupo (comitê) com autonomia para tomar decisões: é primordial que esse comitê seja formado e, de preferência, composto por participantes das diversas áreas da empresa;
3. Não envolver os principais usuários da empresa: eles serão os responsáveis pela implementação desde o início do processo – da escolha do sistema até a produção;
4.Ignorar uma avaliação técnica dos sistemas: é importante saber se eles estão seguindo as tendências e se empresas do mesmo ramo de atividade os utilizam, ou seja, se são aderentes ao seu negócio;
5. Esquecer de comparar os sistemas levando em conta bases homogêneas: a comparação deve ser feita priorizando os processos mais importantes para a empresa e a integração com seus sistemas legados. Afinal, nem todos podem ser aderentes, mas a solução como um todo pode;
6. Não ter em mãos uma lista de critérios de avaliação, previamente definida: os critérios precisam atender às necessidades da empresa e ser validados pelo grupo envolvido na escolha;
7. Desconhecer a capacidade e experiência de implementação dos parceiros disponíveis: é o mínimo para garantir o sucesso de um novo projeto ERP, além de avaliar comprometimento, metodologia utilizada e nível de conhecimento dos consultores que estarão envolvidos. Lembre-se também de validar se os cenários de implementação estão em conformidade com o alinhamento estratégico, o conhecimento dos processos de negócio e a verificação das necessidades funcionais;
8. Desconsiderar a melhor infraestrutura para suportar o ERP, em termos tecnológicos e econômicos: nunca deixe de ter em vista as tendências do mercado, como por exemplo, a Cloud Computing;
9. Deixar escapar processos fundamentais da empresa que não estejam integrados: tenha sempre uma visão global! Um único processo fora do escopo pode pôr a perder toda implementação do ERP;
10. Não avaliar todas as variáveis financeiras: preveja no mínimo três anos de vida, como:
Infraestrutura inicial e seu crescimento
Valor de compra ou locação de licenças do ERP
Custos de implementação
Custos de integração com seu legado
Custos de manutenção
Custos de acompanhamento pós-implementação
Além de evitar esses dez erros, é básico que todas as áreas afetadas estejam envolvidas e, se possível, que todos os atores responsáveis por essas áreas estejam cientes dos impactos e mudanças com o novo sistema. É muito importante lembrar que o processo de implementação de um ERP em uma empresa traz consigo uma grande carga de mudanças, que devem ser geridas com muito cuidado para evitar o insucesso da implementação e da operação.