Seis pré-requisitos para o bom gerenciamento de projetos

Mesmo com o alto nível de investimento alocado em iniciativas para desenvolvimento de soluções ou de processos relacionados à TI, grande parte das projetos corporativos falha devido a deficiências na liderança da iniciativa. Para evitar esse tipo de problema e o desperdício de recursos e de horas de trabalho da equipe, o CIO deve seguir algumas indicações:

1. Definição:
A etapa mais crítica da elaboração de um projeto é o desenvolvimento de uma base sólida de metas, prioridades e da divisão de tarefas e responsabilidades. Torna-se necessário que o entendimento desses passos seja passado do nível hierárquico mais elevado aos postos operacionais, para que haja o envolvimento do alto comando corporativo com o processo de criação da metodologia que será aplicada para que a iniciativa seja implementada com sucesso.

Nesse sentido, além de ser a ponte entre o CEO e a equipe de TI, o CIO deve elaborar um conjunto de políticas e melhores práticas que serão aplicadas em cada fase do processo evolutivo do projeto para mitigar riscos e estabelecer ações de contingência.

2. Avaliação:
Para atingir as metas previamente determinadas, o líder de tecnologia deve justificar formalmente onde e quando os investimentos devem ser feitos, de acordo com a capacidade do negócio de cumprir o objetivo primordial do projeto. Com base nessas informações, há a necessidade de estabelecer um cronograma de atividades, o qual será avaliado e, se preciso, reformulado periodicamente.

3. Motivação:
As pessoas que compõem a equipe de TI foram contratadas por um motivo específico e o CIO deve classificar esses colaboradores de acordo com suas habilidades e conhecimentos. Assim, será capaz de alocá-los para desempenhar trabalhos mais adequados a seus perfis profissionais e, certamente, colherá melhores resultados.

Além disso, ao designar funções especiais aos funcionários, o líder motiva a equipe quanto ao desenvolvimento do projeto.

4. Esclarecimento:
Para contar com todo o entusiasmo da equipe, o CIO também deve explicar minuciosamente a importância do projeto para a estratégia da empresa e, consequentemente, do departamento. Sabendo que a performance individual de cada um fará diferença no resultado final da iniciativa, os profissionais perceberão mais claramente o quão significativa é sua atuação para a companhia.

5. Controle:
Uma das razões mais comuns para o fracasso de um projeto está na falta de controle do gestor – quanto ao escopo e também ao budget. Por isso, o CIO deve ter pleno conhecimento da evolução da iniciativa e, se acontecer, dos problemas que surgirão no meio do caminho.

6. Preparo
Mesmo com todos os passos definidos e cumpridos de forma correta, o líder de TI deve estar preparado para dar respostas rápidas no caso de imprevistos e erros no processo, já que, como líder, ele não pode deixar que incidentes prejudiquem o andamento e os objetivos do projeto.