Quatro passos para instituir um processo ágil para a terceirização de TI

Tradicionalmente, a área de TI passa de seis meses a um ano, senão um pouco mais, no processo de terceirização de suas atividades, procurando os provedores certos e negociando um contrato adequado. Mas, à medida que os serviços de TI – e, cada vez mais, da TI como um serviço – se tornaram mais curtos, esse longo processo já não faz sentido.

No cenário atual, de rápidas mudanças de negócios e tecnologia, a TI como serviço pode se tornar um imperativo. Mas um engajamento eficaz de terceirização exige mais do que apenas uma versão acelerada do processo tradicional de transação de serviços de TI.

“Típicas tentativas de acelerar o processo incluem deixar de fora atividades importantes, para cumprir datas de conclusão ou objetivos do orçamento. Em alguns casos, as atividades que são ignoradas podem ser tratadas e concluídas durante a transição “, diz Michele M. Miller, diretor de serviços compartilhados da KPMG. “No entanto, descobrimos que na maioria dos casos essas atividades nunca são concluídas e resultam em perda de valor e insatisfação no resultado do projeto de terceirização”.

Preparando-se para uma abordagem ágil para o processo de terceirização
Os CIOs devem dar quatro passos para se certificar de que preparam suas organizações para uma abordagem de terceirização nova e ágil, diz Miller. 

Em primeiro lugar, eles devem definir sua estratégia de negócios, incluindo o estado futuro da TI e seus serviços para aceleração dos negócios, a fim de avaliar com precisão como o outsourcing irá impactar suas empresas durante a jornada.

Em segundo lugar, eles precisam de uma compreensão clara de seu caso – o custo atual de fazer negócios hoje e no futuro. 

Em terceiro lugar, definir seu modelo operacional de destino (alinhado com a estratégia de negócios), a fim de calcular os benefícios potenciais de otimização interna vs terceirização ou recursos

Finalmente, eles devem montar uma equipe dedicada, com experiência nas transações que serão terceirizadas e envolvida na construção da estratégia. Estamos falando de uma equipe capacitada para trabalhar em estreita colaboração com os prestadores no dia a dia de planejamento, design e documentação da solução, bem como supervisão dos resultados de negócios desejados. 

Esta preparação demanda tempo e um esforço concentrado. No entanto, “essas etapas são necessárias para um engajamento ao processo, assegurando que a terceirização das atividades core seja bem-sucedida”, diz Miller, “e a maioria das empresas estão dispostas a fazer este esforço”. 

Com essa base no lugar, os líderes de TI podem, de fato, adotar uma abordagem mais ágil para a terceirização. A exemplo do que acontece com o desenvolvimento de software, o processo ágil de terceirização das atividades de TI envolve constante comunicação e colaboração entre a área e seus fornecedores de serviço ao longo do ciclo de vida de terceirização, adaptando-se à medida que as necessidades mudem. Ao contrário da abordagem de terceirização tradicional, em que os clientes de serviços de TI abordam o processo de forma linear – reunindo requisitos, criando uma RFP, envolvendo fornecedores e elaborando um contrato – as transações de terceirização ágeis são mais fluidas.

A terceirização ágil começa com uma série de sprints. “Os sprints concentram-se na” solução “colaborativa versus a abordagem tradicional, onde o cliente descreve uma solução inicialmente, muitas vezes excluindo outras alternativas potencialmente benéficas para a empresa”, diz Miller. “Através destes sprints, as partes consideram alternativas em conjunto e constroem uma solução sólida e viável. Isso resulta em uma resposta à RFP mais precisa, menos tempo necessário na fase de due diligence e preços mais precisos durante as estimativas finais. 

Como o processo é colaborativo, com ambas as partes conhecendo requisitos e soluções desde o início do processo, os cronogramas podem diminuir significativamente. De fato, as necessidades e as soluções de negócios são tão bem compreendidas em um cronograma tradicional de 26 semanas. Com a abordagem ágil, esse processo pode ser reduzido para até 12 semanas, diz Miller. E o aumento da velocidade é apenas um dos muitos benefícios. A terceirização ágil pode enfatizar o foco nos resultados do negócio e injetar uma maior colaboração não apenas entre o cliente e o provedor, mas também entre o ecossistema de fornecedores de uma empresa, para fornecer os resultados esperados, segundo a KPMG.

A maioria das empresas é atraída para o conceito de terceirização ágil, mas nem todos podem fazê-lo funcionar. “Esses projetos não são mais curtos porque deixamos de fora os processos críticos; o cliente precisa ter completado os quatro requisitos-chave mencionados e estar disposto a trabalhar no ambiente iterativo acelerado e tomar decisões rapidamente ao longo do projeto “, diz Miller. “E não há uma abordagem única que funcione em todas as situações.”

Fornecedores de serviços de TI estão começando a se preparar para a nova abordagem, de acordo com Miller. “Eles entendem que uma abordagem colaborativa para sourcing tende a resultar em um resultado mais bem sucedido para ambas as partes, porque cada um compartilha a responsabilidade pela concepção da solução”. No entanto, ela exige que eles também tenham feito o trabalho inicial, projetando e documentando suas soluções para facilitar a integração.