Sua empresa tem uma TI oficial. E uma paralela.

A empresa tem política de segurança, ferramenta homologada, processo de acesso, regra de compartilhamento e auditoria. Ainda assim, em algum lugar da operação, alguém acabou de enviar um arquivo sensível por WhatsApp. Talvez porque era urgente, ou porque a pessoa do outro lado não tinha licença. Talvez porque, naquele momento, o caminho oficial parecia mais longo do que o prazo permitia.

Esse é o tipo de cena que transformou o chamado “shadow IT” em uma preocupação mais latente para líderes de tecnologia. Segundo o relatório State of SaaS Security 2025, da Cloud Security Alliance, aplicações SaaS se tornaram fundamentais para a operação das empresas, mas também ampliaram desafios como falta de visibilidade, shadow IT, acessos com privilégios excessivos e integrações de terceiros sem controle. A discussão, portanto, deixou de ser apenas sobre quais ferramentas a empresa comprou e passou a incluir quais ferramentas a operação realmente usa.

O apelido que ninguém dá ao shadow IT

O colaborador dificilmente chama isso de shadow IT. O problema é que cada “por aqui mesmo” pode carregar dados fora do ambiente corporativo, arquivos sem política de retenção, conversas sem rastreabilidade e informações estratégicas em contas que a empresa não administra. Para quem responde por segurança e compliance, o risco não está só no aplicativo paralelo, mas na perda de controle sobre onde a informação vive.

Até onde a TI enxerga a rotina digital da empresa?

A inteligência artificial generativa aumentou a pressão sobre esse tema, mas não inaugurou o problema. Antes dos prompts em ferramentas públicas, já havia documentos em drives pessoais, e-mails particulares usados para aprovações, grupos paralelos e soluções gratuitas adotadas para resolver tarefas urgentes. A IA apenas tornou mais evidente uma pergunta que a governança já precisava enfrentar: até onde a TI enxerga a rotina digital da empresa?

Parte da resposta passa por tecnologia. Outra parte passa por orçamento. Em muitas organizações, a ferramenta oficial existe, mas não chega a todos. Licenças completas ficam concentradas em áreas específicas, enquanto outros times seguem com alternativas parciais, contas compartilhadas ou ferramentas gratuitas. A política aponta para um ambiente controlado. O custo, porém, empurra parte da operação para fora dele.

Uma das causas menos discutidas do shadow IT

É nesse ponto que o Zoho Workplace se insere na conversa. A plataforma foi desenhada para ajudar empresas a ampliarem o acesso a ferramentas corporativas de e-mail e colaboração sem transformar cada nova licença em uma nova barreira orçamentária.

Com planos a partir de R$ 5 por usuário e possibilidade de flexibilizar os recursos para o que cada colaborador realmente precisa, a proposta da Zoho é atacar uma das causas menos discutidas do shadow IT: o preço de levar o ambiente oficial para mais pessoas.

“Quando a ferramenta oficial não chega até a ponta, a ponta encontra outra ferramenta. O problema é que, junto com essa solução improvisada, vão arquivos, conversas, aprovações e dados que deveriam estar sob governança da empresa”, afirma Fernanda Bordini, líder de marketing da BU de Colaboração da Zoho Brasil. “A discussão sobre shadow IT não é só sobre bloquear aplicações. É sobre criar condições para que o caminho seguro também seja o caminho mais simples e acessível.”

A leitura muda quando o shadow IT deixa de ser visto apenas como desvio de comportamento e passa a ser tratado como sintoma de desenho operacional. Se trabalhar dentro do ambiente corporativo é caro, restrito ou burocrático demais, a operação encontra frestas. Algumas parecem inofensivas. Outras carregam informações sensíveis, dados de clientes, decisões comerciais e registros que deveriam estar sob controle da empresa.

Ao oferecer uma suíte de colaboração adotada por mais de 550 mil empresas no mundo, o Zoho Workplace busca ampliar esse espaço de controle sem limitar a produtividade a quem recebeu uma licença mais cara. Para líderes de tecnologia, isso significa tratar governança não como um bloqueio, mas como uma experiência viável para mais áreas, mais perfis de usuário e mais rotinas de trabalho.

Quantas pessoas ainda precisam sair do ambiente oficial para simplesmente conseguir trabalhar?

No fim, shadow IT não é apenas uma questão de ferramenta não autorizada. É um sinal de desalinhamento entre segurança, orçamento e cotidiano operacional. Antes de procurar onde estão os aplicativos paralelos, talvez a pergunta mais importante seja outra: quantas pessoas ainda precisam sair do ambiente oficial para simplesmente conseguir trabalhar?

Para organizações que estão revisando sua estratégia de colaboração, segurança e controle de dados, a Zoho oferece um diagnóstico para identificar oportunidades de reduzir custos, ampliar o acesso a ferramentas corporativas e diminuir a dependência de soluções paralelas na operação.