O novo papel da intranet na era colaborativa

Como o tempo se tornou um ativo escasso e caro, saber lidar com as informações de forma ágil é um grande desafio para as empresas. Nesse cenário, a organização dos dados das empresas, incluindo a gestão da informação e documentos, abriu espaço para uma nova geração de intranet colaborativa.

Hoje, ter um portal interno não significa somente ter um espaço onde as equipes possam checar agendas e conferir a lista de aniversários. Com a integração e colaboração entre equipes em total evidência, a Intranet Corporativa precisa ocupar seu posto como nova ferramenta de gestão e controle empresarial.

Isso porque, a ascensão dos aplicativos e redes sociais não tem afetado apenas nossa vida pessoal, mas também o contexto para as empresas, incluído a transformação rápida e inevitável dos processos de comunicação interna.

Sendo assim, ao se adotar um portal para utilização interna, os gestores precisam estar atentos à evolução da parte técnica do portal, das necessidades do público e da estratégia da companhia, fazendo da intranet uma ferramenta de administração.

Portanto, estamos falando de um ambiente renovado, com páginas e recursos que podem facilitar o relacionamento da equipe (mesmo de diferentes setores e unidades) e reverter ganhos para a gestão. Inclui-se a comunicação e análise de processos, espaço para a centralização de documentos e, ainda, área propícia para o compartilhamento de fóruns, informações e resultados.

Aos gestores, cabe a busca por uma plataforma parametrizável, que permita a configuração da intranet alinhada às exigências da companhia. Vale dizer que, entre as funcionalidades que podem ajudar a maximizar o retorno sobre o investimento em uma intranet, estão pontos como a possibilidade de incluir novas páginas, bibliotecas e criar grupos, por exemplo.

Além da escolha de uma tecnologia adequada, é preciso propor uma implementação organizada e planejada. Quanto mais eficiente for o processo de definição e análise dos objetivos a serem atendidos pela plataforma, melhor será a chance de colocar em prática uma intranet realmente colaborativa e que motive a participação do público.

Ao incluir uma intranet colaborativa, as empresas ganham uma nova maneira de veicular suas informações, mensagens e ideias – e esse site deve estar preparado para esse conteúdo e tipos de público. Ao contrário de outros métodos de comunicação, a intranet atinge todos os grupos internos de forma rápida e funcional.

Os ganhos incluem outros pontos importantes e que não podem ser desconsiderados, como a redução do consumo de papel, energia e telefone, e a melhora na produtividade por meio de uma comunicação mais clara. Soma-se a isso, ainda, a redução de erros de comunicação, o melhor controle de dados e a tomada de decisão mais rápida.

Mas essa jornada também guarda um desafio importante: o estabelecimento de padrões claros de acesso e de segurança. O conteúdo que é indicado a um determinado time, por exemplo, deve ser distribuído de forma específica e direta. Ajustar esse caminho ajuda a garantir agilidade, sem ferir ou afetar pontos sigilosos.

Esse passo também é passível de ser resolvido com um bom planejamento e apoio de especialistas que possam ajudar sua empresa a entender, configurar e programar o site interno de sua operação de forma mais intuitiva e coerente.

Assim, será possível que a intranet seja muito mais do que um simples canal de veiculação da agenda. Afinal de contas, em uma era onde o tempo é muito mais concorrido do que se pode supor, a informação certa renderá mais dinheiro a qualquer operação.

*Ederson Frozi é diretor de Operações da Oplen