Trabalho remoto demanda melhores ferramentas para apoiar a colaboração e a criatividade, diz estudo

A pandemia impulsionou o trabalho remoto, que já vinha conquistando muitas organizações antes do surto de Covid. No entanto, no novo formato de trabalho em larga escala, processos colaborativos de criação deixaram de ser orgânicos como em um ambiente físico compartilhado. Insights que antes eram divididos em tempo real com a equipe, passaram a se perder entre tantas reuniões virtuais agendadas. Uma pesquisa da empresa Lucid mostra que, embora a adoção do trabalho remoto seja permanente daqui para frente, novas ferramentas são necessárias para impulsionar melhorias, especialmente na área de colaboração virtual.

O estudo “How collaboration and creativity are suffering in the wake of Covid-19” explora as atitudes dos gerentes e trabalhadores do conhecimento sobre três aspectos importantes desse novo normal:

• Produtividade
• Colaboração
• Pensamento criativo

A produtividade era de longe a preocupação mais importante dos gerentes executivos. A maioria deles (90%) a classificou como uma das três principais preocupações relacionadas aos funcionários que trabalham em casa. De fato, 43% dos executivos indicaram que sua empresa foi forçada a adiar grandes lançamentos, campanhas ou iniciativas como resultado do trabalho remoto e da colaboração virtual. A produtividade também foi citada como uma das três principais preocupações por 78% da gerência de nível inferior.

Os funcionários, no entanto, relataram preocupações diferentes. Apenas 52% dos trabalhadores remotos disseram que a produtividade foi mais prejudicada enquanto trabalhavam em casa e 40% disseram que trabalhar em casa, na verdade, os tornava mais produtivos.

No entanto, 75% dos funcionários remotos que expressaram preocupação sobre o trabalho remoto classificaram a colaboração em equipe como o aspecto de seu trabalho que mais sofreu com o isolamento. Outra grande preocupação era a falta de momentos casuais entre os funcionários para brainstorming espontâneo ou formulação de estratégias. Os funcionários relataram, inclusive, que estão mais entusiasmados com a colaboração pessoal com os colegas de equipe ao retornarem a um escritório físico.

O relatório destaca, porém, que um em cinco trabalhadores remotos (17%) relatam ter se reunido com seus colegas pessoalmente, agindo contra o protocolo da empresa nos últimos meses. Curiosamente, os C-suite – que deveriam dar o exemplo para suas organizações – são os piores infratores (43%). Segundo o relatório, o maior motivo para isso foi a necessidade de colaborar em um projeto juntos. Dos trabalhadores remotos que se reuniram com colegas, cerca de um em quatro (23%) disse que as reuniões virtuais não eram adequadas porque não havia um espaço de colaboração visual compartilhado.

O brainstorming e os processos de ideação criativa definitivamente sofreram aos olhos dos trabalhadores remotos, com quase 22% dizendo que trabalhar em casa prejudicou sua criatividade e 26% dos gerentes concordando.

Ambos os grupos colocam a culpa no isolamento que às vezes pode ocorrer em uma força de trabalho distribuída, diz o relatório. Dos trabalhadores remotos que se sentiam menos criativos enquanto trabalhavam em casa, 46% citaram menos tempo cara a cara com sua equipe como uma razão, enquanto 44% disseram que se sentiam como se estivessem trabalhando em uma bolha e não sabiam o que seus colegas estavam fazendo. Já 40% disseram que era mais difícil colaborar com a equipe através das chamadas de áudio e vídeo. Do lado da gestão, quase 22% disseram que a queda na criatividade era porque eles não tinham mais acesso ao brainstorming visual como uma equipe que promove ideias criativas.

Perante esses resultados, o estudo afirma que há uma necessidade de melhores plataformas de comunicação. Menos da metade (41%) dos trabalhadores remotos disseram que as plataformas de nuvem atuais os ajudaram a manter a colaboração e a inovação enquanto trabalham em casa. Enquanto 37% disseram que as notificações constantes das ferramentas de colaboração realmente atrapalharam sua capacidade de ser criativo.

Comunicação visual

Um recurso essencial para uma melhor colaboração, de acordo com o estudo, é a comunicação visual. Para 29% dos trabalhadores remotos, ter um espaço visual colaborativo compartilhado para dividir ideias é um dos três elementos mais importantes para uma reunião de brainstorming produtiva, enquanto isso, 28% dos gerentes que se sentem menos criativos no trabalho em casa disseram que o brainstorming visual como a equipe os ajudou a gerar ideias criativas.

Na verdade, 27% dos trabalhadores remotos citaram o desenho como um de seus formatos de comunicação preferidos para expressar uma ideia a outra pessoa. Nesse sentido, 93% daqueles que possuem uma ferramenta de quadro branco virtual disseram que ela era eficaz para ajudar a se comunicar em uma situação de trabalho remota.

O quadro branco virtual oferece uma solução para outra frustração frequentemente expressa associada à colaboração remota: perda de informações. Oitenta e três por cento dos trabalhadores remotos disseram que tiveram a experiência de ter uma ótima ideia em um brainstorm de equipe que nunca teve qualquer acompanhamento; 70% disseram que sua ideia nem sequer foi incluída nas notas e se perdeu nas próximas etapas.

Os quadros brancos virtuais salvam essas ideias para que nunca se percam no vácuo do brainstorm. As plataformas de colaboração atuais, no entanto, não têm tido sucesso em preencher o vazio criado pela falta de espaços comuns de reunião com quadros brancos para permitir a comunicação visual. Os quadros brancos virtuais expandem as funcionalidades dos quadros brancos físicos para criar uma experiência de brainstorming, independentemente da localização física das equipas.