TI ou negócios: de quem são os custos não previstos nos projetos digitais?
Orçamento escasso e falta de recursos de TI necessários para participar de projetos de tecnologia estratégicos para o negócio são fatores que acabam deixando o CIO de fora de muitas iniciativas digitais que nascem dentro da empresa, terminando por, inevitavelmente, abrir brechas para a criação do que chamamos de “as outras TI’s”.
Muitas vezes, gestores de outras áreas são detentores de budgets maiores para investir novas tecnologias digitais, enquanto a TI enfrenta orçamentos cada vez mais limitados. Contudo, quem vai pagar a conta das falhas que podem vir a surgir no ciclo de vida da tecnologia ou até mesmo se essas iniciativas forem substituídas?
“O departamento de TI não se pode dar ao luxo de lidar com custos adicionais de negócios digitais que não são cobertos pelos orçamentos tradicionais de TI, que já estão sob pressão”, enfatiza o diretor de pesquisa do Gartner Stewart Buchanan. Segundo ele, o negócio digital traz um novo modelo de negócio para a TI que, por sua vez, está sujeito a inúmeros riscos até que novos processos de governança amadureçam para garantir um ciclo de vida de financiamento adequado.
Mas como alcançar um ciclo de financiamento sustentável? Aqui, as responsabilidades dos gestores de ativos de TI também entram em jogo, e cabe a eles ajudarem os CIOs atraindo recursos suficientes para cobrir os custos totais do ciclo de vida. Para tanto, o Gartner sugere um plano de gestão de ativos de TI, com base em três estágios, que irá ajudar gestores a driblar esses desafios:
1. Estabelecer logo no início a meta de garantir que todos os custos de escala de projetos digitais bem-sucedidos sejam cobertos
Às vezes, uma iniciativa de negócio bem-sucedida pode ser ainda mais perigosa do que uma que não deu certo. Por exemplo, em um projeto de Internet das Coisas, cujos custos de licenciamento de software para processar e armazenar crescem exponencialmente. Uma demanda não prevista pode sair mais cara e, por isso, a necessidade de negociar esses possíveis gastos com os fornecedores já no início do contrato.
A experiência dos CIOs em gerenciar os ativos de tecnologia é extremamente valiosa para gerentes de negócios, que lutam constantemente para controlar os custos de tecnologia digital e maximizar as taxas de sucesso. Nesse contexto, o CIO deve desempenhar um papel consultivo diante da aquisição de novas tecnologias pelas outras áreas e gerenciar a avaliação dos riscos inerentes para que estes sejam mitigados. Daí a importância de construir um time de TI que seja acessível e que será consultado pelas outras áreas para obter conselhos sobre as iniciativas de negócios digitais.
2. Gerenciar ciclos de vida para garantir que os custos dos negócios digitais sejam financiados além do investimento inicial
Os CIOs e os gestores de ativos de TI devem aproveitar suas visões mais realísticas sobre custos, riscos e benefícios a longo prazo em relação às tecnologias para avaliar novos investimentos e selecionar as iniciativas que vão atrair financiamento suficiente para cobrir o custo total do contrato ou os custos do ciclo de vida de ativos.
A sustentabilidade financeira, destaca o Gartner, não depende do retorno inicial sobre uma iniciativa de negócio digital, e sim, da vontade da organização de continuar a gastar durante a vigência um contrato. Por isso, a empresa de pesquisa e consultoria recomenda buscar sempre contratos menores e mais flexíveis, quando possível, para entregar iniciativas digitais de curto prazo, bem como estimar quando poderá ser feita a migração para contratos de menor custo nas iniciativas bem-sucedidas para que estas se tornem viáveis a longo prazo.
3. Compartilhar riscos financeiros com os patrocinadores do negócio e provedores externos para garantir que eles estejam comprometidos em arcar com esses custos
O gasto com TI em projetos de tecnologia digital apresenta um risco para os CIOs, já que os usuários das áreas de negócio costumam ser melhores negociadores que os gestores de serviços de TI. O envolvimento direto com os fornecedores garante que patrocinadores do negócio por trás de cada iniciativa de tecnologia digital cubram esses custos.
O Gartner lembra que esses problemas são frequentes e surgem, por exemplo, quando os usuários de negócios querem pagar um valor mensal sem contratos a longo prazo que cubram ativos especializados, o que organização de TI ou um prestador de serviços externo levaria muitos anos para amortizar. Ou então, quando a criação de serviços de curto prazo acaba por gerar dados que precisam ser armazenados para sempre, ou, pelo menos, durante um longo período.
Os CIOs devem escolher a melhor forma de compartilhar esses custos com as áreas de negócio, identificando quem serão os “donos” dos ativos da organização de TI. Uma estratégia comum é incentivar linhas de negócios a executar projetos piloto e experimentos inovadores, e aproveitar a experiência do CIO para escalar e implementar essas iniciativas quando elas se provarem adequadas para serem adotadas a um longo prazo. Dessa forma, o Garnter enxerga que os CIOs poderão controlar e gerenciar esses serviços sem precisar tomar posse de seus contratos ou ativos.
