Supply Chain: as alterações na legislação tributária e a volatilidade das operações

7 ações que poderão ajudar sua empresa a maximizar os ganhos provenientes de uma visão operacional tributária integrada

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4:30 pm - 05 de setembro de 2022
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O cenário tributário está em frequente alteração, assim como as condições logísticas e operacionais, e o conjunto dos impactos pode afetar substancialmente o resultado dos negócios. Sabendo disso, listamos 7 ações que poderão ajudar sua empresa a maximizar os ganhos provenientes de uma visão operacional tributária integrada.

1 – Monitorar ativamente as alterações tributárias que podem ser relevantes ao negócio

Aqui é onde tudo começa, pois a dificuldade de fazer este monitoramento está em vários aspectos. Os tributos possuem diferentes competências: federal, estadual e municipal, estando muitas vezes sujeitos ao cenário político vigente, o que faz com que alterações ocorram com frequência. Além disso, elas podem acontecer de diversas formas, como PECs (Proposta de Emenda à Constituição), leis, decretos e jurisprudências, entre outras. Finalmente, não são todas as mudanças que são relevantes: algumas podem não se aplicar à sua empresa de uma forma geral; outras, no entanto, podem ser importantes apenas por um curto período e há também aquelas que podem afetar investimentos estratégicos.

Ter um time interno, eventualmente com o suporte de uma consultoria tributária especializada, que esteja ativamente monitorando não só o que já foi oficializado, mas também o que está sendo discutido, como uma reforma tributária e processos judiciais relevantes ainda em andamento, é fator fundamental para estar bem preparado no momento de uma alteração tributária relevante, além de poder antecipar os riscos das decisões que estão sendo tomadas na empresa.

2 – Criar uma rotina de integração entre os times tributários e de operações

Assim como no mundo tributário, o mundo de operações também está em constante alteração e os times internos responsáveis pela cadeia de fornecimento (compras, produção, armazenagem e logística de recebimento e entrega) buscam constantemente a melhor eficiência em suas áreas. Porém, muitas das decisões de um setor podem ter impacto significativo no outro. O ICMS, por exemplo, é um tributo que depende de uma origem e um destino para ser calculado.

Portanto, mudar, por exemplo, o CD (centro de distribuição) dos produtos da empresa para um outro estado, visando um menor custo ou melhor nível de serviço, pode afetar o cálculo desse imposto e gerar novos valores relevantes (positivamente ou negativamente) para os clientes atendidos por esse CD.

Estruturar um foro integrado, atrelado aos processos de planejamento tático da empresa, em que as áreas de operações e tributária discutam em conjunto as alterações relevantes em ambos os contextos permitirá a elaboração de estratégias integradas, maximizando o resultado global da empresa, acelerando a captura de sinergias, minimizando riscos e evitando ações que possam trazer ganhos para uma área e prejuízo para outra.

3 – Possuir uma solução digital que permita avaliar o tradeoff entre operações e tributos

Muitas vezes a estruturação das operações, e a determinação do quanto, quando, como e onde serão comprados, produzidos e/ou vendidos os produtos de uma empresa, pode ser bastante complexa. O número de possibilidades depende da quantidade de produtos, clientes, fornecedores, fábricas, CDs e modais de transporte existentes e potenciais. Além disso, avaliar se uma determinada estratégia é boa ou não depende de critérios qualitativos e quantitativos, dimensionáveis ou não, das áreas tributárias, de operações e demais áreas envolvidas. Manualmente pode até ser possível analisar um cenário ou outro, porém fazê-lo de forma recorrente é praticamente inviável.

Investir em uma solução que permita uma abordagem integrada desses e de outros aspectos, como uma plataforma de BSM (Business Spend Management), capaz de analisar o tradeoff entre custos operacionais e impactos tributários, entre outros, permitirá identificar as estratégias ótimas para diferentes cenários de premissas de negócio, habilitando uma avaliação quantitativa consistente que suportará os times de tributos e operações. Não se trata apenas de reduzir o trabalho operacional das pessoas envolvidas, o mais relevante é conseguir identificar as possibilidades que não seriam encontradas de outra forma.

De fato, uma solução robusta vai além, habilitando a avaliação de outros fatores tão importantes quanto os anteriores, como o nível de serviço alcançado por cliente, diferentes projeções de demanda, indicadores de ESG (projeção do consumo de CO2 por trecho, por exemplo) e risco de fornecimento para matérias-primas e insumos. Amparados por este suporte quantitativo, as equipes podem então complementar com os aspectos qualitativos necessários para a decisão final.

4 – Avaliar o que deve ou não ser modelado

Um dos desafios na utilização de qualquer solução digital é conseguir por meio dela refletir a realidade em um modelo que capture a essência das decisões as quais deve suportar. Nesse sentido, é necessário fazer escolhas dos fatores que devem ser incluídos ou não, e é comum que existam muitos deles mais ou menos relevantes em diferentes aspectos, e nem sempre fáceis de serem considerados.

Entender as perguntas que precisam ser respondidas é a chave para essa escolha. Nem sempre é necessário, por exemplo, incluir no modelo (Gêmeo Digital) todos os tributos que afetam uma determinada operação ou todos os valores que irão compor o frete de uma determinada rota. Além de agilizar a configuração e o tempo de execução dos modelos, isso facilitará a análise e compreensão dos resultados.

5 – Estruturar os arquivos de entrada de dados de forma detalhada, sem atalhos

Um modelo integrado é tão bom quanto os dados que lhe são fornecidos e a quantidade de dados necessários para esse tipo de análise costuma ser bastante alta. No intuito de facilitar o preenchimento de um arquivo com dados de entrada, ou de diminuir o tamanho do problema para que a solução digital encontre um resultado mais rapidamente, pode-se simplificar demasiadamente essas informações, transformando o cálculo dos tributos aplicáveis em uma operação de venda, por exemplo, em um único número consolidado a ser considerado pela ferramenta.

Manter os dados no maior nível de detalhe é fundamental para que se possa analisar e entender os resultados obtidos. Se há incidência de ICMS, IPI, ICMS-ST e/ou outros tributos em uma operação, por exemplo, manter os dados que determinam a elegibilidade e os valores utilizados para a definição das bases de cálculo e dos valores dos tributos em si facilitarão a verificação de possíveis erros, a validação dos resultados com as áreas envolvidas e uma melhor compreensão das alavancas dos potenciais ganhos.

6 – Manter um modelo de testes para validar rapidamente potenciais mudanças

Uma vez construído um modelo, será necessário alterá-lo para refletir mudanças que já se concretizaram ou avaliar hipóteses futuras. Certas modificações podem ser simples de implementar, porém outras podem ser bastante complexas e a miríade de possibilidades, em especial no campo tributário, é capaz de desafiar a capacidade da ferramenta de atendê-la.

Construir um modelo de testes para avaliar especificamente alguns cenários e/ou hipóteses facilitará não só a modificação posterior do modelo, agora com o caminho para a modelagem já identificado, mas também a validação do ponto de vista técnico. A validação do negócio ainda dependerá do modelo completo, mas essa etapa preliminar diminui a chance de eventuais desvios nos resultados decorrentes de problemas técnicos.

7 – Investir na capacitação cruzada das equipes técnicas envolvidas

À medida em que as equipes internas tributárias e de operações trabalhem mais próximas, a integração entre elas será cada vez melhor. Porém, cada área possui o próprio conjunto de práticas, experiências e linguagens, o que pode tornar difícil acompanhar até mesmo uma simples conversa se não houver um conhecimento mínimo básico compartilhado.

Realizar treinamentos de uma área para a outra melhorará o entendimento das necessidades de ambos os times e aumentará a robustez, a velocidade com que os dados são coletados e análises subsequentes construídas. Conceitos como o princípio da não cumulatividade do ICMS, cálculo “por dentro” e “por fora”, diferenças entre operações internas e interestaduais, OTIF (On Time, In Full) e hierarquia de planejamento são alguns dos tópicos que valem ser compartilhados e que contribuirão muito para a integração das equipes.

*Ricardo Taborda, sócio da 7D Analytics e Braulio Cazzaniga, diretor da área de Gestão de Valor do Cliente na Coupa Software

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